Los 5 principales desafíos que la tecnología de gestión espacial resuelve para las universidades

Las universidades llevan mucho tiempo siendo pioneras en lo que respecta a la gestión de recursos compartidos. Desde el acceso rotativo a los laboratorios y las salas de conferencias hasta el uso compartido flexible de las oficinas del profesorado, los campus han adoptado la hotelería con escritorios, el uso compartido de espacios de oficina y la programación de recursos mucho antes de que se convirtieran en tendencias en el mundo empresarial. Como instituciones que gestionan ecosistemas complejos de personas, espacios y horarios, las universidades se benefician enormemente de la tecnología, que aporta claridad, autonomía e información sobre cómo se utilizan los recursos del campus.

La tecnología de gestión del espacio permite a las universidades:

• Permita que los profesores y el personal reserven fácilmente los espacios y los recursos que necesitan, cuando los necesitan.
• Reduzca los gastos administrativos al permitir el autogobierno en la reserva de espacios.
• Elimine las conjeturas sobre el uso del espacio y recopile datos procesables sobre el uso del espacio.
• Apoye la productividad y la colaboración garantizando un acceso equitativo a los recursos limitados.

Así es como el software de gestión del espacio ayuda a las universidades a simplificar lo complejo:

1. Arroja luz sobre el uso del espacio para gestionar el cambio cultural

Pasar de los espacios de oficina tradicionales asignados a espacios compartidos más flexibles puede suponer una pérdida de estatus, privacidad o comodidad para los profesores. Sin embargo, los espacios de oficina compartidos son una necesidad estratégica debido al creciente número de estudiantes y profesores y al limitado espacio disponible en el campus.

«Cambiar nuestra forma de trabajar supuso un desafío. Teníamos una cultura en la que las personas tenían sus propias oficinas y ahora nadie tiene su propia oficina. Necesitábamos algo tan sencillo que los profesores no tuvieran otra opción que adoptar el sistema».
— Caroline Purcell, directora de proyectos para decanos de la Universidad de East London

La tecnología de gestión del espacio aporta transparencia y datos a la transición, lo que aporta transparencia a las tasas de uso reales de varios espacios. Esto crea conciencia y comprensión entre los profesores sobre la transición y ayuda a las universidades a enmarcar el cambio como una evolución necesaria, justa y beneficiosa en la forma en que se utiliza el espacio del campus.

2. Los profesores, el personal y los estudiantes pueden reservar el espacio que necesitan, según sus propios términos

Desde oficinas compartidas hasta salas de reuniones, los profesores y el personal de las universidades suelen hacer malabares con recursos limitados y horarios ocupados. Un sistema de reservas inteligente permite a los profesores y al personal reservar espacios de forma independiente en todo el campus, ya sea para una visita de un solo día de trabajo, para reuniones departamentales periódicas o para pasar un rato tranquilo en la oficina. Incluso sin oficinas asignadas, los profesores pueden reservar espacios de oficina privados y bien equipados cuando los necesiten.

«Cuando personas de otros campus visitan nuestro sitio, el sistema de reserva de escritorios les da la libertad de reservar un escritorio para tener un asiento donde quedarse cuando lleguen. Antes, las personas se sentaban al azar donde querían. El sistema de reservas nos ha facilitado saber que está bien usar un escritorio porque está disponible ese día».
- Alejandro Vazquez, gerente administrativo de Columbia

Al promover el uso compartido del espacio y reducir la dependencia de escritorios asignados permanentemente, las universidades pueden mejorar la utilización del espacio y ofrecer arreglos más flexibles a los profesores que pueden estar en el campus de forma intermitente.

Los estudiantes también confían en una variedad de espacios físicos para reunirse, estudiar e innovar. Ya sea para reservar una mesa de estudio silenciosa en la biblioteca o para reservar un espacio de ensayo para un proyecto grupal, el software de administración del espacio brinda a los estudiantes visibilidad y control sobre su entorno.

«Acabamos de abrir un nuevo centro estudiantil con espacios que los estudiantes pueden reservar para estudiar, proyectos grupales y otros usos académicos. Con la nueva tecnología, pueden ver la hora de su reserva, obtener la confirmación y saber qué hay disponible».
- Winnie HeeWee Wong, ejecutiva de participación estudiantil de la Universidad de Tecnología de Swinburne

La transparencia adicional evita las reservas dobles y garantiza que los espacios se reserven de manera justa según los niveles de acceso, lo que mantiene las áreas exclusivas para estudiantes protegidas contra el uso no deseado.

3. Lleve la claridad y el control a los espacios de alta demanda

Las universidades hacen malabares con las solicitudes frecuentes de lugares de alto perfil, como auditorios, espacios para eventos y salas de conferencias. El software de gestión del espacio ayuda a simplificar y hacer cumplir estas solicitudes, ya que las dirige a través de los canales adecuados y garantiza los flujos de trabajo de aprobación adecuados.

Esto no solo reduce la coordinación manual, sino que también mejora la visibilidad de las actividades del campus, lo que permite una mejor comunicación entre los departamentos y una planificación centralizada de eventos.

4. Rastree y administre equipos y servicios compartidos

Más allá de las habitaciones, las universidades también deben gestionar el acceso a los recursos compartidos, como el equipo de laboratorio, los espacios de cocina en las residencias y el equipo tecnológico. Con sistemas centralizados de programación y reservas, los estudiantes y el personal obtienen un acceso equitativo, y la universidad conserva un registro claro de quién usó qué y cuándo.

«Tenemos una cocina común que solo pueden usar los estudiantes que viven en los edificios residenciales. Tenemos alrededor de 400 estudiantes y solo 9 estufas, por lo que los estudiantes deben hacer una reserva para usar la cocina».
- Winnie HeeWee Wong, ejecutiva de participación estudiantil de la Universidad de Tecnología de Swinburne

Este nivel de supervisión ayuda a reducir el uso indebido, a prevenir los cuellos de botella e incluso a respaldar la recuperación del equipo perdido.

5. Maximice el uso de cada pie cuadrado

Las aulas y los espacios para reuniones suelen estar infrautilizados entre los eventos programados. Con un software de programación inteligente, los profesores y el personal pueden ver la disponibilidad en tiempo real y reservar espacios que de otro modo no se utilizarían, lo que mejora la eficiencia del campus sin necesidad de construir o ampliar más.

«Sería mucho trabajo extra tener que revisar cada aula y cada espacio de estudio solo para asegurarnos de que las personas adecuadas están allí en el momento adecuado. La tecnología de gestión del espacio ha hecho que sea más fácil ver quién debe estar en nuestros edificios académicos y a qué hora».
- Gavin Curless, eventos/instalaciones en Cornell College

Gestione los espacios de forma más inteligente con tecnología diseñada para la complejidad del campus

Las universidades han estado a la vanguardia de los modelos de espacio compartido y flexibles durante años, y ahora, con la tecnología diseñada específicamente, pueden llevarla al siguiente nivel. Desde las oficinas del profesorado y los laboratorios de ciencias hasta las salas de ensayo y las cocinas comunes, las plataformas de gestión del espacio brindan a las instituciones las herramientas necesarias para capacitar a los usuarios, reducir la carga de trabajo de los administradores y tomar decisiones informadas basadas en datos reales.

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