Qu'est-ce que la gestion de l'espace ? 6 étapes pour améliorer les lieux de travail hybrides

La façon dont nous utilisons les bureaux a changé. Le bureau n'est plus l'endroit où les employés se rendent cinq jours par semaine et travaillent huit heures par jour au même bureau. Le travail hybride a modifié l'objectif du bureau et, par conséquent, l'espace de bureau doit changer pour s'adapter aux nouveaux modèles de travail hybrides.

Les organisations doivent être plus attentives à l'utilisation efficace de l'espace. La diminution du nombre de travailleurs au bureau à tout moment signifie une diminution de la demande d'espace, ce qui signifie que les organisations peuvent réduire la taille de leur parc immobilier de bureaux. Cependant, les organisations doivent encore donner aux travailleurs un accès facile au quatre catégories d'espaces essentiels pour le travail de bureau (Gensler). Il est temps pour les organisations de réévaluer la conception de leurs espaces de bureaux afin de répondre aux besoins évolutifs de leur main-d'œuvre hybride.

Dans cet article, nous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la gestion de l'espace et les meilleures pratiques pour gérer efficacement votre espace de bureau. Nous aborderons :

• Qu'est-ce que la gestion de l'espace ?
• Comment fonctionne la gestion de l'espace ?
• Avantages d'un système de gestion de l'espace
• Meilleures pratiques en matière de gestion de l'espace

Il est temps pour les responsables des installations, les professionnels de la CRE et les concepteurs d'espaces de travail de gérer efficacement l'espace pour améliorer la productivité et la satisfaction des employés au bureau.

Qu'est-ce que la gestion de l'espace ?

La gestion de l'espace est le processus d'optimisation de l'utilisation de l'espace physique. Il s'agit d'un objectif stratégique visant à optimiser la fonctionnalité, le confort et la productivité tout en minimisant le gaspillage et les inefficacités.

Dans les environnements de travail hybrides, la gestion efficace de l'espace pour de nombreuses organisations passe par la mise en œuvre des espaces flexibles adaptés aux objectifs des employés pour aller au bureau. Un rapport de Jones Lang LaSalle, Inc (JLL) a révélé que 37 % des organisations mondiales prévoient d'augmenter leur utilisation du co-working ou des espaces flexibles après la pandémie.

Comment fonctionne la gestion de l'espace ?

La gestion de l'espace implique la planification, la conception et la maintenance continue de l'espace de travail donné afin d'en maximiser le potentiel. Gestion efficace de l'espace peut réduire la consommation d'énergie et les coûts, améliorer la collaboration et la productivité et améliorer l'expérience des employés.

La gestion de l'espace est plus difficile avec le travail hybride en raison des horaires fluctuants, de la diversité des occupants à tout moment et des nouvelles raisons pour lesquelles se rendre au bureau. C'est là qu'un système de gestion de l'espace est pratique pour vous aider à gérer l'espace plus efficacement.

« Avant la COVID, nous avons toujours cherché à être efficaces et à respecter notre budget. Coût par dollar par mètre carré par pied carré par personne, quel qu'il soit. Nous étions très axés sur l'efficacité. Maintenant, je pense que nous devons devenir beaucoup plus efficaces. » - Larry Morgan, directeur de la gestion globale des installations et des initiatives de durabilité d'entreprise chez SAP

Avantages d'un système de gestion de l'espace

UNE système de gestion de l'espace est un excellent investissement pour les organisations qui cherchent à gérer plus efficacement leurs espaces de bureau flexibles. JLL estime que 30 % de tous les espaces de bureaux seront utilisés de manière flexible d'ici 2030. Un système de gestion de l'espace permet aux organisations de planifier, de concevoir et d'entretenir des espaces en continu :

Optimise l'espace de bureau

UNE plateforme de gestion de l'espace améliore le lieu de travail physique pour un meilleur engagement et un meilleur bien-être. Cela conduit à une utilisation plus efficace de l'espace, car les responsables des installations peuvent utiliser les analyses pour suivre plus facilement les espaces qui sont des espaces populaires par rapport à des espaces sous-utilisés. Selon les données d'une enquête menée par Inc., 40 % de l'espace de bureau dédié d'un bureau n'est pas utilisé un jour donné. De plus, une plateforme de gestion de l'espace avec cartes interactives et des règles robustes peuvent vous aider à créer des quartiers de bureaux qui favorisent la productivité et la collaboration.

Aide à contrôler les coûts et la consommation d'énergie

Lorsque des espaces de bureau payants ne sont pas utilisés, c'est de l'argent perdu. Une plateforme de gestion des espaces permet aux organisations de réduire l'immobilier de bureaux sans compromettre l'expérience sur le lieu de travail en réduisant les espaces de bureaux sous-utilisés et en vous permettant de rediriger l'énergie et les efforts vers les zones populaires. En outre, le fait de connaître les heures de pointe d'utilisation de divers espaces peut aider les organisations à contrôler leur consommation d'énergie. Par exemple, vous pouvez réduire vos dépenses énergétiques en désactivant le chauffage et la climatisation lorsque personne n'utilise l'espace. Par mise en œuvre du hot desking ou en matière d'hôtellerie de bureau, les organisations peuvent réduire leurs coûts d'exploitation de 30 % (BBC).

Améliore la collaboration et la coordination

Le taxe de coordination du travail hybride constitue un véritable problème. Une plateforme de gestion des espaces avec réservation de bureaux et de salles de réunion facilite la coordination des horaires au bureau. Les intégrations de synchronisation bidirectionnelle avec les calendriers facilitent la réservation de toutes les ressources nécessaires pour collaboration physique et virtuelle. En outre, logiciel de gestion de l'espace avec des outils d'automatisation peuvent réduire le travail administratif et fournir des informations plus précises et à jour pour faciliter la collaboration à distance. Par exemple, vous pouvez facilement réserver des places ou annuler des réservations à la dernière minute et faire apparaître ces mises à jour sur la plateforme en temps réel.

Favorise la productivité et la satisfaction

Il existe une corrélation positive entre l'aménagement des bureaux et la productivité. Une meilleure organisation des bureaux permet d'améliorer la productivité et la collaboration. Selon Gensler, les lieux de travail les plus performants offrent un meilleur accès aux espaces pour les activités professionnelles critiques et proposer une gamme plus diversifiée d'espaces de travail. Une plateforme de gestion des espaces vous permet de mieux organiser l'aménagement de vos bureaux, aidant ainsi vos employés à mieux travailler en leur fournissant les espaces, les équipements et les ressources dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes.

Réduit l'empreinte carbone

De plus en plus d'organisations ont des objectifs de développement durable ambitieux alors qu'elles s'efforcent de respecter les nouvelles lois en matière de durabilité (par exemple, l'objectif de zéro émission nette). Une plateforme de gestion des espaces permet aux organisations de mettre en œuvre plus efficacement le partage des sièges, comme le partage des sièges ou hôtellerie de bureau. Un partage de bureau efficace entre les travailleurs hybrides peut réduire l'empreinte carbone de 28 % (PNAS).

Meilleures pratiques en matière de gestion de l'espace

Maintenant que vous comprenez le processus et les objectifs de gestion de l'espace, il est temps de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour garantir que votre organisation gère efficacement ses espaces de bureaux. Voici une approche en 6 étapes que vous pouvez adopter :

1. Évaluez votre espace

Tout d'abord, comprenez ce avec quoi vous devez travailler avant de pouvoir gérer efficacement votre espace. Commencez par comprendre les exigences de l'espace, telles que le nombre d'occupants, le type d'activités qui auront lieu et les besoins spécifiques (par exemple, stockage, zones de réunion). Le travail hybride nécessite de nouvelles conceptions d'espaces de travail, mettant l'accent sur des espaces flexibles qui peuvent être facilement reconfigurés.

2. Investissez dans les bons outils

Un robuste système de gestion de l'espace peut faire des merveilles pour gérer efficacement l'espace. Les outils technologiques intelligents, tels que les appareils et les capteurs IoT, peuvent être utilisés pour surveiller et gérer l'espace en temps réel. Ces technologies peuvent vous fournir les données et les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées en matière de gestion de l'espace, par exemple pour prévoir les besoins futurs en espace ou identifier les zones sous-utilisées.

Pour en savoir plus : 6 éléments à rechercher dans les logiciels de gestion de l'espace

3. Impliquer les parties prenantes

Gestion efficace de l'espace cherche à maximiser les fonctionnalités et la productivité, il est donc indispensable de comprendre les besoins et les préférences de toutes les personnes impliquées. Interrogez vos employés, chefs de service, chefs d'entreprise et autres parties prenantes pour garantir une planification précise de l'espace. La création de canaux de communication pour un feedback continu tout au long du processus de planification est également utile pour informer les ajustements et les améliorations en cours.

4. Optimisez l'utilisation de l'espace

Une gestion efficace de l'espace permet également de minimiser le gaspillage et les inefficacités sans compromettre la fonctionnalité et le confort. Assurez-vous que l'espace est utilisé de la manière la plus efficace possible en promouvant le travail flexible, comme le hot desking ou l'hôtellerie de bureau, tout en équilibrant cela avec des espaces de collaboration. Vous devez également utiliser les informations issues de l'audit des espaces pour attribuer les espaces tout en tenant compte des besoins des parties prenantes. Cela peut inclure la mise de côté de zones à usage commun, l'attribution de bureaux à les équipes qui ont besoin de plus de collaboration ou de confidentialité (par exemple, financier, juridique), ou en veillant à ce que les espaces soient utilisés aux fins prévues afin de prévenir les conflits.

Dans le même temps, les organisations doivent trouver un équilibre entre le coût de l'espace (loyer, services publics, entretien) et son utilité. Cela peut impliquer de réduire les effectifs, de déplacer ou de réaménager les espaces afin de réduire les coûts tout en veillant à ce que les espaces soient confortables, sûrs et propices à la productivité afin que les employés puissent donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela peut impliquer un mobilier ergonomique, une ventilation adéquate, une lumière naturelle et un contrôle du bruit.

Pour en savoir plus : Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda

5. Adopter des approches durables

En mettant de plus en plus l'accent sur la réduction des émissions de carbone et même la réalisation d'objectifs zéro émission, les organisations doivent intégrer des pratiques durables pour y parvenir. Dans une enquête menée par Johnson Controls et Forrester Research, 80 % des personnes interrogées ont déclaré que la mise en œuvre ou l'amélioration de leurs efforts en matière de développement durable était une priorité absolue. Les organisations peuvent utiliser un éclairage économe en énergie et des matériaux recyclés ou concevoir des espaces qui réduisent le besoin d'éclairage artificiel. Ils peuvent également minimiser l'espace perdu (par exemple, les bureaux inutilisés et les espaces de rangement excédentaires) afin de réduire l'empreinte carbone liée à l'entretien de ces espaces.

6. Surveillez et améliorez

La gestion de l'espace est un processus continu qui nécessite des contrôles et des ajustements réguliers pour suivre les changements. Évaluez périodiquement la façon dont l'espace est utilisé, en identifiant les zones sous-utilisées, les espaces surpeuplés ou tout écart entre l'utilisation prévue et l'utilisation réelle. Vous pouvez le faire par le biais d'observations, d'enquêtes ou de technologies telles que les capteurs de présence. En gardant une trace des données sur l'espace de travail, vous pouvez utiliser les informations que vous avez recueillies pour prendre des décisions éclairées concernant l'attribution des espaces, la refonte ou la réduction des effectifs. Vous pouvez également intégrer les données sur le lieu de travail dans des rapports réguliers destinés aux parties prenantes sur l'utilisation de l'espace, les coûts et les modifications apportées ou recommandées.

Pour en savoir plus : Le calcul, c'est tout : 3 étapes pour bien dimensionner votre espace de bureau

Trouver le bon équilibre d'espace pour le travail hybride

La gestion de l'espace est un processus continu qui implique de s'adapter à l'évolution des besoins organisationnels, de la technologie et des attentes des employés. La collaboration entre la gestion des installations, l'informatique et les autres services est nécessaire pour créer un lieu de travail hybride florissant qui soutienne les objectifs de l'organisation. À l'aide d'un système de gestion de l'espace et le respect des meilleures pratiques peut permettre à votre organisation d'améliorer sa productivité, de réduire ses coûts et sa consommation d'énergie, et de trouver le juste équilibre pour le travail hybride.

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