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En tant que partenariat conjoint entre l'université Heriot-Watt et l'université d'Édimbourg soutenu par les gouvernements britannique et écossais, le National Robotarium fonctionne à la fois comme un centre de recherche et d'apprentissage ainsi que comme un incubateur pour les nouvelles startups passionnantes dans le domaine de la robotique. À tout moment, ils ont des experts scientifiques, des ingénieurs et des techniciens en robotique, des chefs de projet et d'entreprise, des fondateurs de start-up et des visiteurs, qui utilisent tous leurs locaux.
Défis : rationaliser la gestion de l'espace de travail dans plusieurs organisations
Peu après son ouverture en septembre 2022, le directeur de l'exploitation du Robotarium national Steve Maclaren s'est rendu compte qu'il avait besoin d'un système capable d'héberger à la fois des équipes de recherche universitaires et des équipes de démarrage.
« Lorsque nous avons ouvert nos portes, l'université disposait d'un système central sur site réservé au personnel de l'université. Mes entreprises locataires qui n'ont pas de compte utilisateur auprès de l'université n'ont pas pu y avoir accès. »
Maclaren avait besoin d'une solution adaptée à différents types d'utilisateurs et personnalisable en fonction des besoins des locataires et des chercheurs du Robotarium. Ils avaient besoin d'un logiciel doté des caractéristiques suivantes :
- Intégration simple : La possibilité d'intégrer facilement des utilisateurs de diverses organisations, avec le SSO en option pour les équipes internes.
- Autorisations de réservation : Autorisations attribuées de manière systématique qui permettent uniquement aux utilisateurs possédant des connaissances techniques de réserver des laboratoires, des ateliers ou même des robots.
- Un plan d'étage convivial : Un plan précis et interactif de leur espace.
- Descriptions des espaces : Ajoutez une description de chaque espace disponible avec la possibilité de demander des informations supplémentaires à leurs utilisateurs.
- Intégrations logicielles : Intégrez-le au logiciel de travail qu'ils utilisaient déjà, comme MS365.
- Analyses des bâtiments : Consultez les analyses d'occupation de la manière dont le Robotarium est utilisé par l'équipe et les sociétés locataires.
La solution :
Le Robotarium national a découvert Skedda peu de temps avant son ouverture et a apprécié sa personnalisation robuste et la facilité avec laquelle les utilisateurs pouvaient être intégrés.
« Une fois qu'un utilisateur a reçu les bons tags, il est connecté et n'a pas besoin de formation. Ils disposent d'une superbe carte et peuvent immédiatement commencer à utiliser l'espace. » - Steve Maclaren, directeur de l'exploitation du National Robotarium
Lorsqu'on lui a demandé quelles fonctionnalités de Skedda étaient les plus importantes, Maclaren a souligné :
Plans d'étage : Skedda est interactif plans d'étage permettent de voir facilement qui réserve chaque ressource et quelles ressources sont disponibles un jour donné. « Mes équipes pensent que c'est très facile à utiliser et adorent le fait qu'elles puissent voir où se situent leurs collègues sur la carte », explique Maclaren.
Tags d'utilisateur : Skedda tags utilisateur aider à gérer les personnes autorisées à réserver des hot desks, à demander des événements et à accéder à certains outils et machines. Un tag utilisateur est une étiquette qui peut être attachée à un utilisateur individuel ou à un groupe d'utilisateurs.
Une fois qu'un utilisateur possède des tags, son expérience Skedda sera régie par les règles et politiques que son administrateur a spécifiées pour ce tag. Par exemple, seul un sous-ensemble des employés du Robotarium possède les compétences techniques requises pour utiliser les laboratoires d'ingénierie. Une étiquette « Équipe d'ingénierie » est donc requise pour réserver ces laboratoires.
Champs personnalisés : Les champs de réservation personnalisés de Skedda permettent aux administrateurs d'ajouter des formulaires d'admission à leur processus de réservation d'espace afin de recueillir toute information importante. Le Robotarium national utilise un formulaire d'événement qui aide l'équipe de direction à déterminer les besoins de production lorsqu'un événement de grande envergure est réservé.
« Chaque semaine, nous examinons Skedda pour voir quelles réservations d'événements importants nous avons reçues. Grâce aux champs personnalisés que nous avons ajoutés au formulaire de réservation de Skedda, nous connaissons la taille de l'événement et la capacité de la salle, ce qui nous permet d'organiser les ressources et la restauration en conséquence. » - Steve Maclaren, directeur des opérations de The National Robotarium
Intégrations : Le Robotarium national intègre son compte Skedda à son espace de travail Microsoft 365, afin de garantir que les réservations effectuées sur Skedda soient répercutées sur les calendriers des membres du personnel. La synchronisation bidirectionnelle avec MS365 assure le bon fonctionnement du calendrier de chacun.
Le résultat : Une solution pour tous
Le principal problème qui a poussé Maclaren à rechercher une nouvelle solution de gestion des espaces a été résolu : tous ses locataires et employés peuvent désormais accéder à la même plateforme de réservation d'espaces. « J'ai juste besoin d'un e-mail, et je peux intégrer n'importe qui », a-t-il déclaré. Ils ont activé le SSO pour les membres de l'université Heriot-Watt, et les utilisateurs de leurs startups de robotique résidentes ont également accès à la plateforme.
Les espaces sont bien plus que des salles de réunion et des bureaux
Pour The National Robotarium, la réservation d'un « espace » à Skedda peut signifier bien des choses ; en plus des bureaux et des salles de réunion, les espaces comprennent également des imprimantes spécialisées, des laboratoires, des robots et même la réservation de visites ! La flexibilité du logiciel leur permet d'adapter les caractéristiques et fonctionnalités à leurs besoins exacts.
« De plus, maintenant que nous disposons de la synchronisation bidirectionnelle de MS365, chaque fois que mon assistante de direction réserve une visite, je n'ai pas à fouiller dans ma boîte de réception. Cela apparaît directement dans mon calendrier et je sais tout de suite ce que je vais faire ce jour-là », a fait remarquer Maclaren.
De plus, la facilité avec laquelle les administrateurs peuvent ajouter et supprimer des espaces lui a permis de séparer les pièces de son espace « afin que tout le monde puisse les consulter et les intégrer facilement ».
Des analyses robustes pour aider les investisseurs à évaluer le retour sur leur investissement
Le panneau d'informations de Skedda permet à Maclaren de suivre l'utilisation des espaces au fil du temps : « J'ai remarqué que l'utilisation des pièces avait explosé. » Ils utilisent également ces informations pour fournir aux investisseurs des mises à jour sur la façon dont le bâtiment est utilisé. Les rapports Skedda fournissent des indicateurs auparavant indisponibles qui permettent de visualiser la manière dont les locataires et les chercheurs utilisent l'espace et l'équipement pour renforcer l'empreinte robotique du Royaume-Uni.
Les employés de Maclaren et les locataires de sa start-up ont tous réagi positivement au nouveau système, à tel point qu'il fait désormais partie du jargon de l'organisation :
« Plus personne ne se dispute pour savoir qui possède une salle de réunion ! Vérifiez Skedda, c'est la référence. »
Interrogé sur les conseils qu'il donnerait à toute organisation envisageant de prendre Skedda, Maclaren a répondu : « Allez-y ! Soyez créatif en ce qui concerne ce que vous définissez comme un « espace ». Ne vous limitez pas à penser à des bureaux partagés ou à des salles de réunion. Pensez à n'importe quel espace ou ressource qui pourrait être partagé. »
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