De Mandate à Magnet : conception de bureaux pour de superbes lieux de travail hybrides

Il y a eu des carottes, puis des bâtons, et puis il y a eu des designs de bureaux instagrammables. Dans le cadre du grand débat sur le retour au bureau (RTO), les employeurs ont utilisé toutes les tactiques pour inciter les employés à retourner au bureau. À la mi-2024, la plupart des employés sont prêts à travailler parfois au bureau. Selon l'enquête mondiale sur le lieu de travail 2024 de Gensler, 72 % des employés sont optimistes quant à leur retour.

Cependant, les employés n'aiment pas se rendre dans un bureau qui ne convient pas à leurs nouvelles méthodes de travail. Ils veulent des espaces qui favorisent une collaboration fluide, une interaction sociale et un brainstorming créatif. Une nouvelle enquête de Cisco a révélé que seuls 47 % des travailleurs pensent que leur environnement de travail est équipé pour cette nouvelle ère de travail hybride.

Il est temps pour les organisations de réévaluer la conception de leurs espaces de bureaux afin de répondre aux besoins évolutifs de leur main-d'œuvre hybride. Les responsables des installations, les responsables informatiques et les concepteurs d'espaces de travail devraient envisager nouveaux indicateurs de l'environnement de travail lorsqu'ils examinent la manière dont leurs bureaux répondent aux besoins de travail hybride.

« Faire du bureau un pôle d'attraction signifie créer des expériences que les employés apprécient. Pour y parvenir, les entreprises doivent intégrer des solutions de travail hybrides, imprégnées d'IA, dans leurs espaces de travail afin de favoriser des expériences collaboratives pour tous. » - Jeetu Patel, vice-président exécutif et directeur général de la sécurité et de la collaboration chez Cisco

1. Multipliez les opportunités de collaboration et de socialisation au bureau

Les employeurs et les employés reconnaissent le besoin d'espaces de bureau qui encourager la collaboration et l'innovation. L'enquête de Cisco a révélé que deux des trois principaux facteurs incitant les employés à retourner au bureau étaient la « socialisation avec les autres » (74 %) et la « collaboration avec les autres » (71 %). Cependant, à l'heure actuelle, les espaces de bureau sont trop axés sur le travail individuel au lieu de favoriser la collaboration et la créativité. 85 % des employeurs déclarent que la plupart des espaces de bureau de leur organisation sont alloués à des espaces de travail personnels (Cisco).

Les bureaux conçus pour favoriser la collaboration et la socialisation disposent également d'un retour sur investissement positif pour les entreprises, ce qui contribue à améliorer la rétention et l'engagement des employés. 83 % des employeurs reconnaissent que les améliorations fondées sur la collaboration attirent et retiennent efficacement les meilleurs talents. Les employés qui passent plus de temps à travailler avec les autres qu'individuellement sont les plus engagés et les plus susceptibles de continuer à apprendre et à participer au développement professionnel (Gensler). Les organisations devraient affecter davantage de postes de travail personnels aux espaces destinés aux petites et grandes réunions, aux séances de brainstorming créatives et aux discussions personnelles telles que les entretiens individuels.

Consultez Le guide définitif du travail hybride pour plus de stratégies visant à mettre en œuvre un travail hybride réussi.

2. Concevez l'aménagement des bureaux pour répondre aux nouvelles méthodes de travail hybrides

Alors que la collaboration et la socialisation occupent une place centrale dans le travail des employés au bureau, le travail hybride met l'accent sur l'importance de disposer d'espaces adaptés à la flexibilité et à une plus grande variété d'activités professionnelles. Selon le rapport d'analyse comparative de la planification mondiale de l'occupation 2024 de JLL, le spectre des types d'espaces s'élargit, qu'il s'agisse d'espaces collaboratifs, individuels ou de concentration, avec aménagement flexible des sièges, comme le hot desking augmentant.

Selon Cisco, les employeurs et les employés pensent que le bureau du futur doit favoriser la flexibilité et l'adaptabilité afin d'offrir une expérience de travail plus personnalisée. C'est parce que quand, où et comment les gens travaillent ont changé. Les employés ne viennent plus au bureau cinq jours par semaine et restent assis à leur bureau toute la journée. Gensler a constaté que les lieux de travail devaient désormais être optimisés pour prendre en charge efficacement les cinq modes de travail :

• travailler seul,
• travailler avec d'autres personnes en personne,
• travailler virtuellement avec d'autres personnes,
• apprentissage, et
• socialisation.

Cependant, environ la moitié seulement des employeurs et des employés affirment que les postes de travail individuels, les petites et grandes salles de réunion et les espaces de rassemblement sont « efficaces » ou « modérément efficaces » pour améliorer la productivité au bureau. Ces résultats montrent que davantage peut et doit être fait pour garantir que les conceptions de bureaux actuelles soutiennent pleinement les activités de travail dans ces espaces.

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3. Investissez dans l'expérience en milieu de travail pour améliorer les performances

93 % des employeurs et 89 % des employés du monde entier pensent qu'il existe une corrélation positive entre la conception de l'espace de travail et la satisfaction des employés (Cisco). Le design de bureau n'est plus seulement une question de fonctionnalité, il s'agit également d'utiliser le bureau pour créer des expériences de travail exceptionnelles. Les lieux de travail les plus performants ont des conceptions de bureaux qui favorisent de meilleures expériences sur le lieu de travail. Ces lieux de travail sont également plus flexibles, 94 % des employés ayant le choix de leur lieu de travail au sein du bureau.

Les performances sur le lieu de travail s'améliorent avec la quantité d'espaces offerts au sein et au-delà du bureau. Ces lieux de travail disposent de différents types d'espaces, offrant un meilleur accès aux espaces pour les activités professionnelles critiques et un plus grand choix d'environnements de travail, au-delà des espaces de travail individuels et des salles de réunion fermées (Gensler). Sachant cela, les organisations devraient envisager les différents équipements de style de vie qui contribuent à une meilleure expérience de travail. Cela comprend les salles de pause et les salons, les cafétérias, salles de projet et salles d'équipe, des espaces de travail extérieurs et des espaces de repos et de sieste.

En savoir plus : Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda

4. Mettez à jour la technologie Office pour permettre la collaboration hybride

Près des deux tiers des employés souhaitent amélioration de la technologie et de l'infrastructure pour s'adapter à différents travaux et activités (Cisco). Beaucoup estiment que les salles de réunion de leur bureau sont inefficaces, ce qui nuit à la productivité et à la collaboration en raison de technologies audio et vidéo défectueuses. En moyenne, un peu moins de la moitié des salles de réunion des entreprises disposent de fonctionnalités vidéo et audio. Les principales raisons pour lesquelles les salles de réunion ne sont pas efficaces pour améliorer la productivité au bureau sont les suivantes :

• Absence de terminaux vidéo et audio dans les salles (46 %)
• La faible qualité de l'expérience audiovisuelle (41 %)
• Absence de terminaux vidéo et audio pour le rendre inclusif (31 %)
• Manque de cohérence entre l'expérience des participants à distance et au bureau (32 %)

Les organisations ont besoin d'une technologie moderne, facile à mettre en œuvre et qui s'intègre bien à leurs autres plateformes. Ils doivent également commencer à intégrer l'intelligence artificielle (IA) sur leur lieu de travail afin de rationaliser les tâches administratives et de permettre aux employés de se concentrer davantage sur le travail critique. Il faudra une collaboration interfonctionnelle avec les installations, l'informatique et les ressources humaines pour développer des stratégies de gestion du changement afin de mettre en œuvre de nouvelles technologies dans l'ensemble de leur organisation.

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5. Concentrez-vous sur la réduction du déficit de compétences technologiques grâce à la formation

Il ne suffit pas de fournir des outils technologiques, car de nombreux employés y ont accès mais ne se sentent pas suffisamment compétents pour les utiliser. Cisco a constaté que la plupart des employés (60 %) signalent un manque d'accès ou de maîtrise de ces technologies, notamment la messagerie instantanée et le chat, les outils de gestion de projet ou de collaboration, ainsi que le partage de documents basé sur le cloud avec des plateformes de visioconférence. Alors que 43 % des employés ont accès aux technologies d'IA, moins de la moitié estiment les utiliser correctement (Cisco).

Les organisations doivent évaluer dans quelle mesure leurs employés utilisent les outils mis en œuvre et, si ce n'est pas le cas, découvrir pourquoi. Une fois que vous aurez compris le décalage et le déficit de compétences, vous pourrez concevoir des programmes de formation et des processus de changement pour initier les employés à ces technologies. Par exemple, vous devrez peut-être introduire les outils technologiques et la formation dès le début du processus d'intégration pour vous assurer que tous les nouveaux employés sont préparés à leurs débuts. Chaque fois que vous introduisez un nouvel outil, vous devrez peut-être créer de nouvelles formations et ressources à l'intention des employés et collecter régulièrement des données pour suivre l'évolution de l'adoption.

Concevoir le lieu de travail pour attirer la future main-d'œuvre

L'avenir de la conception des espaces de bureau repose sur la création d'environnements qui vont au-delà des exigences fonctionnelles pour offrir des expériences de travail exceptionnelles, propices à la flexibilité, à la collaboration et à l'épanouissement personnel. Les recherches montrent qu'une refonte en profondeur de l'aménagement des bureaux est impérative pour prendre en charge efficacement une variété de modes de travail. En investissant dans des conceptions de bureaux modernes et en intégrant des technologies de pointe, les organisations peuvent attirer les talents, favorisant ainsi un environnement de travail productif et engageant qui correspond aux tendances professionnelles contemporaines.

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