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Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
À l'approche des vacances du 4 juillet, c'est le moment idéal pour partager avec vos employés certaines stratégies cruciales pour se déconnecter. Le désir d'un équilibre entre vie professionnelle et vie privée n'est pas nouveau, mais la pandémie a changé ce que les gens valorisent et la manière dont ils y parviennent. Alors que les employés sont désormais plus susceptibles de donner la priorité à leur santé et à leur bien-être par rapport au travail, ils ressentent également la pression d'être « toujours actifs ».
Le les deux principales raisons pour lesquelles les gens ont quitté leur emploi étaient « le bien-être personnel ou la santé mentale » et « l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée » selon l'étude Work Trend Index 2022 de Microsoft.
Les organisations ont profité des avantages du travail hybride, notamment une flexibilité accrue, une satisfaction et une rétention accrues des employés, ainsi qu'une productivité et des performances accrues. Cependant, cela a également créé un environnement de travail avec peu de limites ou de directives pour le débranchement. La frontière entre vie professionnelle et vie personnelle est floue et les employés ressentent la tension et l'épuisement liés au fait de travailler 24 heures sur 24.
Les défis du travail hybride en matière d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Bien que le travail à domicile présente des avantages, il présente également des inconvénients, notamment sentiment de solitude et des difficultés à séparer le temps de travail du temps personnel. Les technologies modernes rendant la connexion plus accessible que jamais, les employés sont souvent confrontés à ces défis qui font qu'il est difficile de séparer le travail de la vie personnelle :
Frontières floues entre le travail et la vie personnelle.
Le travail hybride offre la flexibilité et la technologie nécessaires pour rester connecté 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui a rendu plus difficile la séparation entre le travail et la vie personnelle. Les résultats de Microsoft indiquent que la journée de travail de 9 h à 17 h est en train de disparaître rapidement, de plus en plus d'employés travaillant « en dehors des heures de bureau », en particulier entre 18 h et 20 h. Ces heures supplémentaires contribuent à un « troisième pic » de la journée de travail, au cours duquel certains travailleurs consultent à nouveau leurs e-mails et leurs applications de messagerie.
« Le troisième pic devrait être une option disponible pour les personnes qui en ont besoin, mais le défi à venir est de savoir comment faire en sorte que les gens ne travaillent pas 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ? » Si les gens travaillent pendant les trois périodes de pointe, c'est la recette d'un épuisement précoce. »
- Shamsi Iqbal, chercheuse principale chez Microsoft Research/Viva Insights
Possibilité d'allongement des heures de travail.
L'espace physique flou entre le travail et la maison amène également les employés à travailler de plus longues heures. L'utilisateur moyen de Teams envoie désormais 42 % de chats en plus par personne après les heures d'ouverture, selon Microsoft. Travailler plus longtemps simplement parce que c'est plus pratique a l'effet inverse à un moment donné, mettant à rude épreuve le bien-être et les performances au travail.
Difficulté à se déconnecter du travail.
Les employés ont le sentiment qu'ils ont besoin d'être « toujours actifs » dans un monde connecté au numérique. La surcharge numérique est devenue un problème urgent dans la nouvelle ère du travail à distance et hybride. Selon Microsoft, 54 % des personnes interrogées se sentaient surchargées de travail, tandis que 39 % se sont dites épuisées. Plus de la moitié des employés (59 %) signalent un épuisement professionnel, selon Aflac dans leur rapport WorkForce.
Les organisations doivent préciser que le travail flexible ne signifie pas « toujours actif ». Proposer une approche du bien-être à l'emporte-pièce est inefficace, car de nombreux facteurs peuvent contribuer à un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les organisations peuvent plutôt promouvoir le bien-être total, en commençant par déployer intentionnellement ces 5 stratégies :
1. Définissez des attentes et des normes claires
Pour atténuer la mentalité du « toujours actif », il est essentiel de faire travailler les managers avec les équipes pour établir des normes explicites concernant les heures de travail de base, telles que les attentes concernant les délais de réponse appropriés. Par exemple, vous pouvez demander aux membres de l'équipe de répondre aux discussions dans un délai d'une heure pendant les heures de travail principales. Pour s'assurer que ces attentes sont la norme pour tous, les organisations peuvent élaborer des politiques concernant les temps de réponse pour les différents canaux de communication et clarifier les attentes en matière de travail en dehors des heures normales.
« Je pense que nous devons redéfinir les attentes et réaliser que la plupart des informations, à moins qu'elles ne soient urgentes, peuvent attendre une réponse. »
- Shamsi Iqbal, chercheuse principale chez Microsoft Research/Viva Insights
2. Encouragez les pauses et les congés réguliers
Des études ont montré que les pauses, même courtes, pendant la journée peuvent améliorer le bien-être et la productivité. Une étude menée par le Human Factors Lab de Microsoft a révélé que les pauses entre les réunions permettaient au cerveau de « se remettre à zéro », réduisant ainsi l'accumulation cumulée de stress, tandis que les réunions consécutives pouvaient réduire la capacité de concentration et d'engagement.
Les organisations peuvent aider à normaliser les pauses en encourageant des attitudes positives à leur égard et en prenant elles-mêmes des pauses. Par exemple, les responsables des ressources humaines peuvent inclure des informations sur les pauses dans les programmes de formation au bien-être de l'entreprise et pendant les « moments de bien-être ». Les managers qui font des pauses et donnent l'exemple contribuent à prévenir la stigmatisation et la culpabilité des employés qui prennent des pauses.
« Donnez à vos employés la possibilité de réserver du temps sur leur propre calendrier pour des pauses de 15 minutes et/ou des pauses de 1 à 2 heures pour éviter l'épuisement professionnel lors des réunions. » -Jenny Moebius, vice-présidente principale de Skedda
3. Modélisez une gestion efficace du temps
Dans un modèle de travail hybride, les employés peuvent facilement essayer de faire face à une charge de travail toujours croissante en travaillant davantage, ce qui entraîne un épuisement professionnel. Les responsables peuvent aider en hiérarchisant les projets et en fixant des objectifs réalistes. L'adoption d'un cadre de définition d'objectifs tel que les objectifs et résultats clés (OKR) peut aider les employés à comprendre les objectifs généraux de l'entreprise et la manière dont leur travail les soutient, en leur permettant de se concentrer sur le travail le plus important et de reporter les tâches moins importantes.
En outre, les organisations peuvent apporter leur aide en utilisant des techniques et des outils de gestion du temps, tels que la création de pauses et la réduction des réunions inutiles. Par exemple, les responsables peuvent commencer les réunions cinq minutes après l'heure ou terminer les réunions 5 à 10 minutes avant l'heure afin que les employés puissent faire une pause entre les réunions. Tirer davantage parti communication asynchrone et en rendant les réunions en face à face plus intentionnelles, les employés peuvent gérer leur temps de manière plus efficace.
4. Favoriser une culture d'entreprise solidaire
Les employés considèrent qu'une culture d'entreprise favorable est très importante. Selon Microsoft, les personnes interrogées considéraient la « culture positive » (46 %) et les « avantages pour la santé mentale et le bien-être » (42 %) comme « très importants ». Les organisations peuvent créer une culture d'entreprise qui favorise l'engagement et l'inclusion des employés dans un environnement de travail hybride de la manière suivante :
Permettre la flexibilité et les préférences en matière de temps de travail.
Les gens varient selon le moment où ils travaillent de la manière la plus productive. Un développeur qui écrit du code peut être plus productif le soir, tandis qu'un rédacteur peut être plus en phase avec sa muse tôt le matin. Permettant à certains flexibilité quant au moment où les employés travaillent, en particulier pour un travail ciblé et indépendant, peut aider certains à trouver un meilleur équilibre.
Fournir des ressources pour la santé mentale et le bien-être.
Selon l'Aflac, quatre employés sur cinq conviennent que la couverture santé mentale est aussi importante que la couverture médicale principale. Les organisations peuvent offrir des avantages en matière de santé mentale et envisager de nouvelles plateformes en ligne telles que les visites virtuelles et les thérapies numériques pour lutter contre l'épuisement professionnel des employés.
Organisez régulièrement des check-ins et des sessions de feedback.
Il est essentiel de vérifier auprès des gens pour s'assurer qu'ils n'ont pas besoin de travailler 24 heures sur 24 pour suivre le rythme. Les personnes ont des besoins et des défis différents qui ne sont pas toujours faciles à repérer. Les responsables peuvent aider en favorisant une communication transparente pendant les entretiens individuels hebdomadaires et en organisation de séances de feedback avec empathie.
Favorisez la prise en charge de soi et la gestion du stress.
Les pauses physiques et mentales réduisent l'épuisement professionnel, améliorent la productivité et réduisent les erreurs. Les organisations peuvent fortement encourager les employés à faire une pause d'au moins 10 minutes par heure en combinant une activité physique (étirements ou marche) et des activités mentales réparatrices (méditation ou siestes).
« Le leadership sur le lieu de travail peut jouer un rôle crucial dans le bien-être général de ses employés simplement en prêtant attention à leur comportement. Aider les employés à prendre des pauses, à partir à l'heure et à utiliser leurs vacances est important pour la productivité. Un employé surmené sera moins intelligent et, en fin de compte, moins productif. »
- Dr Teralyn Sell, psychothérapeute et experte en santé du cerveau
5. Investir dans la technologie et l'infrastructure pour favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Il peut sembler contre-intuitif d'intégrer davantage de technologie à une main-d'œuvre déjà confrontée à une surcharge numérique, mais les outils technologiques peuvent aider les travailleurs mieux gérer leur temps lorsqu'il est utilisé de manière appropriée. Par exemple, les options de planification de Microsoft Outlook peuvent « suspendre » les messages envoyés après les heures de travail, ce qui signifie que les employés ne verront les messages dans leur boîte de réception qu'à la reprise des heures de travail.
En outre, une technologie qui prend en charge flux de travail asynchrones peut contribuer à réduire le nombre de réunions auxquelles les employés assistent, en particulier pendant les heures non conventionnelles avec des équipes distribuées. Par exemple, les employés peuvent enregistrer une vidéo Loom pour que les membres de l'équipe à l'autre bout du monde puissent la regarder pendant leurs heures de travail habituelles.
Améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans un modèle de travail hybride
Les organisations peuvent soutenir leurs employés en adoptant des habitudes de travail durables, en veillant à ce que les employés fassent des pauses et en adoptant des pratiques favorisant la santé et le bien-être. Les responsables peuvent suivre et évaluer les besoins de leur équipe en recueillant des commentaires et en menant des enquêtes, puis en utilisant ces informations pour ajuster les politiques et les pratiques. À mesure que les organisations le découvrent à quoi ressemble le travail hybride pour leur entreprise, ils doivent constamment communiquer leur approche pour aider les employés à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les dirigeants doivent également démontrer leur engagement à l'égard de l'évolution des normes et des meilleures pratiques à mesure qu'ils en apprennent davantage sur l'amélioration de l'expérience de travail hybride.
Pour en savoir plus sur la manière de créer des liens humains et une culture de travail hybride dynamique, lisez notre Série Humane avec Jackie Dube, CPO de The Predictive Index. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.
