¿Qué es la gestión del espacio? Seis pasos para mejorar los lugares de trabajo híbridos

La forma en que utilizamos el espacio de oficina ha cambiado. La oficina ya no es el lugar donde los empleados van cinco días a la semana y trabajan ocho horas al día en el mismo escritorio. El trabajo híbrido cambió el propósito de la oficina y, por lo tanto, el espacio de oficina debe cambiar para adaptarse a los nuevos patrones de trabajo híbridos.

Las organizaciones deben tener más en cuenta el uso eficiente del espacio. Un menor número de trabajadores en la oficina en cualquier momento significa una menor demanda de espacio, lo que significa que las organizaciones pueden reducir el tamaño del espacio de sus oficinas. Sin embargo, las organizaciones aún deben brindar a los trabajadores un fácil acceso al cuatro categorías de espacios esenciales para el trabajo de oficina (Gensler). Es hora de que las organizaciones reevalúen los diseños de sus espacios de oficina para satisfacer las necesidades cambiantes de su fuerza laboral híbrida.

En esta publicación, desglosamos todo lo que necesita saber sobre la administración del espacio y las mejores prácticas para administrar el espacio de su oficina de manera efectiva. Cubriremos:

• ¿Qué es la gestión del espacio?
• ¿Cómo funciona la gestión del espacio?
• Ventajas de un sistema de gestión del espacio
• Mejores prácticas de gestión del espacio

Es hora de que los gerentes de instalaciones, los profesionales de CRE y los diseñadores de espacios de trabajo administren el espacio de manera efectiva para aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados en la oficina.

¿Qué es la gestión del espacio?

La gestión del espacio es el proceso de optimización del uso del espacio físico. Es un objetivo estratégico maximizar la funcionalidad, la comodidad y la productividad y, al mismo tiempo, minimizar el desperdicio y las ineficiencias.

En entornos de trabajo híbridos, la gestión eficaz del espacio para muchas organizaciones significa implementar espacios flexibles que se adaptan al propósito de los empleados para ir a la oficina. Un informe de Jones Lang LaSalle, Inc (JLL) reveló que el 37% de las organizaciones globales planean aumentar el uso de espacios flexibles o de trabajo conjunto después de la pandemia.

¿Cómo funciona la gestión del espacio?

La gestión del espacio implica la planificación, el diseño y el mantenimiento continuo del espacio de trabajo determinado para maximizar su potencial. Gestión eficaz del espacio puede reducir el uso y los costos de energía, mejorar la colaboración y la productividad y mejorar la experiencia de los empleados.

La gestión del espacio es más difícil con el trabajo híbrido debido a los horarios fluctuantes, a los distintos ocupantes en un momento dado y a los nuevos propósitos para ir a la oficina. Ahí es donde un sistema de gestión del espacio resulta útil para ayudarte a gestionar el espacio de forma más eficaz.

«Antes de la COVID, siempre nos centramos en ser eficientes y tener en cuenta el presupuesto. Costo por dólar por metro cuadrado por pie cuadrado por persona, sea cual sea. Estábamos muy motivados por la eficiencia. Ahora, mi opinión es que necesitamos ser mucho más eficaces». - Larry Morgan, director de gestión global de instalaciones e iniciativas de sostenibilidad corporativa de SAP

Ventajas de un sistema de gestión del espacio

UN sistema de gestión del espacio es una excelente inversión para las organizaciones que buscan administrar sus espacios de oficina flexibles de manera más eficaz. JLL estima que el 30% de todo el espacio de oficinas se utilizará de forma flexible de aquí a 2030. Un sistema de gestión del espacio permite a las organizaciones planificar, diseñar y mantener los espacios de forma continua:

Optimiza el espacio de oficina

UN plataforma de gestión del espacio mejora el lugar de trabajo físico para mejorar el compromiso y el bienestar. Conduce a un uso más eficiente del espacio porque los líderes de las instalaciones pueden utilice la analítica para realizar un seguimiento más fácil de los espacios que son espacios populares frente a espacios subutilizados. Según los datos de una encuesta de Inc., el 40% del espacio dedicado a los escritorios de una oficina no se utiliza en un día determinado. Además, una plataforma de gestión del espacio con mapas interactivos y unas normas sólidas pueden ayudarle a crear entornos de oficinas que fomenten la productividad y la colaboración.

Ayuda a controlar los costos y el uso de energía

Cuando los espacios de oficina pagados no se utilizan, es dinero tirado por la borda. Una plataforma de gestión del espacio permite a las organizaciones reducir el espacio de oficinas sin comprometer la experiencia en el lugar de trabajo, ya que reduce los espacios de oficina infrautilizados y permite redirigir la energía y los esfuerzos a las áreas más populares. Además, conocer las horas punta de uso de los distintos espacios puede ayudar a las organizaciones a controlar el consumo de energía. Por ejemplo, puede reducir los costos de energía apagando la calefacción y la refrigeración cuando nadie esté utilizando el espacio. Por implementación de escritorios compartidos o hotelería con escritorio, las organizaciones pueden reducir los costos operativos de sus oficinas en un 30% (BBC).

Mejora la colaboración y la coordinación

El impuesto híbrido de coordinación laboral es un problema real. Una plataforma de gestión del espacio con reservas de escritorios y salas de reuniones facilita la coordinación de los horarios en la oficina. Las integraciones de sincronización bidireccional con los calendarios facilitan la reserva de todos los recursos necesarios para colaboración física y virtual. Además, software de gestión del espacio con herramientas de automatización puede reducir el trabajo administrativo y proporcionar información más precisa y actualizada para facilitar la colaboración a distancia. Por ejemplo, puedes reservar espacios fácilmente o cancelar reservas en el último momento y hacer que esas actualizaciones aparezcan en la plataforma en tiempo real.

Fomenta la productividad y la satisfacción

Existe una correlación positiva entre el diseño de la oficina y la productividad. Los diseños de oficina mejor distribuidos conducen a una mayor productividad y colaboración. Según Gensler, los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen un mejor acceso a los espacios para las actividades laborales críticas y ofrecen una gama más diversa de espacios de trabajo. Una plataforma de gestión del espacio le permite organizar mejor el diseño de su oficina, lo que ayuda a sus empleados a trabajar mejor al proporcionarles los espacios, las comodidades y los recursos que necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera.

Reduce la huella de carbono

Cada vez más organizaciones tienen objetivos de sostenibilidad agresivos a medida que se esfuerzan por cumplir con las nuevas leyes de sostenibilidad (por ejemplo, el objetivo de cero emisiones netas). Una plataforma de gestión del espacio permite a las organizaciones implementar de manera más eficaz el uso compartido de asientos, como los escritorios compartidos o hotelería con escritorio. La eficiencia de los escritorios compartidos entre los trabajadores híbridos puede reducir la huella de carbono en un 28% (PNAS).

Mejores prácticas de gestión del espacio

Ahora que comprende el proceso y el objetivo de la administración del espacio, es el momento de implementar las mejores prácticas para garantizar que su organización administre de manera efectiva su espacio de oficina. Este es un enfoque de 6 pasos que puede adoptar:

1. Evalúe su espacio

Primero, comprenda con qué tiene que trabajar antes de poder administrar su espacio de manera efectiva. Empieza por entender los requisitos del espacio, como el número de ocupantes, el tipo de actividades que se llevarán a cabo y las necesidades específicas (por ejemplo, el almacenamiento o las áreas de reunión). El trabajo híbrido exige nuevos diseños de espacio de trabajo, haciendo hincapié en los espacios flexibles que se puedan reconfigurar fácilmente.

2. Invierta en las herramientas adecuadas

Un robusto sistema de gestión del espacio puede hacer maravillas para gestionar eficazmente el espacio. Las herramientas tecnológicas inteligentes, como los dispositivos y sensores de IoT, se pueden usar para monitorear y administrar el espacio en tiempo real. Estas tecnologías pueden proporcionarle los datos y la información que necesita para tomar decisiones informadas sobre la gestión del espacio, como predecir las necesidades futuras de espacio o identificar las áreas infrautilizadas.

Obtenga más información: 6 cosas a tener en cuenta en el software de gestión del espacio

3. Involucrar a

Gestión eficaz del espacio busca maximizar la funcionalidad y la productividad, por lo que es imprescindible comprender las necesidades y preferencias de todos los involucrados. Encueste a sus empleados, jefes de departamento, líderes de la empresa y otras partes interesadas para garantizar una planificación precisa del espacio. La creación de canales de comunicación para obtener comentarios continuos durante todo el proceso de planificación también es útil para informar sobre los ajustes y las mejoras en curso.

4. Optimice la utilización del espacio

La gestión eficaz del espacio también minimiza los residuos y las ineficiencias sin comprometer la funcionalidad y la comodidad. Asegúrese de que el espacio se utilice de la manera más eficiente posible promoviendo el trabajo flexible, como los escritorios compartidos o el alojamiento en hoteles, y equilibrándolo con las áreas de colaboración. También deberías utilizar los conocimientos de la auditoría del espacio para asignar espacios teniendo en cuenta las necesidades de las partes interesadas. Esto puede incluir reservar áreas para uso común y asignar oficinas a equipos que requieren más colaboración o privacidad (por ejemplo, financiero, legal) o garantizar que los espacios se utilicen para el propósito previsto para prevenir conflictos.

Al mismo tiempo, las organizaciones deben equilibrar el costo del espacio (alquiler, servicios públicos, mantenimiento) con su utilidad. Esto podría implicar reducir el tamaño, reubicar o rediseñar los espacios para reducir los costos y, al mismo tiempo, garantizar que los espacios sean cómodos, seguros y propicios para la productividad, de modo que los empleados puedan hacer su trabajo al máximo. Esto podría incluir muebles ergonómicos, ventilación adecuada, luz natural y control del ruido.

Obtenga más información: Cómo crear barrios de oficinas híbridos con Skedda

5. Adopte enfoques sostenibles

Con un énfasis cada vez mayor en reducir las emisiones de carbono e incluso alcanzar los objetivos de cero emisiones, las organizaciones deben incorporar prácticas sostenibles para lograrlo. En una encuesta de Johnson Controls y Forrester Research, el 80% de los encuestados dijo que implementar o mejorar sus iniciativas de sostenibilidad era una de las principales prioridades. Las organizaciones pueden utilizar iluminación de bajo consumo y materiales reciclados o diseñar espacios que reduzcan la necesidad de iluminación artificial. También pueden minimizar el espacio desperdiciado (por ejemplo, escritorios sin usar y áreas de almacenamiento excesivas) para reducir la huella de carbono que implica el mantenimiento de esos espacios.

6. Supervise y mejore

La gestión del espacio es un proceso continuo eso requiere controles y ajustes periódicos para mantenerse al día con los cambios. Evalúe periódicamente cómo se utiliza el espacio, identificando las áreas subutilizadas, los espacios superpoblados o cualquier discrepancia entre el uso previsto y el real. Puede hacerlo mediante observaciones, encuestas o tecnologías como los sensores de ocupación. Al llevar un registro de los datos del lugar de trabajo, puedes usar la información que has recopilado para tomar decisiones informadas sobre la asignación de espacio, los rediseños o la reducción de personal. También puedes incorporar los datos del lugar de trabajo en los informes periódicos dirigidos a las partes interesadas sobre el uso del espacio, los costos y cualquier cambio realizado o recomendado.

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Cómo encontrar el equilibrio de espacio adecuado para el trabajo híbrido

La gestión del espacio es un proceso continuo que implica adaptarse a los cambios en las necesidades de la organización, la tecnología y las expectativas de los empleados. La colaboración entre los departamentos de administración de instalaciones, TI y otros departamentos es necesaria para crear un lugar de trabajo híbrido próspero que respalde los objetivos de la organización. Uso de un sistema de gestión del espacio y seguir las mejores prácticas puede llevar a su organización a mejorar la productividad, reducir los costos y el uso de energía y encontrar el equilibrio adecuado para el trabajo híbrido.

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