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Les FM modernes se situent à l'intersection des données, des personnes et des objectifs. Ils collectent les chiffres, mais leur véritable impact provient de la transformation de ces données en histoires que les leaders peuvent comprendre et sur lesquelles ils peuvent agir.
Ces histoires alimentent la valeur organisationnelle et le retour sur investissement. Ils justifient les investissements, influencent les décisions de conception et prouvent qu'un espace bien géré n'est pas seulement efficace, il est également attrayant, productif et rentable. Les directeurs financiers modernes sont en train de passer du statut d'opérateurs à celui d'analystes. Ils relient les données à l'expérience humaine pour concevoir des espaces de travail réellement fonctionnels. Mais il y a des défis à relever.
« Nous disposons d'une abondance de données. Le défi consiste à les passer au crible et à raconter la bonne histoire. »
Les FM modernes contiennent trop de données pour être analysées et interprétées. La fragmentation des données, l'incohérence et l'interopérabilité limitée restent également des défis majeurs. De plus, il est parfois difficile d'obtenir les données, car les responsables financiers ne se rendent souvent pas compte qu'ils y ont (ou peuvent y accéder) pour les raisons suivantes :
La plupart des FM développent des capacités de gestion des données sur le tas par le biais d'essais et d'erreurs ou d'un coaching par les pairs. Les formations formelles en matière d'analyse de données ou d'outils numériques sont souvent négligées. C'est un problème car lorsque vous ne savez pas comment utiliser les données, vous avez :
Vous n'avez pas besoin d'une plateforme d'analyse complète ni d'une équipe de data science pour commencer à prendre de meilleures décisions en matière d'espace de travail. Les données dont vous avez besoin sont probablement déjà collectées quelque part dans votre organisation. Ce guide vous montrera comment le trouver, l'analyser et le transformer en informations exploitables que les dirigeants écouteront réellement.
À la fin de ce guide, vous serez en mesure d'identifier les sources de données auxquelles vous avez déjà accès, d'effectuer des analyses simples mais puissantes et de présenter des recommandations convaincantes à la direction.
Allons-y.
Notre équipe est prête à discuter de vos besoins spécifiques en matière de planification de bureau et de voir comment Skedda pourrait vous aider.
« La meilleure façon de commencer est de commencer » - Eleanor Roosevelt
La plupart des organisations collectent déjà des données qui peuvent éclairer les décisions relatives à l'espace. L'essentiel est de savoir où chercher et quelles questions poser. Ces six sources de données constituent la base de l'analyse spatiale, et au moins deux ou trois sont probablement déjà à votre disposition.
En moyenne, équiper un bureau coûte 264$ par pied carré louable. Connaître votre taux d'occupation maximal et moyen au fil du temps à l'aide des données relatives aux badges peut vous aider à mieux allouer l'espace dont vous disposez sans avoir à construire ou à louer davantage d'espace.
Votre système de badges de sécurité crée silencieusement une mine de données d'utilisation. Chaque balayage permet de savoir qui entre dans le bâtiment (par service, rôle ou identifiant individuel), à quelle heure ils entrent (heure de la journée, jour de la semaine), à quelle fréquence ils entrent (modèles de fréquentation), à quels bâtiments ou étages ils accèdent, leurs habitudes d'entrée et de sortie (temps passé sur place), ainsi que les heures de pointe et les tendances.
Les données des badges sont déjà collectées par le biais de vos systèmes de sécurité ou de contrôle d'accès, ce qui signifie que vous disposez d'un contexte historique, qui remonte souvent à deux ou trois ans. Il présente les hypothèses relatives à l'occupation réelle par rapport à l'effectif, ce qui vous permet de distinguer qui est autorisé à utiliser un espace de ceux qui le font réellement. Ces données sont précieuses pour confirmer des tendances telles que les taux de retour au bureau et valider d'autres ensembles de données provenant du Wifi, de capteurs ou de systèmes de réservation.
Les données d'occupation peuvent mener à une Réduction de 15 % du temps total passé nettoyer les espaces sous-utilisés en fournissant une vision claire de l'utilisation de l'espace afin d'influencer les futurs processus de conciergerie.
Les capteurs fournissent une présence en temps réel au niveau du bureau, de la pièce ou de la zone. Ils capturent la durée et la fréquence d'utilisation, les performances du type d'espace (collaboration par rapport aux espaces de concentration) et les modèles d'utilisation détaillés par heure ou par jour. Il s'agit de votre vision la plus précise de la façon dont l'espace est réellement utilisé.
Les données des capteurs fournissent la lecture la plus précise de l'utilisation réelle de l'espace, éliminant ainsi l'ambiguïté entre le fait de balayer un badge (qui ne vous indique que quelqu'un est entré) et les réservations (qui indiquent uniquement que quelqu'un avait l'intention d'utiliser un espace). Ces données permettent d'optimiser le nombre de sièges et la répartition de l'espace, favorisent le dimensionnement correct et la modélisation du travail hybride, et éclairent les calendriers de nettoyage, la planification de la maintenance et la gestion de l'énergie.
Le contrôle du système CVC en fonction de l'occupation peut entraîner ~ 6,1 % d'économies annuelles sur l'ensemble du bâtiment et réduire la durée de fonctionnement des AHU en semaine de 2 heures et 35 minutes par AHU et par jour.
Les systèmes mécaniques et électriques de votre bâtiment génèrent des flux de données continus. Cela inclut le CVC, l'éclairage, les niveaux de température, de CO₂ et d'humidité, la consommation d'énergie et les modèles de contrôle, le retour des capteurs provenant de l'infrastructure intelligente, ainsi que la disponibilité, les performances et les anomalies du système.
Les données des systèmes du bâtiment relient directement le confort, l'efficacité et l'occupation. Lorsque vous savez où se trouvent réellement les personnes, vous pouvez permettre une exploitation des bâtiments axée sur la demande : chauffage, climatisation et éclairage des espaces uniquement lorsqu'ils sont utilisés. Ces données identifient les problèmes d'efficacité tels que l'éclairage ou le chauffage, la climatisation et le fonctionnement dans les zones inutilisées et soutiennent les rapports sur la durabilité et les critères ESG en quantifiant les économies d'énergie réalisées grâce à l'optimisation de l'espace.
À l'aide des informations obtenues à partir des données relatives au Wifi et aux badges, les organisations peuvent améliorer l'efficacité des lieux de travail en identifiant les emplacements, les arrangements et les rôles des employés les plus populaires dans les espaces sélectionnés.
Votre réseau Wifi crée un système de suivi passif de l'occupation. Il indique où les utilisateurs se connectent (par point d'accès ou zone Wifi), combien d'utilisateurs ou d'appareils uniques sont actifs, combien de temps les utilisateurs restent connectés et quand la demande du réseau atteint son pic.
Les données Wifi agissent comme une mesure d'utilisation passive sans nécessiter d'installation matérielle au-delà de ce qui est déjà en place. Il couvre tous les occupants équipés d'appareils, y compris les employés, les invités, les sous-traitants et même les appareils IoT. Les données fournissent des modèles de mouvement et des temps de séjour par zone, et elles sont excellentes pour valider d'autres ensembles de données tels que les données des badges ou des capteurs. Comme presque tout le monde possède un appareil connecté, celui-ci offre une couverture complète.
89 % des employés sont satisfaits de leur lieu de travail physique sont également satisfaits de leur employeur.
Alors que les données qualitatives vous montrent ce qui se passe, les enquêtes vous indiquent pourquoi. Les commentaires des employés reflètent leurs sentiments concernant le confort, l'espace et l'efficacité de la conception. Il fournit des informations qualitatives sur les politiques hybrides, les équipements et les préférences en matière de lieu de travail. Vous pouvez voir les tendances de satisfaction par lieu, département, équipe ou étage spécifique à l'événement. Les enquêtes révèlent ce qui pousse les gens à se rendre au bureau et ce qui les en empêche.
Les données de vos capteurs peuvent indiquer qu'une zone de collaboration spécifique est peu utilisée, mais les enquêtes expliquent pourquoi : elle est peut-être trop bruyante, mal éclairée ou ne dispose pas de la technologie appropriée. Ce contexte qualitatif explique pourquoi les gens utilisent ou évitent certains espaces avant que les problèmes ne s'aggravent. Les commentaires identifient les points de friction qui n'apparaîtront pas dans les données d'utilisation tant qu'ils n'auront pas déjà causé des dommages. Plus important encore, la réalisation d'enquêtes renforce la confiance et la transparence dans vos initiatives de gestion des installations en montrant aux employés que leur voix compte dans les décisions relatives à l'espace
Le Feuille de calcul d'inventaire des données organise plus de 50 sources de données potentielles en 10 catégories, notamment l'accès et la sécurité, la gestion de l'espace, les capteurs et l'IoT, les systèmes du bâtiment, le réseau et la connectivité, les ressources humaines et le personnel, les systèmes financiers, les enquêtes et les commentaires, les services de localisation et l'environnement.
Utilisez-le pour identifier systématiquement quels systèmes existent dans votre organisation, à qui ils appartiennent et comment accéder aux données. Complétez-le en rencontrant les parties prenantes de la sécurité, de l'informatique, des installations, des ressources humaines et des finances. Cet inventaire devient votre feuille de route pour une gestion de l'espace basée sur les données.
Pièges courants à éviter :
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