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« Nous pouvons montrer que certaines chambres ne sont réservées qu'à 50 % et augmenter nos revenus en optimisant nos réservations. »
Le Woolcock Institute s'apprêtait à déménager dans un siège social plus petit et plus performant, doté d'équipements améliorés et de contraintes d'espace plus strictes. Ils souhaitaient maintenir une fréquentation élevée et une efficacité opérationnelle tout en réduisant leur empreinte, tout en servant les cliniciens, les chercheurs et le personnel administratif dans un environnement complexe de laboratoires partagés, de salles de consultation et de parkings. Cependant, ils ont dû faire face à des défis majeurs en matière de visibilité :
Les dirigeants ont besoin de savoir : « Nos espaces les plus précieux sont-ils utilisés à leur plein potentiel ? »
Woolcock a étendu Skedda, passant de la simple réservation de salles de réunion à un système complet de gestion du lieu de travail permettant de suivre les salles de consultation, les bureaux partagés, les places de parking et les ordinateurs de recherche partagés. La plateforme a recueilli des données détaillées sur l'utilisation et l'occupation grâce à des modèles de réservation, indiquant exactement quand les espaces ont été réservés, par qui et à quelle fréquence. Les contrôles d'accès basés sur les rôles utilisant des tags utilisateur et des fenêtres de réservation ont permis de mieux comprendre quelles équipes avaient le plus besoin de quelles ressources.
Les rapports d'utilisation ont révélé des tendances critiques. Des salles de consultation à moitié vides se sont traduites par des opportunités de revenus manquées, les espaces cliniques ne générant des revenus que la moitié du temps possible. À l'inverse, les ordinateurs de recherche partagés ont montré des taux d'utilisation élevés et constants, les données de réservation démontrant une demande constante. Les données révélaient deux choses : les espaces générateurs de revenus sous-utilisés et les actifs de recherche surutilisés doivent tous deux être optimisés.
En combinant les données de réservation et d'occupation, Woolcock a récupéré des capacités cachées au sein de son empreinte existante, prouvant ainsi qu'une meilleure planification et une meilleure visibilité peuvent améliorer à la fois l'efficacité opérationnelle et un rendement financier mesurable.
« Nous avons économisé plus de 10 000$ d'équipement en n'ayant pas à approvisionner tous ces bureaux supplémentaires. »
Lighthouse Credit Union était en train de regrouper trois bureaux désuets et surpeuplés dans un nouveau siège social moderne. Ils souhaitaient créer un lieu de travail flexible et axé sur la culture tout en réduisant les coûts de l'immobilier et de l'équipement. Malgré une politique hybride, chaque employé avait toujours un bureau assigné. Cela a conduit à :
Les dirigeants ont besoin de savoir : « Quelle part de notre espace et de notre équipement utilisons-nous réellement ? »
Lighthouse a analysé les modèles de main-d'œuvre à l'aide d'enquêtes et de données de planification, révélant une répartition des effectifs entre les postes hybrides et les postes à temps plein. Ils ont mis en œuvre la plateforme de gestion de l'espace de travail de Skedda pour suivre l'utilisation en temps réel, les modèles de réservation et l'allocation de l'espace entre les bureaux assignés, les zones de partage des bureaux et les ressources partagées.
Le modèle de bureau permanent pour les travailleurs hybrides coûtait bien plus que de l'espace : il impliquait de fournir un équipement informatique complet (écrans, stations d'accueil) pour les bureaux utilisés un ou deux jours par semaine seulement. Les données ont montré qu'ils n'avaient pas besoin d'un ratio bureau/employé de 1:1. En attribuant un bureau uniquement au personnel à temps plein et en créant un système d'hébergement flexible pour les employés hybrides, ils ont pu optimiser les dépenses en équipement et l'allocation de l'espace dès le premier jour.
Lighthouse a transformé un système auparavant rigide et inefficace en un lieu de travail flexible et transparent qui prend en charge à la fois le personnel hybride et le personnel à temps plein. Le système de réservation des espaces de travail a permis d'éliminer le suivi obsolète des sièges, de réduire les dépenses liées au gaspillage d'équipement et de créer une expérience plus fluide et plus intuitive pour les employés comme pour les visiteurs.
« Skedda a atténué le stress et l'anxiété liés au fait de ne pas savoir où vous allez vous asseoir ni où se trouvent vos coéquipiers. »
Pella modernisait ses bureaux pour favoriser le travail hybride et la collaboration en équipe. L'entreprise souhaitait créer une meilleure expérience de travail qui reflète les valeurs de sa marque (efficacité, transparence et orientation vers les personnes) tout en veillant à ce que chaque espace réponde à un objectif clair. Cependant, ils ont dû faire face à des problèmes de capacité :
La direction a demandé : « Comment pouvons-nous rendre les déplacements au bureau faciles, fiables et volontaires, sans obligation de présence ? »
Pella a mis en œuvre la plateforme de gestion des espaces de travail de Skedda avec des plans d'étage interactifs indiquant la disponibilité en temps réel des bureaux partagés, des bureaux privés, des salles de discussion et des espaces de collaboration. Le système a suivi les habitudes de réservation, l'utilisation de l'espace et a permis de savoir qui était assis et où grâce à des cartes visuelles. La fonctionnalité Assigned Spaces a permis une attribution flexible des bureaux et des bureaux qui pouvaient être surveillés et ajustés en fonction des habitudes d'utilisation réelles, en particulier pendant des périodes variables telles que les saisons de stage.
La visibilité a révélé que l'incertitude était le principal obstacle à la présence au bureau. Lorsque le personnel de terrain et les membres de l'équipe travaillant à distance ne pouvaient garantir la disponibilité de l'espace de travail, ils évitaient tout simplement de se rendre au bureau. Les cartes interactives montraient que la solution n'était pas d'ajouter de l'espace, mais de rendre l'espace existant visible et réservable. Les données ont montré que la fourniture d'une capacité de réservation à l'avance a transformé le bureau de « peu fiable et peu pratique » en un bureau accessible et prévisible. Les jours de pointe, tels que les réunions générales trimestrielles, étaient particulièrement sollicités, les données de réservation révélant exactement quand et où les contraintes de capacité se produiraient.
En transformant les plans de siège statiques en un espace de travail vivant et piloté par les données, Pella a fait de son nouveau siège social un pôle d'attraction pour la collaboration, non pas par le biais de mandats, mais grâce à l'expérience. Le nouveau système a rendu le lieu de travail fiable, visible et attrayant pour tous.
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