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Turn Workplace Data into ROI with Skedda on 12/16!
Los FM modernos se encuentran en la intersección de los datos, las personas y el propósito. Recopilan las cifras, pero su verdadero impacto proviene de convertir esos datos en historias que los líderes puedan entender y sobre las que puedan actuar.
Esas historias impulsan el valor organizacional y el ROI. Justifican las inversiones, influyen en las decisiones de diseño y demuestran que un espacio bien gestionado no solo es eficiente, sino también atractivo, productivo y rentable. Los programadores modernos están pasando de ser operadores a analistas, conectando los puntos entre los datos y la experiencia humana para diseñar lugares de trabajo que realmente funcionen. Sin embargo, existen desafíos.
«Tenemos una gran cantidad de datos; el desafío es analizarlos y contar la historia correcta».
Los FM modernos tienen demasiados datos para analizarlos y darles sentido. La fragmentación de los datos, la incoherencia y la interoperabilidad limitada también siguen siendo desafíos importantes. Además, obtener los datos a veces es difícil, ya que los FM a menudo no se dan cuenta de que tienen (o pueden tener) acceso porque:
La mayoría de los FM desarrollan capacidades de datos en el trabajo mediante prueba y error o mediante el entrenamiento entre pares. Con frecuencia se pasa por alto la formación formal en análisis de datos o herramientas digitales. Esto es un problema porque cuando no sabes cómo usar los datos que tienes:
No necesita una plataforma de análisis a gran escala ni un equipo de ciencia de datos para empezar a tomar mejores decisiones sobre el espacio de trabajo. Es probable que los datos que necesita ya se estén recopilando en algún lugar de su organización. Esta guía le mostrará cómo encontrarlos, analizarlos y convertirlos en información práctica que los líderes realmente escucharán.
Al final de esta guía, podrá identificar las fuentes de datos a las que ya tiene acceso, realizar análisis sencillos pero eficaces y presentar recomendaciones convincentes a los líderes.
Vamos a empezar.
Nuestro equipo está listo y esperando para analizar tus requisitos específicos de programación de escritorio y ver cómo Skedda podría ayudarte.
«La mejor manera de empezar es empezar» - Eleanor Roosevelt
La mayoría de las organizaciones ya recopilan datos que pueden informar las decisiones espaciales. La clave es saber dónde buscar y qué preguntas hacer. Estas seis fuentes de datos representan la base del análisis espacial, y es probable que ya dispongas de al menos dos o tres.
En promedio, equipar una oficina cuesta 264 dólares por pie cuadrado alquilable. Conocer tu ocupación máxima y media a lo largo del tiempo mediante los datos de las credenciales puede ayudarte a asignar mejor el espacio del que dispones sin tener que construir o alquilar más espacio.
Su sistema de credenciales de seguridad está creando silenciosamente un tesoro de datos de utilización. Cada vez que deslizas el dedo se registra quién entra en el edificio (por departamento, puesto o identificación individual), cuándo entra (hora del día, día de la semana), con qué frecuencia entra (patrones de asistencia), a qué edificios o pisos acceden, sus patrones de entrada y salida (hora en el lugar) y las tendencias en las que hay mayor ocupación.
Los datos de las insignias ya se recopilan a través de sus sistemas de seguridad o control de acceso, lo que significa que tiene un contexto histórico, que a menudo se remonta a dos o tres años atrás. Muestra los supuestos de ocupación real y los supuestos de plantilla, lo que te ayuda a separar quién está autorizado a usar un espacio de quién lo tiene realmente. Estos datos tienen un valor incalculable para confirmar tendencias como las tasas de regreso a la oficina y validar otros conjuntos de datos procedentes de la red WiFi, los sensores o los sistemas de reservas.
Los datos de ocupación pueden conducir a una Reducción del 15% en el tiempo total empleado limpiar los espacios subutilizados al proporcionar una visión clara de la utilización del espacio para influir en los futuros procesos de limpieza.
Los sensores proporcionan una presencia en tiempo real a nivel de escritorio, habitación o zona. Capturan la duración y la frecuencia de uso, el rendimiento en función del espacio (colaboración frente a espacios de concentración) y detallan los patrones de utilización por hora o por día. Esta es la visión más detallada de cómo se utiliza realmente el espacio.
Los datos de los sensores proporcionan la lectura más precisa del uso real del espacio, lo que elimina la ambigüedad de los pases de identificación (que solo indican que alguien ha ingresado) y las reservas (que solo indican que alguien tenía la intención de usar un espacio). Estos datos permiten optimizar el número de asientos y la asignación del espacio, permiten modelar el trabajo de forma híbrida y con el tamaño correcto, y sirven de base para los programas de limpieza, la planificación del mantenimiento y la gestión de la energía.
El control de HVAC basado en la ocupación puede llevar a ~ 6,1% de ahorro anual en todo el edificio y reduzca los tiempos de funcionamiento de las AHU de lunes a viernes en 2 horas y 35 minutos por AHU y día.
Los sistemas mecánicos y eléctricos de su edificio generan flujos continuos de datos. Esto incluye la climatización, la iluminación, los niveles de temperatura, CO₂ y humedad, los patrones de uso y control de la energía, la retroalimentación de los sensores desde una infraestructura inteligente y el tiempo de actividad, el rendimiento y las anomalías del sistema.
Los datos de los sistemas de edificios conectan directamente la comodidad, la eficiencia y la ocupación. Cuando sabe dónde se encuentran realmente las personas, puede habilitar las operaciones del edificio impulsadas por la demanda: calentar, enfriar e iluminar los espacios solo cuando están en uso. Estos datos identifican ineficiencias, como el funcionamiento de la iluminación o la climatización en zonas no utilizadas, y respaldan la elaboración de informes sobre sostenibilidad y ESG al cuantificar el ahorro de energía derivado de la optimización del espacio.
Gracias a la información obtenida a partir de los datos de WiFi y credenciales, las organizaciones pueden hacer que los lugares de trabajo sean más eficientes al identificar las ubicaciones populares de los asientos, la disposición y las funciones de los empleados en los espacios seleccionados.
Su red WiFi crea un sistema de seguimiento pasivo de la ocupación. Revela dónde se conectan las personas (por punto de acceso o zona de acceso WiFi), cuántos usuarios o dispositivos únicos están activos, cuánto tiempo permanecen conectados los usuarios y cuándo la demanda de la red alcanza su punto máximo.
Los datos de WiFi actúan como una medida de utilización pasiva sin requerir la instalación de hardware más allá de lo que ya existe. Abarca a todos los ocupantes que utilizan dispositivos, incluidos los empleados, los huéspedes, los contratistas e incluso los dispositivos de IoT. Los datos proporcionan patrones de movimiento y tiempos de permanencia por área, y son excelentes para validar otros conjuntos de datos, como los datos de insignias o sensores. Como casi todo el mundo lleva un dispositivo conectado, ofrece una cobertura completa.
El 89% de los empleados están satisfechos con su lugar de trabajo físico también están satisfechos con su empleador.
Si bien los datos cualitativos muestran lo que está sucediendo, las encuestas indican por qué. Los comentarios de los empleados captan las opiniones sobre la comodidad, el espacio y la eficacia del diseño. Proporciona información cualitativa sobre las políticas híbridas, los servicios y las preferencias en el lugar de trabajo. Puedes ver las tendencias de satisfacción por ubicación, departamento, equipo o planta específica del evento. Las encuestas revelan qué es lo que impulsa a las personas a ir a la oficina y qué las mantiene alejadas.
Los datos de sus sensores pueden mostrar que una zona de colaboración específica tiene una utilización baja, pero las encuestas explican por qué: tal vez es demasiado ruidosa, está mal iluminada o carece de la tecnología adecuada. Este contexto cualitativo explica por qué las personas usan o evitan ciertos espacios antes de que los problemas se agraven. Los comentarios identifican los puntos de fricción que no aparecerán en los datos de utilización hasta que ya hayan causado daños. Y lo que es más importante, la realización de encuestas fomenta la confianza y la transparencia en las iniciativas de gestión de sus instalaciones, ya que demuestra a los empleados que su opinión es importante a la hora de tomar decisiones sobre el espacio
El Hoja de cálculo de inventario de datos organiza más de 50 posibles fuentes de datos en 10 categorías, que incluyen acceso y seguridad, gestión del espacio, sensores e IoT, sistemas de edificios, redes y conectividad, recursos humanos y personal, sistemas financieros, encuestas y comentarios, servicios de ubicación y medio ambiente.
Utilícela para identificar sistemáticamente qué sistemas existen en su organización, quiénes son sus propietarios y cómo acceder a los datos. Rellénelo reuniéndose con las partes interesadas de seguridad, TI, instalaciones, recursos humanos y finanzas. Este inventario se convierte en su hoja de ruta para la gestión del espacio basada en datos.
Errores comunes que se deben evitar:
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