Travail d'équipe ou dur labeur ? Faites 5 pas de plus vers un bureau hybride collaboratif

L'appel à une collaboration et à une productivité accrues alimente le mouvement de retour au bureau. Le PDG d'Amazon, Andy Jassy, a déclaré que « collaborer et inventer sont plus faciles et plus efficaces lorsque nous sommes en personne » et que « les équipes ont tendance à être mieux connectées les unes aux autres lorsqu'elles se voient plus fréquemment en personne ».

Et il existe de bonnes preuves de la nécessité de passer du temps en face à face. Les réunions virtuelles semblent être moins efficaces que les réunions en personne, 32 % des employés hybrides l'indiquant dans une méta-analyse Gallup, contre 17 % qui affirment que les réunions virtuelles sont plus efficaces. Et la « fatigue due au zoom » continue de faire des ravages, touchant davantage les femmes et les jeunes, selon une étude de Stanford.

« Collaborer et inventer est plus facile lorsque nous sommes en personne. » — Andy Jassy, PDG d'Amazon

Les employés n'ont pas la camaraderie que procure le fait de travailler avec des collègues dans un bureau, et ils cherchent à « se connecter d'une manière impossible à distance », explique Donna Venable, vice-présidente exécutive des ressources humaines de Ricoh en Amérique du Nord.

Malgré une désir de connexion, les employés auraient du mal à abandonner leurs horaires de travail flexibles. Selon l'American Opportunity Survey de McKinsey, 87 % des employés déclarent qu'ils opteront pour un travail flexible lorsqu'ils en auront l'occasion. Un modèle de travail hybride semble être l'équilibre entre ce que les employeurs demandent et ce que veulent les employés, et les entreprises à forte croissance semblent être d'accord avec cela. L'étude Future of Work 2022 d'Accenture a révélé que 68 % des entreprises à forte croissance ont mis en œuvre des modèles de travail hybrides.

L'augmentation des configurations hybrides pose de nouveaux défis, et les entreprises se rendent compte qu'elles doivent repenser ce à quoi ressemblera un espace de bureau collaboratif à l'avenir.

Qu'est-ce qu'un espace de travail collaboratif dans un bureau hybride ?

Un espace de travail collaboratif est l'endroit où les employés peuvent se réunir pour collaborer sur des projets, échanger des idées et travailler collectivement vers un objectif commun. L'espace de travail d'un bureau hybride comprend à la fois les environnements physiques et virtuels, car certains employés travaillent à distance et d'autres au bureau tout au long de la journée. Un modèle de travail hybride efficace vise à connecter tous les employés, quel que soit leur lieu de travail, afin de garantir une collaboration et une communication fluides à tout moment de la journée de travail.

À quoi ressemble l'espace de travail collaboratif ?

Un espace de travail collaboratif dans un bureau hybride tiendra compte des besoins des employés au bureau et à distance. Les employés présents sur place peuvent profiter de la possibilité de travailler ensemble dans un environnement physique. Ils auront besoin d'un aménagement de bureau propice à une collaboration efficace, comme des zones de collaboration dédiées dotées de sièges confortables et d'équipements tels que des écrans interactifs pour aider les équipes à mieux travailler ensemble en personne sans être distraits. Les employeurs peuvent envisager de mettre en œuvre un bureau avec accès à un bureau pour optimiser l'utilisation de l'espace et garantir que les employés disposent de l'espace de travail dont ils ont besoin.

Les employés travaillant à distance n'ont pas l'avantage de travailler en personne. Il faut donc davantage de planification et d'investissements technologiques pour les inclure dans les efforts de collaboration. La collaboration dans un bureau hybride signifie que les employés sur site et à distance peuvent se connecter et communiquer entre eux pour travailler sur des projets visant à atteindre des objectifs communs. Les organisations peuvent tirer parti des plateformes de visioconférence (par exemple, Zoom, Microsoft Teams) pour permettre aux employés d'interagir et de parler entre eux et des espaces de travail numériques (par exemple, Miro) pour que les deux parties puissent modifier ensemble le même projet en temps réel.

‍

Défis liés à l'espace de travail collaboratif dans un bureau hybride

Une configuration de travail hybride pose son propre ensemble de défis uniques lorsqu'il s'agit de créer un espace de travail collaboratif. Étant donné que tous les employés ne sont pas au bureau tous les jours, trouver des moyens permettant aux équipes de collaborer efficacement nécessite plus de planification et de prévoyance. En outre, la connexion entre le bureau et les employés distants nécessite des équipements supplémentaires dont les organisations ont besoin pour une collaboration fluide.

Voici 4 défis courants liés à la création d'un espace collaboratif :

1. Différences dans les horaires de travail.

La popularité du travail hybride pour les employés réside dans les horaires de travail flexibles, qui, selon l'Organisation internationale du travail (OIT), peuvent améliorer le moral des employés et avoir un effet positif sur la productivité. Cependant, la flexibilité constitue également un défi lié à un modèle de travail hybride, car les équipes peuvent ne pas être toutes réunies au même moment au bureau et ne peuvent pas tirer parti de la collaboration en personne. L'horaire de travail des personnes au bureau peut également différer de celui des personnes travaillant à distance, ce qui constitue un défi lorsqu'il s'agit de trouver le temps de collaborer.

2. Des opportunités de collaboration inégales.

Des études ont montré que le fait d'être face à face avec une autre personne permet de mieux favoriser les relations. Le Dr Jeremy Bailenson, professeur et directeur fondateur du laboratoire d'interaction humaine virtuelle de l'université de Stanford, explique que les interactions en personne stimulent des réactions chimiques qui accélèrent notre capacité à transmettre de l'empathie, de la confiance et de l'humour. Le temps passé en face à face permet non seulement de renforcer les relations et d'améliorer la collaboration, mais il est également plus facile pour les employés du bureau de collaborer plus simplement en raison de la nature de la situation. Alors qu'un employé à distance doit coordonner la logistique des réunions avec ses collègues par des moyens virtuels, les employés du bureau peuvent simplement se présenter pour une question rapide ou interagir de manière plus fluide.

« Les modèles hybrides exigent une réflexion plus approfondie sur les défis sociaux, organisationnels et technologiques. Ces idées devraient être abordées au niveau de la haute direction avec des solutions qui recueillent l'adhésion de tous les secteurs de l'organisation. » — Prasad Setty, vice-président de l'expérience professionnelle numérique chez Google Workspace

3. Aménagement de bureau inefficace pour le travail hybride.

L'aménagement des bureaux a été conçu pour les employés travaillant au bureau cinq jours par semaine avec leur propre bureau assigné, de sorte que bon nombre d'entre eux ne sont pas propices à la collaboration dans un environnement de travail hybride.

De nombreux employés viennent au bureau pour travailler avec leurs collègues au lieu de travailler de manière indépendante, donc l'aménagement des bureaux doit changer pour créer des espaces permettant à un plus grand nombre de personnes de collaborer en personne. Cependant, les employés ont toujours besoin d'espace pour travailler avec les membres de l'équipe à distance. Les organisations doivent donc fournir des espaces de travail où les employés peuvent utiliser les plateformes de visioconférence tout en répondant aux besoins de leurs équipes au bureau. Mise en œuvre du hot desking associé à un logiciel de gestion de l'espace, peut constituer la solution pour garantir aux employés l'accès à l'espace qui répond le mieux à leurs besoins de collaboration.

Les niveaux de bruit constituent un autre problème courant lié à l'aménagement des bureaux aujourd'hui. Les employés doivent se parler entre eux dans un espace de bureau ouvert, ce qui est source de frustration. Et les employés qui ont besoin d'un espace plus calme pour communiquer avec leurs collègues distants peuvent également avoir du mal à trouver un espace qui fonctionne. Les équipes hybrides ont besoin de flexibilité pour se déplacer entre différents espaces en fonction de leur projet et de leurs besoins technologiques. Étant donné que les personnes et les équipements deviennent plus fluides dans un espace de travail hybride, les organisations peuvent être confrontées à des problèmes tels qu'un nombre de bureaux insuffisant, des chaises, des chambres ou des équipements.

4. Utilisation inefficace du temps passé au bureau.

De nombreux employés préfèrent les journées de travail au bureau pour la collaboration et les journées à distance pour un travail plus ciblé. Lorsque les horaires des réunions changent, les employés peuvent se retrouver au bureau sans aucun travail collaboratif auquel participer et doivent plutôt travailler de manière indépendante au bureau. Un espace de travail qui n'est pas aménagé pour un travail indépendant efficace (par exemple, absence de zones calmes, manque de sièges confortables) peut entraîner une baisse de productivité. Les employés peuvent également se retrouver à se rendre au bureau juste pour participer à une série de réunions virtuelles, ce qui réduit les avantages d'un lieu physique pour la collaboration en personne.

Une collaboration efficace dans un modèle de travail hybride est différente de celle d'une semaine de travail traditionnelle de cinq jours au bureau. Lorsque les employés ne sont au bureau que certains jours de la semaine, le temps de collaboration doit être intentionnel et bien coordonné pour être efficace.

Voici une approche en 5 étapes qui explique comment les entreprises peuvent favoriser la collaboration hybride au bureau :

Étape 1 : définir les buts et les objectifs de la collaboration

La clé d'une collaboration productive est l'objectif. Les organisations doivent définir un objectif clair expliquant pourquoi les employés collaborent avant de mettre en œuvre le comment, le quand et le où. Déterminez les résultats que votre organisation souhaite atteindre, tels qu'une meilleure communication, une productivité accrue ou un meilleur travail d'équipe. Quels indicateurs utiliserez-vous pour mesurer le succès dans ces domaines ? Une fois que vous avez déterminé vos indicateurs de réussite, assurez-vous de les communiquer efficacement. Définir des attentes et des directives claires jettera les bases du reste de votre approche.

Lorsqu'ils collaborent sur un projet, les chefs d'équipe doivent définir les objectifs, les livrables et les attentes du projet. De cette façon, chaque membre de l'équipe comprend ce vers quoi il travaille et ce qu'il doit accomplir. Les dirigeants devraient également utiliser ces objectifs pour orienter les réunions, ce qui peut entraîner une augmentation globale de la productivité, les réunions inefficaces étant considérées comme le principal facteur de perturbation de la productivité, selon le rapport annuel 2023 de Microsoft sur l'indice des tendances du travail. Fournissez à votre équipe une feuille de route et des étapes pour l'aider à orienter son travail et lui donner une idée plus claire de son rôle au sein de l'équipe.

68 % des entreprises à forte croissance ont mis en œuvre des modèles de travail hybrides, selon l'étude Future of Work 2022 d'Accenture.

Étape 2 : établir et prioriser une communication claire

Le fait de travailler dans un environnement à distance nous a appris qu'il est essentiel de communiquer clairement et souvent, en particulier lorsque nous perdons l'accès au bureau ou à la discussion spontanée sur la fontaine à eau. Dans un modèle de travail hybride, les organisations devraient tirer parti de la technologie pour la connexion pour identifier et établir des canaux de communication qui permettent une interaction fluide entre les employés travaillant à distance et au bureau. Encouragez les employés à utiliser des outils tels que les plateformes de visioconférence, les applications de messagerie instantanée, les logiciels de gestion de projet et les référentiels de documents partagés pour répondre à divers besoins de communication.

Bien qu'une variété de canaux de communication soit utile, les organisations doivent également établir des normes de communication, notamment des délais de réponse et des canaux préférés, afin d'éviter toute confusion. Mettez l'accent sur l'écoute active et la communication respectueuse, quel que soit le canal utilisé par les employés pour collaborer. Reconnaissez que les employés travaillant à distance n'auront pas la même accessibilité à la collaboration que les employés de bureau. À ce titre, les organisations doivent veiller à ce que les travailleurs à distance et en personne aient les mêmes chances de contribuer et de se faire entendre en établissant des normes de conformité et en les actualisant au besoin en tenant compte des commentaires des employés.

« Je fonctionne de manière plus productive (et positive) lorsque je suis en mesure de demander et d'obtenir des commentaires honnêtes et rapides sur les projets que j'aborde. Si je m'engage à demander à mes coéquipiers leur point de vue sur une tâche sur laquelle je travaille, je sais que je peux leur faire confiance pour me faire part de leurs commentaires qui produiront de meilleurs résultats pour nous tous. »
-Michael Howard, propriétaire du produit Skedda (travailleur à distance)

Étape 3 : Favoriser une culture d'inclusion et de collaboration

Dans un bureau hybride, les employés n'ont pas toujours un accès égal aux opportunités de collaboration en raison des lieux de travail. L'inégalité peut se présenter des trois manières suivantes :

• Représentation : Les employés de bureau ont souvent plus de temps en face à face et ont plus de chances d'interagir et de s'engager avec leurs collègues et leurs responsables, ce qui se traduit par une meilleure perception de l'engagement et l'établissement de relations solides. Les organisations doivent mettre en œuvre des politiques et des directives pour garantir que tous les employés peuvent être vus, entendus et représentés de manière égale, que ce soit hors site ou sur site.
• Participation : Les organisations doivent donner à tous les employés la possibilité de participer aux efforts de collaboration de manière égale, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Pour vous assurer que les employés du bureau ne prennent pas le contrôle des conversations lors des réunions avec des employés à distance, pensez à faire appel à des modérateurs de réunion qui encouragent l'utilisation de fonctionnalités permettant de lever la main afin que personne ne domine la conversation ou ne l'interrompe.
• Informations : Les employés doivent avoir un accès égal à l'information quel que soit leur lieu de travail. Cela signifie que les nouvelles idées générées doivent être mises à la disposition des employés au bureau et à distance en temps opportun pour garantir la collaboration. L'exploitation de référentiels de documents partagés tels que Google Drive et SharePoint sera utile pour garantir la libre circulation des informations, essentielle à une meilleure réflexion à long terme, à la créativité et à la coopération entre les équipes.

‍

Les organisations doivent favoriser une culture d'inclusion en offrant aux employés la possibilité de nouer des relations et de créer des liens les uns avec les autres. Lorsque les employés se sentent inclus et à l'aise avec leurs équipes, ils sont plus susceptibles de vouloir travailler ensemble et d'obtenir de meilleurs résultats. Envisagez de mettre en place des activités de renforcement de l'esprit d'équipe telles que des jeux, des pauses-café ou des groupes d'intérêts communs pendant les journées de bureau de votre équipe afin de renforcer les relations et de favoriser le sentiment d'appartenance.

Selon l'American Opportunity Survey de McKinsey, 87 % des employés déclarent qu'ils opteront pour un travail flexible lorsqu'ils en auront l'occasion.

Étape 4 : Trouvez l'équilibre entre flexibilité et structure dans une configuration de bureau hybride

Le principal argument de vente d'un modèle de travail hybride est la flexibilité qu'il offre aux employés. Cependant, la flexibilité peut rapidement devenir un casse-tête en matière de planification s'il n'y a pas de structure convenue ou de directives à suivre. Les organisations doivent mettre en œuvre des politiques et des directives de travail qui établissent un équilibre entre flexibilité et assiduité au bureau. Cela pourrait ressembler à définir des attentes claires (heures de travail, disponibilité et temps de réponse) pour votre équipe hybride, tout en tenant compte des horaires et des préférences variables des employés travaillant à distance et au bureau. Établissez des directives de communication claires pour que tout le monde reste informé et envisagez d'utiliser les journées sur site pour des projets collaboratifs tout en réservant des journées hors site pour un travail approfondi.

En outre, le bureau physique doit également tenir compte de la flexibilité et de la structure inhérentes aux modèles de travail hybrides. Les organisations peuvent optimiser la productivité de leurs employés et encourager la collaboration en concevant des espaces adaptés aux deux. Offrez une gamme de paramètres de travail, notamment des espaces de collaboration ouverts, des postes de travail individuels et des zones calmes, adaptés aux différents styles de travail de vos employés. Si les bureaux et les espaces sont limités, tirer parti d'un système de réservation de bureau afin que les employés sachent qu'ils disposeront d'un lieu de travail qui répondra à leurs besoins spécifiques du moment.

Étape 5 : Fournir une formation et un soutien

Collaborer dans un bureau hybride implique la mise en œuvre d'une technologie dans laquelle vos employés peuvent avoir besoin d'aide pour s'y retrouver. Les organisations peuvent proposer des sessions de formation sur l'utilisation efficace des outils d'espace de travail hybride et fournir une assistance technique continue pour résoudre les problèmes auxquels les employés peuvent être confrontés avec la technologie ou les plateformes de communication utilisées pour la collaboration.

De plus, la facilitation du travail de groupe dans un environnement hybride diffère du travail en groupe entièrement en présentiel. Proposez des sessions de formation sur les meilleures pratiques et stratégies de travail à distance pour gérer des réunions et des projets virtuels afin de garantir que le temps passé ensemble est utilisé pour un travail collaboratif de qualité. À mesure que la technologie évolue, les entreprises doivent aider les membres de l'équipe à améliorer leurs compétences et à se tenir au courant des technologies et tendances émergentes.

Collaborer dans un espace de travail dynamique

Un modèle de travail hybride est la dynamique de travail du futur, 74 % des entreprises américaines utilisant ou prévoyant de mettre en œuvre un modèle de travail hybride permanent, selon Zippia. En outre, Accenture a constaté que 74 % des membres de la génération Z souhaitent avoir davantage d'opportunités de collaborer en face à face avec leurs collègues.

‍

‍

Pour suivre l'évolution du monde du travail et attirer la prochaine génération de talents, les organisations doivent chercher à créer un environnement inclusif et productif qui favorise une collaboration efficace entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement physique. Le travail hybride devenant l'avenir du travail, les organisations devront tirer parti de la technologie, des espaces physiques et d'une culture de soutien pour favoriser le travail d'équipe, la créativité et la réussite partagée.

Pour obtenir des conseils sur la manière de rendre votre lieu de travail hybride plus accessible, lisez Comment améliorer votre bureau hybride en 2023. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.