Del mandato al imán: diseño de oficinas para excelentes lugares de trabajo híbridos

Había zanahorias, luego estaban los palitos y luego estaban los diseños de oficinas para Instagram. En el gran debate sobre el regreso a la oficina (RTO), los empleadores han utilizado todas las tácticas para que los empleados regresen a la oficina. A mediados de 2024, la mayoría de los empleados están dispuestos a trabajar a veces en la oficina. Según la Encuesta mundial sobre el lugar de trabajo de 2024 de Gensler, el 72% de los empleados cree que volverá a trabajar.

Sin embargo, a los empleados no les gusta ir a una oficina que no se adapte a sus nuevas formas de trabajar. Quieren espacios que fomenten la colaboración fluida, la interacción social y la lluvia de ideas creativa. Una nueva encuesta de Cisco reveló que solo el 47% de los trabajadores cree que sus entornos de trabajo están preparados para esta nueva era de trabajo híbrido.

Es hora de que las organizaciones reevalúen los diseños de sus espacios de oficina para satisfacer las necesidades cambiantes de su fuerza laboral híbrida. Los administradores de instalaciones, los diseñadores de TI y de espacios de trabajo deberían tener en cuenta nuevas métricas del lugar de trabajo al considerar cómo sus oficinas satisfacen las necesidades de trabajo híbrido.

«Hacer de la oficina un imán significa crear experiencias que los empleados valoren. Para lograrlo, las organizaciones deben integrar soluciones de trabajo híbridas, dotadas de inteligencia artificial, en los espacios de oficina para fomentar las experiencias de colaboración para todos». - Jeetu Patel, vicepresidente ejecutivo y gerente general de seguridad y colaboración de Cisco

1. Aumente las oportunidades de colaboración y socialización en la oficina

Tanto los empleadores como los empleados reconocen la necesidad de espacios de oficina que fomentar la colaboración y la innovación. La encuesta de Cisco reveló que dos de los tres principales factores que impulsan a los empleados a regresar a la oficina eran «socializar con otras personas» (74%) y «colaborar con otras personas» (71%). Sin embargo, tal como están las cosas ahora, los espacios de oficina se centran demasiado en el trabajo individual en lugar de fomentar la colaboración y la creatividad. El 85% de los empleadores afirma que la mayor parte del espacio de oficina de su organización se destina a espacios de trabajo personales (Cisco).

Las oficinas diseñadas para una mayor colaboración y socialización también tienen retorno positivo de la inversión para las empresas, lo que ayuda a mejorar la retención y el compromiso de los empleados. Un abrumador 83% de los empleadores reconoce que las mejoras impulsadas por la colaboración atraen y retienen eficazmente a los mejores talentos. Los empleados que dedican más tiempo a trabajar con otros que a trabajar individualmente son los más comprometidos y tienen más probabilidades de seguir aprendiendo y participando en el desarrollo profesional (Gensler). Las organizaciones deberían asignar estaciones de trabajo más personales a espacios para reuniones pequeñas y grandes, sesiones de intercambio de ideas creativas y debates personales, como las individuales.

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2. Diseñe el diseño de la oficina para adaptarse a las nuevas formas de trabajo híbrido

Si bien la colaboración y la socialización ocupan un lugar central en el trabajo de los empleados en la oficina, el trabajo híbrido enfatiza la importancia de los espacios que se adapten a la flexibilidad y a una mayor variedad de actividades laborales. Según el informe comparativo de la planificación de la ocupación mundial de 2024 de JLL, el espectro de tipos de espacio se está ampliando en los espacios colaborativos, individuales y de concentración, con arreglos de asientos flexibles, como escritorios compartidos aumentando.

Según Cisco, tanto los empleadores como los empleados creen que la oficina del futuro debe facilitar la flexibilidad y la adaptabilidad para ofrecer una experiencia laboral más individualizada. Esto se debe a que han cambiado cuándo, dónde y cómo trabajan las personas. Los empleados ya no vienen a la oficina cinco días a la semana y se sientan en sus escritorios todo el día. Gensler descubrió que ahora es necesario optimizar los lugares de trabajo para que sean compatibles de manera eficaz con los cinco modos de trabajo:

• trabajando solo,
• trabajar con otros en persona,
• trabajar con otros de forma virtual,
• aprendizaje, y
• socializar.

Sin embargo, solo alrededor de la mitad de los empleadores y empleados afirman que las estaciones de trabajo individuales, las salas de reuniones pequeñas y grandes y los espacios de reunión son «eficaces» o «moderadamente eficaces» para mejorar la productividad en la oficina. Estos resultados demuestran que se puede y se debe hacer más para garantizar que los diseños actuales de las oficinas apoyen plenamente las actividades laborales en esos espacios.

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3. Invierta en experiencia laboral para mejorar el rendimiento

El 93% de los empleadores y el 89% de los empleados de todo el mundo creen que existe una correlación positiva entre el diseño del espacio de trabajo y la satisfacción de los empleados (Cisco). El diseño de la oficina ya no se basa solo en la función, sino también en el uso de la oficina para cree excelentes experiencias en el lugar de trabajo. Los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen diseños de oficina que respaldan mejores experiencias en el lugar de trabajo. También hay más flexibilidad en estos lugares de trabajo, ya que el 94% de los empleados pueden elegir dónde trabajar dentro de la oficina.

El rendimiento en el lugar de trabajo mejora con la cantidad de espacios que se ofrecen dentro y fuera de la oficina. Estos lugares de trabajo tienen diversos tipos de espacio, lo que ofrece un mayor acceso a los espacios para actividades laborales críticas y más entornos de trabajo entre los que elegir, además de los espacios de trabajo individuales y las salas de reuniones cerradas (Gensler). Sabiendo esto, las organizaciones deben considerar los diversos servicios relacionados con el estilo de vida que contribuyen a una mejor experiencia en el lugar de trabajo. Esto incluye salas de descanso y salas de descanso, cafeterías, salas de proyectos y equipos, espacios de trabajo al aire libre y espacios de descanso y siesta.

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4. Actualice la tecnología de Office para permitir la colaboración híbrida

Casi dos tercios de los empleados quieren mejor tecnología e infraestructura para adaptarse a diferentes trabajos y actividades (Cisco). Muchos consideran que las salas de reuniones de sus oficinas son ineficaces, lo que dificulta la productividad y la colaboración debido a las tecnologías de audio y vídeo defectuosas. De media, poco menos de la mitad de las salas de reuniones de las organizaciones cuentan con funciones de vídeo y audio. Las principales razones por las que las salas de reuniones no son eficaces para mejorar la productividad en la oficina son las siguientes:

• Falta de terminales de vídeo y audio en las habitaciones (46%)
• La baja calidad de la experiencia audiovisual (41%)
• Falta de terminales de vídeo y audio para que sea inclusivo (31%)
• Falta de coherencia en la experiencia de los participantes remotos frente a los que trabajan en la oficina (32%)

Las organizaciones necesitan una tecnología moderna y fácil de implementar que se integre bien con sus otras plataformas. También deben empezar a integrar la inteligencia artificial (IA) en el lugar de trabajo para agilizar las tareas administrativas y liberar a los empleados para que puedan centrarse más en el trabajo de pensamiento crítico. Será necesaria la colaboración interfuncional con las instalaciones, el departamento de TI y los recursos humanos para desarrollar estrategias de gestión del cambio a fin de implementar nuevas tecnologías en toda la organización.

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5. Concéntrese en cerrar la brecha de habilidades tecnológicas con la capacitación

No basta con proporcionar las herramientas tecnológicas, ya que muchos empleados tienen acceso a ellas pero no se sienten lo suficientemente informados como para utilizarlas. Cisco descubrió que la mayoría de los empleados (el 60%) declaran no tener acceso a estas tecnologías o no dominarlas, entre las que se incluyen la mensajería instantánea y el chat, las herramientas de gestión de proyectos o colaboración y el intercambio de documentos en la nube con plataformas de videoconferencia. Si bien el 43% de los empleados tienen acceso a las tecnologías de inteligencia artificial, menos de la mitad se sienten capaces de utilizarlas (Cisco).

Las organizaciones deben evaluar en qué medida sus empleados utilizan las herramientas que se están implementando y, de no ser así, averiguar por qué. Una vez que comprenda la desconexión y la brecha de habilidades, podrá diseñar programas de formación y procesos de cambio para introducir a los empleados en estas tecnologías. Por ejemplo, es posible que tengas que introducir las herramientas tecnológicas y la formación en las primeras etapas del proceso de incorporación para garantizar que todos los empleados nuevos estén preparados cuando empiecen. Cada vez que introduzcas una nueva herramienta, es posible que tengas que crear nuevos recursos y formación para que los empleados los utilicen y recopilen datos con regularidad para ver cómo va la adopción.

Diseñar el lugar de trabajo para atraer a la fuerza laboral del futuro

El futuro del diseño de espacios de oficina depende de la creación de entornos que vayan más allá de los requisitos funcionales para ofrecer experiencias de trabajo excepcionales, que se adapten a la flexibilidad, la colaboración y el crecimiento personal. Las investigaciones muestran que es imprescindible un rediseño sustancial de la distribución de las oficinas para respaldar una variedad de modos de trabajo de manera eficaz. Al invertir en diseños de oficinas modernos e integrar tecnologías avanzadas, las organizaciones pueden crear un imán para el talento y fomentar un lugar de trabajo productivo y atractivo que se alinee con las tendencias laborales contemporáneas.

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