Les 5 principaux défis que la technologie de gestion de l'espace résout pour les universités

Les universités sont depuis longtemps des pionnières en matière de gestion partagée des ressources. Qu'il s'agisse de l'accès rotatif aux laboratoires et aux amphithéâtres ou du partage flexible des bureaux des professeurs, les campus ont adopté l'hôtellerie de bureau, le partage des espaces de bureau et la planification des ressources bien avant que cela ne devienne une tendance dans le monde de l'entreprise. En tant qu'institutions qui gèrent des écosystèmes complexes de personnes, d'espaces et d'horaires, les universités bénéficient énormément des technologies qui apportent clarté, autonomie et compréhension de la manière dont les ressources du campus sont utilisées.

La technologie de gestion de l'espace permet aux universités de :

• Permettez aux professeurs et au personnel de réserver facilement les espaces et les ressources dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
• Réduisez les frais administratifs en permettant l'autogestion de la réservation des espaces.
• Éliminez les conjectures concernant l'utilisation de l'espace et collectez des données exploitables sur l'utilisation de l'espace.
• Soutenez la productivité et la collaboration en garantissant un accès équitable à des ressources limitées.

Voici comment les logiciels de gestion de l'espace aident les universités à simplifier ce qui est complexe :

1. Met en lumière l'utilisation de l'espace pour gérer le changement culturel

Le fait de passer d'espaces de bureau traditionnels assignés à des espaces partagés plus flexibles peut représenter une perte de statut, d'intimité ou de commodité pour les professeurs. Cependant, les espaces de bureaux partagés constituent une nécessité stratégique en raison du nombre croissant d'étudiants et de professeurs et de la limitation de l'immobilier sur les campus.

« Il a été difficile de modifier notre façon de travailler. Nous avions une culture où les gens avaient leur propre bureau, mais maintenant personne n'a son propre bureau. Nous avions besoin de quelque chose de si simple que les professeurs n'ont pas eu d'autre choix que d'adopter le système. »
— Caroline Purcell, responsable des projets du doyen à l'université d'East London

La technologie de gestion de l'espace apporte transparence et données à la transition, en apportant de la transparence aux taux d'utilisation réels des différents espaces. Cela permet de sensibiliser et de comprendre la transition au sein du corps professoral et aide les universités à définir le changement comme une évolution nécessaire, juste et bénéfique de la façon dont l'espace des campus est utilisé.

2. Les professeurs, le personnel et les étudiants peuvent réserver l'espace dont ils ont besoin, à leurs propres conditions

Qu'il s'agisse de bureaux partagés ou de salles de réunion, le corps professoral et le personnel des universités doivent souvent jongler avec des ressources limitées et des horaires chargés. Un système de réservation intelligent permet aux professeurs et au personnel de réserver des places de manière indépendante sur l'ensemble du campus, que ce soit pour une visite d'une journée de travail, des réunions de département récurrentes ou des heures de bureau calmes. Même sans bureaux assignés, les professeurs peuvent toujours réserver des espaces de bureau privés et bien équipés lorsqu'ils en ont besoin.

« Lorsque des personnes d'autres campus visitent notre site, le système de réservation de bureaux leur donne la liberté de réserver un bureau afin d'avoir une place où rester à leur arrivée. Avant, les gens s'asseyaient au hasard où bon leur semblait. Le système de réservation nous a permis de savoir plus facilement si vous pouvez utiliser un bureau, car il est disponible ce jour-là. »
- Alejandro Vazquez, directeur administratif de Columbia

En favorisant le partage de l'espace et en réduisant le recours à des bureaux attribués en permanence, les universités peuvent améliorer l'utilisation de l'espace et proposer des arrangements plus flexibles aux professeurs qui peuvent être présents sur le campus de façon intermittente.

Les étudiants s'appuient également sur une gamme d'espaces physiques pour se rencontrer, étudier et innover. Qu'il s'agisse de réserver un bureau calme dans la bibliothèque ou de réserver un espace de répétition pour un projet de groupe, le logiciel de gestion de l'espace donne aux étudiants une visibilité et un contrôle sur leur environnement.

« Nous venons d'ouvrir un nouveau hub étudiant avec des espaces que les étudiants peuvent réserver pour étudier, réaliser des projets de groupe et autres utilisations académiques. Grâce à la nouvelle technologie, ils peuvent consulter l'heure de leur réservation, obtenir une confirmation et savoir ce qui est disponible. »
- Winnie HeeWee Wong, responsable de l'engagement des étudiants à l'université de technologie de Swinburne

La transparence accrue empêche les doubles réservations et garantit que les places sont réservées de manière équitable en fonction des niveaux d'accès, protégeant ainsi les zones réservées aux étudiants contre toute utilisation involontaire.

3. Apportez clarté et contrôle aux espaces à forte demande

Les universités jonglent avec les demandes fréquentes pour des lieux prestigieux tels que des auditoriums, des espaces événementiels et des salles de conférence. Le logiciel de gestion des espaces permet de rationaliser et de faire respecter ces demandes en les acheminant via les canaux appropriés et en garantissant des flux de travail d'approbation appropriés.

Cela permet non seulement de réduire la coordination manuelle, mais aussi d'améliorer la visibilité des activités du campus, ce qui favorise une meilleure communication entre les départements et une planification centralisée des événements.

4. Suivez et gérez les équipements et équipements partagés

Au-delà des salles, les universités doivent également gérer l'accès aux ressources partagées telles que les équipements de laboratoire, les espaces de cuisine des résidences et les équipements technologiques. Grâce à des systèmes centralisés de planification et de réservation, les étudiants et le personnel bénéficient d'un accès équitable, et l'université conserve une trace claire de qui a utilisé quoi et quand.

« Nous disposons d'une cuisine commune que seuls les étudiants vivant dans les bâtiments résidentiels peuvent utiliser. Nous avons environ 400 étudiants et seulement 9 plaques de cuisson. Les étudiants doivent donc faire une réservation pour utiliser la cuisine. »
- Winnie HeeWee Wong, responsable de l'engagement des étudiants à l'université de technologie de Swinburne

Ce niveau de supervision permet de réduire les abus, d'éviter les goulots d'étranglement et même de faciliter la restauration des équipements manquants.

5. Optimisez l'utilisation de chaque pied carré

Les salles de classe et les espaces de réunion sont souvent sous-utilisés entre les événements programmés. Grâce à un logiciel de planification intelligent, les professeurs et le personnel peuvent voir la disponibilité en temps réel et réserver des espaces qui seraient autrement inutilisés, améliorant ainsi l'efficacité du campus sans avoir besoin de nouveaux travaux de construction ou d'agrandissement.

« Ce serait beaucoup de travail supplémentaire de devoir vérifier chaque classe et chaque espace d'étude juste pour s'assurer que les bonnes personnes s'y trouvent au bon moment. La technologie de gestion de l'espace a permis de déterminer plus facilement qui devrait se trouver dans nos bâtiments universitaires à quelle heure. »
- Gavin Curless, événements/installations au Cornell College

Gérez les espaces plus intelligemment grâce à une technologie conçue pour répondre à la complexité des campus

Les universités montrent la voie en matière de modèles d'espaces flexibles et partagés depuis des années. Aujourd'hui, grâce à une technologie spécialement conçue, elles peuvent passer au niveau supérieur. Des bureaux des facultés aux laboratoires scientifiques en passant par les salles de répétition et les cuisines communes, les plateformes de gestion des espaces fournissent aux institutions les outils nécessaires pour responsabiliser les utilisateurs, réduire la charge de travail administrative et prendre des décisions éclairées sur la base de données réelles.

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