¿Trabajo en equipo o trabajo duro? Acérquese 5 pasos a una oficina híbrida colaborativa

La necesidad de aumentar la colaboración y la productividad está impulsando el movimiento de regreso a la oficina. El director ejecutivo de Amazon, Andy Jassy, afirmó que «colaborar e inventar es más fácil y efectivo cuando estamos en persona» y que «los equipos tienden a estar mejor conectados entre sí cuando se ven en persona con más frecuencia».

Y hay buena evidencia que apunta a la necesidad de tiempo cara a cara. Las reuniones virtuales parecen ser menos eficaces que las presenciales: un 32% de los empleados híbridos así lo indica en un metaanálisis de Gallup, en comparación con el 17% que afirma que las reuniones virtuales son más eficaces. Además, según un estudio de Stanford, la «fatiga provocada por el uso del zoom» sigue haciendo mella y afecta más a las mujeres y a las personas más jóvenes.

«Colaborar e inventar es más fácil cuando estamos en persona». — Andy Jassy, CEO de Amazon

Los empleados echan de menos la camaradería que se obtiene al trabajar con sus colegas en una oficina y buscan «conectarse de formas que no son posibles de forma remota», afirma Donna Venable, vicepresidenta ejecutiva de recursos humanos de Ricoh North America.

A pesar de un deseo de conexión, los empleados tendrían dificultades para dejar de lado sus horarios de trabajo flexibles. Según la encuesta estadounidense sobre oportunidades de McKinsey, el 87% de los empleados afirman que elegirán un trabajo flexible cuando se les dé la oportunidad. Un modelo de trabajo híbrido parece el equilibrio entre lo que piden los empleadores y lo que quieren los empleados., y las empresas de alto crecimiento parecen estar de acuerdo con eso. El estudio de Accenture sobre el futuro del trabajo en 2022 reveló que el 68% de las empresas de alto crecimiento han implementado modelos de trabajo híbridos.

El aumento de las configuraciones híbridas conlleva nuevos desafíos, y las empresas se dan cuenta de que deben replantearse cómo será un espacio de oficina colaborativo en el futuro.

¿Qué es un espacio de trabajo colaborativo en una oficina híbrida?

Un espacio de trabajo colaborativo es el lugar en el que los empleados pueden reunirse para colaborar en proyectos, intercambiar ideas y trabajar de forma colectiva para lograr un objetivo común. El espacio de trabajo en una oficina híbrida incluye tanto el entorno físico como el virtual, ya que algunos empleados trabajan de forma remota y otros en la oficina durante todo el día. Un modelo de trabajo híbrido exitoso tiene como objetivo conectar a todos los empleados, independientemente de su ubicación, para que haya una colaboración y una comunicación fluidas en todo momento durante la jornada laboral.

¿Qué aspecto tiene el espacio de trabajo colaborativo?

Un espacio de trabajo colaborativo en una oficina híbrida tendrá en cuenta las necesidades de los empleados remotos y en la oficina. Los empleados que trabajan in situ pueden aprovechar la posibilidad de trabajar juntos en un entorno físico. Necesitarán un diseño de oficina que propicie una colaboración eficaz, como áreas de colaboración específicas con asientos cómodos y equipos, como pantallas interactivas, para ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos en persona sin distracciones. Los empleadores pueden optar por implementar escritorios compartidos en su oficina para optimizar el uso del espacio y garantizar que los empleados tengan el espacio de trabajo que necesitan.

Los empleados remotos no tienen la ventaja de trabajar en persona, por lo que se necesitan más inversiones tecnológicas y de planificación para incluirlos en los esfuerzos de colaboración. La colaboración en una oficina híbrida significa que tanto los empleados presenciales como los remotos pueden conectarse y comunicarse entre sí para trabajar en proyectos que avancen hacia objetivos comunes. Las organizaciones pueden aprovechar las plataformas de videoconferencia (por ejemplo, Zoom o Microsoft Teams) para que los empleados interactúen y hablen entre sí, y los espacios de trabajo digitales (por ejemplo, Miro) para que ambas partes editen el mismo proyecto en tiempo real.

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Desafíos del espacio de trabajo colaborativo en una oficina híbrida

Una configuración de trabajo híbrida conlleva su propio conjunto de desafíos únicos cuando se trata de crear un espacio de trabajo colaborativo. Dado que no todos los empleados están en la oficina todos los días, encontrar formas de que los equipos colaboren de manera eficaz requiere más planificación y previsión. Además, conectar a los empleados remotos en la oficina requiere el equipo adicional que las organizaciones necesitan para una colaboración fluida.

Estos son los 4 desafíos comunes de la creación de un espacio colaborativo:

1. Diferencias en los horarios de trabajo.

La popularidad del trabajo híbrido entre los empleados radica en los horarios de trabajo flexibles, que según la Organización Internacional del Trabajo (OIT) pueden aumentar la moral de los empleados y tener un efecto positivo en la productividad. Sin embargo, la flexibilidad también es un desafío cuando se trata de un modelo de trabajo híbrido, ya que es posible que los equipos no estén todos juntos en la oficina al mismo tiempo y no puedan aprovechar la colaboración presencial. El horario de trabajo de quienes trabajan en la oficina también puede diferir del de quienes trabajan de forma remota, lo que supone un desafío a la hora de encontrar tiempo para colaborar.

2. Desigualdad de oportunidades de colaboración.

Los estudios han demostrado que estar cara a cara con otra persona conduce a un mejor fomento de las relaciones. El Dr. Jeremy Bailenson, profesor y director fundador del Laboratorio Virtual de Interacción Humana de la Universidad de Stanford, explica que las interacciones presenciales estimulan las reacciones químicas que aceleran nuestra capacidad de transmitir empatía, confianza y humor. El tiempo presencial no solo conduce a relaciones más sólidas que mejoran la colaboración, sino que también es más fácil para los empleados de la oficina colaborar de manera más sencilla debido a la naturaleza de la situación. Mientras que un empleado remoto tiene que coordinar la logística de las reuniones con sus colegas a través de medios virtuales, los empleados de la oficina pueden simplemente acudir para hacer una pregunta rápida o interactuar de forma más fluida.

«Los modelos híbridos exigen una reflexión más profunda sobre los desafíos sociales, organizativos y tecnológicos. Estas ideas deben abordarse a nivel de la alta dirección con soluciones que cuenten con la aceptación de todos los sectores de la organización». — Prasad Setty, vicepresidente de experiencia laboral digital de Google Workspace

3. Diseño de oficina ineficaz para el trabajo híbrido.

Los diseños de oficina se diseñaron para los empleados que trabajan en la oficina cinco días a la semana con sus propios escritorios asignados, por lo que muchos de ellos no son propicios para la colaboración en un entorno de trabajo híbrido.

Muchos empleados vienen a la oficina para trabajar con sus colegas en lugar de trabajar de forma independiente, por lo que los diseños de las oficinas deben cambiar para dar cabida a espacios en los que más personas puedan colaborar en persona. Sin embargo, los empleados siguen necesitando espacio para trabajar con miembros de equipos remotos, por lo que las organizaciones deben proporcionar espacios de trabajo en los que los empleados puedan utilizar plataformas de videoconferencia y, al mismo tiempo, equilibrar las necesidades de sus equipos en la oficina. Implementación de escritorios compartidos junto con un software de gestión del espacio, puede ser la solución para garantizar que los empleados tengan acceso al espacio que mejor se adapte a sus necesidades de colaboración.

Otro problema común con los diseños de oficinas en la actualidad son los niveles de ruido. Los empleados se ven obligados a hablar entre sí en un diseño de oficina abierto, lo que provoca frustración. Además, los empleados que necesitan un espacio más silencioso para comunicarse con sus compañeros de trabajo remotos también pueden tener problemas para encontrar un área que funcione. Los equipos híbridos necesitan la flexibilidad necesaria para moverse entre diferentes espacios en función de sus necesidades tecnológicas y de proyecto. Dado que las personas y los equipos se vuelven más fluidos en un espacio de trabajo híbrido, las organizaciones pueden encontrarse con problemas como número insuficiente de escritorios, sillas, habitaciones o equipos.

4. Uso ineficiente del tiempo en la oficina.

Muchos empleados prefieren los días en la oficina para colaborar y los días remotos para un trabajo más concentrado. Cuando cambian los horarios de las reuniones, es posible que los empleados se encuentren en la oficina sin ningún trabajo colaborativo en el que participar y, en cambio, tengan que trabajar de forma independiente en la oficina. Un espacio de trabajo de oficina que no esté preparado para trabajar de forma independiente y eficaz (por ejemplo, no haya zonas tranquilas o no haya asientos cómodos) puede reducir la productividad. Los empleados también pueden tener que ir a la oficina solo para sentarse en una serie de reuniones virtuales, lo que reduce las ventajas de contar con una ubicación física para la colaboración presencial.

La colaboración eficaz en un modelo de trabajo híbrido es diferente a la de una semana laboral tradicional de cinco días en la oficina. Cuando los empleados están en la oficina solo ciertos días de la semana, el tiempo de colaboración debe ser intencional y estar bien coordinado para que sea efectivo.

Este es un enfoque de 5 pasos sobre cómo las organizaciones pueden fomentar la colaboración en la oficina híbrida:

Paso 1: Definir las metas y los objetivos de la colaboración

La clave de una colaboración productiva es el propósito. Las organizaciones deben establecer un propósito claro sobre por qué los empleados colaboran antes de implementar el cómo, el cuándo y el dónde. Determine qué resultados quiere lograr su organización, como mejorar la comunicación, aumentar la productividad o mejorar el trabajo en equipo. ¿Qué métricas utilizará para medir el éxito en estas áreas? Una vez que hayas determinado tus métricas de éxito, asegúrate de comunicarlas de forma eficaz. Establecer expectativas y directrices claras sentará las bases para el resto de su enfoque.

Al colaborar en un proyecto, los líderes de equipo deben definir los objetivos, los entregables y las expectativas del proyecto. De esta manera, cada miembro del equipo entiende para qué está trabajando y qué necesita lograr. Los líderes también deben utilizar estos objetivos para guiar las reuniones, lo que puede llevar a un aumento general de la productividad, ya que, según el informe anual del índice de tendencias laborales de 2023 de Microsoft, las reuniones ineficientes son el principal factor que altera la productividad. Proporcione a su equipo una hoja de ruta y unos hitos que sirvan de guía para su trabajo y que tengan una idea más clara de su función en el equipo.

El 68% de las empresas de alto crecimiento han implementado modelos de trabajo híbridos, según el estudio Future of Work 2022 de Accenture.

Paso 2: Establecer y priorizar una comunicación clara

Trabajar en un entorno remoto nos ha enseñado que es esencial comunicarnos con claridad y frecuencia, especialmente cuando perdemos el acceso a la conversación espontánea sin cita previa en la oficina o al enfriador de agua. En un modelo de trabajo híbrido, las organizaciones deberían aprovechar la tecnología para la conexión para identificar y establecer canales de comunicación que permitan una interacción fluida entre los empleados remotos y los de la oficina. Aliente a los empleados a utilizar herramientas como plataformas de videoconferencia, aplicaciones de mensajería instantánea, software de gestión de proyectos y repositorios de documentos compartidos para adaptarse a las diversas necesidades de comunicación.

Si bien una variedad de canales de comunicación es útil, las organizaciones también deben establecer normas de comunicación, incluidos los tiempos de respuesta y los canales preferidos, para evitar confusiones. Haga hincapié en la escucha activa y la comunicación respetuosa sin importar el canal que utilicen los empleados para colaborar. Reconozca que los empleados remotos no tendrán la misma accesibilidad a la colaboración que los empleados de la oficina. Por ello, las organizaciones deben garantizar que los trabajadores remotos y presenciales tengan las mismas oportunidades de contribuir y hacerse escuchar, estableciendo normas de cumplimiento y actualizándolas según sea necesario teniendo en cuenta los comentarios de los empleados.

«Trabajo de manera más productiva (y positiva) cuando puedo solicitar y recibir comentarios honestos y rápidos sobre los proyectos que estoy abordando. Si me comprometo a pedirles a mis compañeros de equipo su opinión sobre una tarea en la que estoy trabajando, sé que puedo confiar en que me responderán con comentarios que generen mejores resultados para todos nosotros».
-Michael Howard, propietario del producto Skedda (trabajador remoto)

Paso 3: Fomentar una cultura de inclusión y colaboración

En una oficina híbrida, los empleados no siempre tienen el mismo acceso a las oportunidades de colaboración debido a los lugares de trabajo. La desigualdad puede presentarse de las tres maneras siguientes:

• Representación: Los empleados en la oficina suelen tener más tiempo cara a cara y oportunidades de interactuar y relacionarse con sus colegas y gerentes, lo que lleva a una mayor percepción de compromiso y a una construcción sólida de relaciones. Las organizaciones deben implementar políticas y directrices para garantizar que todos los empleados puedan ser vistos, escuchados y retratados por igual, ya sea fuera de la oficina o en las instalaciones.
• Participación: Las organizaciones deben brindar a todos los empleados la posibilidad de participar en los esfuerzos de colaboración por igual, independientemente de su ubicación. Para garantizar que los empleados de la oficina no se hagan cargo de las conversaciones en las reuniones con empleados remotos, considere la posibilidad de utilizar moderadores de reuniones que fomenten el uso de la función de levantar la mano para que nadie domine la conversación ni interrumpa.
• Información: Los empleados deben tener igualdad de acceso a la información independientemente de dónde trabajen. Esto significa que las nuevas ideas que se generen deben ponerse a disposición de los empleados que trabajan en la oficina y de forma remota de manera oportuna para garantizar la colaboración. Aprovechar los repositorios de documentos compartidos, como Google Drive y SharePoint, será útil para garantizar un flujo libre de información, que es clave para mejorar el pensamiento a largo plazo, la creatividad y la cooperación entre los equipos.

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Las organizaciones deben fomentar una cultura de inclusión al brindar oportunidades para que los empleados establezcan relaciones y se vinculen entre sí. Cuando los empleados se sienten incluidos y cómodos con sus equipos, es más probable que quieran trabajar juntos y obtener mejores resultados. Considera la posibilidad de implementar actividades para fomentar el espíritu de equipo, como juegos, pausas para tomar café o grupos de intereses compartidos durante los días de trabajo del equipo, para fortalecer las relaciones y fomentar el sentido de pertenencia.

Según la American Opportunity Survey de McKinsey, el 87% de los empleados afirman que elegirán un trabajo flexible cuando se les dé la oportunidad.

Paso 4: Encuentre el equilibrio entre la flexibilidad y la estructura en una configuración de oficina híbrida

El principal punto de venta de un modelo de trabajo híbrido es la flexibilidad que proporciona a los empleados. Sin embargo, la flexibilidad puede convertirse rápidamente en un problema de programación si no hay una estructura o pautas acordadas a seguir. Las organizaciones deben implementar políticas y directrices laborales que logren un equilibrio entre la flexibilidad y la asistencia a la oficina. Eso podría parecer definir expectativas claras (horas de trabajo, disponibilidad y tiempos de respuesta) para su equipo híbrido, teniendo en cuenta los diferentes horarios y preferencias de los empleados remotos y en la oficina. Establece directrices de comunicación claras para que todos estén informados y considera la posibilidad de dedicar los días presenciales a proyectos colaborativos y, al mismo tiempo, reservar los días fuera de las instalaciones para trabajar de forma más concentrada.

Además, la oficina física también debe adaptarse a la flexibilidad y la estructura inherentes a los modelos de trabajo híbridos. Las organizaciones pueden maximizar la productividad de los empleados y fomentar la colaboración mediante el diseño de espacios que funcionen para ambos. Ofrezca una variedad de entornos de trabajo, incluidos espacios de colaboración abiertos, estaciones de trabajo individuales y zonas tranquilas, para la variedad de estilos de trabajo de sus empleados. Si los escritorios y los espacios son limitados, aproveche un sistema de reserva de escritorio para que los empleados sepan que tendrán un lugar de trabajo que satisfaga sus necesidades específicas en este momento.

Paso 5: Brindar capacitación y apoyo

Colaborar en una oficina híbrida significa implementar tecnología para que sus empleados puedan necesitar ayuda para navegar. Las organizaciones pueden ofrecer sesiones de formación sobre el uso eficaz de las herramientas de espacio de trabajo híbrido y ofrecer soporte técnico continuo para abordar cualquier problema que puedan tener los empleados con la tecnología o las plataformas de comunicación utilizadas para la colaboración.

Además, la facilitación del trabajo en grupo en un entorno híbrido difiere del trabajo en equipo de forma totalmente presencial. Ofrezca sesiones de capacitación sobre las mejores prácticas y estrategias del trabajo remoto para gestionar reuniones y proyectos virtuales a fin de garantizar que el tiempo que pasamos juntos se dedique a un trabajo colaborativo de calidad. A medida que la tecnología evoluciona, las empresas deben ayudar a los miembros del equipo a mejorar sus habilidades y mantenerse actualizados con las tecnologías y tendencias emergentes.

Colaboración en un espacio de trabajo dinámico

Un modelo de trabajo híbrido es la dinámica laboral del futuro, ya que el 74% de las empresas estadounidenses utilizan o planean implementar un modelo de trabajo híbrido permanente, según Zippia. Además, Accenture descubrió que el 74% de la generación Z quiere tener más oportunidades de colaborar cara a cara con sus colegas.

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Para mantenerse al día con los cambios en el lugar de trabajo y garantizar que atraen a la próxima generación de talentos, las organizaciones deben buscar crear un entorno inclusivo y productivo que respalde la colaboración efectiva entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física. A medida que el trabajo híbrido se convierta en el futuro del trabajo, las organizaciones deberán aprovechar la tecnología, los espacios físicos y una cultura de apoyo para fomentar el trabajo en equipo, la creatividad y el éxito compartido.

Para obtener consejos sobre cómo hacer que su lugar de trabajo híbrido sea más accesible, lea Cómo mejorar su oficina híbrida en 2023. Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.