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Identifiez et accédez à 2 ou 3 sources de données de base. Les données relatives aux badges et les systèmes de réservation constituent le point de départ le plus simple pour la plupart des organisations. Utilisez le Feuille de calcul d'inventaire des données pour cartographier ce qui existe et qui contacter. Planifiez des réunions avec les propriétaires des données. Demandez 3 à 6 mois de données historiques pour établir des modèles de référence. Documentez ce que vous recevez, y compris les périodes, les limites connues et les définitions de données.
Calculez vos indicateurs d'utilisation : utilisation moyenne, utilisation maximale et coût par siège occupé. Créez des visualisations des jours de la semaine et des heures de la journée. Répartissez l'utilisation par département, étage ou bâtiment si vous disposez de données multisites. Recherchez des modèles, des anomalies et des signaux d'alarme. Validez vos résultats en comparant différentes sources de données (par exemple, les glissements de badge correspondent-ils aux données des capteurs ? Les réservations correspondent-elles à l'occupation réelle ?) Documentez votre méthodologie afin que l'analyse puisse être répétée.
Sur la base de votre analyse, identifiez 3 à 5 recommandations spécifiques réalisables. Priorisez les gains rapides qui nécessitent un investissement minimal et peuvent rapidement démontrer leur valeur. Par exemple, vous pouvez commencer par calculer votre taux d'utilisation de l'espace pour voir à quelle fréquence et avec quelle intensité les espaces sont réellement utilisés, et s'il est possible de les optimiser. Pour chaque recommandation, estimez l'impact financier, les ressources nécessaires, le calendrier de mise en œuvre et les risques potentiels. Développez votre présentation exécutive sur le retour sur investissement. Soumettez vos résultats à un collègue ou à une partie prenante de confiance pour obtenir des commentaires avant de les présenter à la direction.
Planifiez une présentation avec les principaux décideurs. Présentez vos résultats de manière claire et concise, en mettant l'accent sur l'impact financier et les recommandations réalisables. Utilisez notre Aide-mémoire sur le retour sur investissement pour vous aider à tirer parti de la valeur de vos sources de données et à élaborer une analyse de rentabilisation pour atteindre vos objectifs. Obtenez l'approbation pour piloter 1 à 2 victoires rapides. Mettez en œuvre les changements et établissez des mesures pour suivre leur impact. Prévoyez un enregistrement de 30 ou 90 jours pour examiner les résultats. Documentez les leçons apprises et utilisez-les pour affiner votre approche pour le prochain cycle d'analyse.
Création de votre première présentation exécutive
Prenez votre analyse et distillez-la dans un Présentation exécutive du ROI. Le cas échéant, indiquez votre taux d'utilisation moyen, votre taux d'utilisation maximal, la superficie totale en pieds carrés, le coût par pied carré, le coût par siège occupé et le taux d'occupation par jour de la semaine. Calculez l'opportunité.
Par exemple, si votre taux d'utilisation moyen est de 45 %, vous payez pour plus du double de l'espace dont vous avez besoin. À 50$ le pied carré, un bureau de 50 000 pieds carrés coûte 2,5 millions de dollars par an. Si vous pouviez adapter la taille à vos besoins réels, vous économiseriez plus d'un million de dollars. Cette analyse constitue le point de départ de votre conversation avec les dirigeants.
Notre équipe est prête à discuter de vos besoins spécifiques en matière de planification de bureau et de voir comment Skedda pourrait vous aider.
Dans le Feuille de calcul d'inventaire des données, un niveau de maturité des données vous est attribué une fois que vous avez terminé d'évaluer toutes vos sources de données. Cela fournit un cadre pour évaluer votre utilisation actuelle de vos sources de données afin de prendre des décisions commerciales.
Vous avez fait le premier pas vers une gestion de l'espace axée sur les données. Au fur et à mesure que vous gagnez en confiance et que vous prouvez de la valeur, vous pouvez étendre votre analyse pour inclure des sources de données supplémentaires, des techniques plus sophistiquées et un impact organisationnel plus large.
L'essentiel est de commencer simplement, d'afficher les résultats et d'itérer. Chaque analyse vous apprend quelque chose de nouveau sur vos données, vos espaces et votre organisation. Au fil du temps, vous vous ferez une idée complète du fonctionnement réel de votre lieu de travail, et vous disposerez des données nécessaires pour le prouver.
Utilisez ce guide comme base, mais ne vous arrêtez pas là. Plus vous travaillerez sur vos données, plus vous serez en mesure de répondre à de nombreuses questions et plus vous créerez de la valeur pour votre organisation.
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