Comment améliorer votre bureau hybride en 2023

Directeurs de bureau, à bientôt ! En tant que pivot opérationnel de votre entreprise et souvent le visage de votre personnel, vous êtes l'un des membres les plus importants de votre organisation. Sans quelqu'un comme vous, il est fort possible que l'entreprise s'effondre, et ce n'est pas exagéré.

Dans notre domaine d'activité particulier en matière d'innovation en milieu de travail, nous avons la chance de côtoyer des chefs de bureau d'entreprises de toutes tailles. Alors que nous entrons dans l'année 2023 et que le travail hybride devient de plus en plus permanent, nous avons pensé qu'il pourrait être utile de partager quelques idées et conseils que nous avons trouvés en travaillant avec ces responsables dévoués qui gèrent les bureaux, les installations, dans certains cas l'informatique et bien plus encore dans leurs entreprises hybrides.

Pourquoi un bon environnement de travail hybride est-il important ?

Ce n'est pas une nouveauté que le travail hybride offre plusieurs avantages à la fois aux employés et aux entreprises, tels qu'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, des économies de coûts, une concentration accrue et des viviers de talents plus diversifiés. Cependant, il existe également les défis d'un lieu de travail hybride qui, si elles sont négligées, peuvent entraîner une baisse de la productivité et de la culture d'entreprise et aller à l'encontre de l'objectif d'une stratégie de bureau flexible. Parmi ces défis, on peut citer sentiment d'isolement et la déconnexion, les charges logistiques et la confusion quant aux attentes.

Établir un plan bien pensé et délibéré pour la gestion d'un bureau hybride, y compris transition vers un modèle de travail hybride, fera toute la différence pour relever les défis et garantir que les employés sont soutenus et habilités. Un bon environnement de travail hybride est important car il peut faire ou défaire la culture de votre entreprise et avoir un impact considérable sur la productivité et la rétention des employés.

Voici quelques conseils pour les chefs de bureau afin de créer un lieu de travail hybride réussi en 2023 :

Astuce #1 : Repenser l'espace au sol

Gestion de l'espace a toujours été importante, mais la nécessité de repenser le bureau de manière créative en mettant l'accent sur la flexibilité et l'expérience n'a jamais été aussi essentielle qu'aujourd'hui, alors que nous faisons face à des difficultés économiques et au bien-être des employés. Voici quelques stratégies qui, selon moi, fonctionnent bien avec les responsables des installations et des bureaux avec lesquels nous travaillons :

• L'utilisation de plans d'étage interactifs avec disponibilité en temps réel des chambres et des bureaux.

• Réduire de moitié les grandes salles de réunion au profit de salles de réunion plus petites ou même d'espaces ouverts.

• Des espaces de bien-être uniques que les employés n'ont peut-être pas à la maison, comme les espaces extérieurs, les bureaux debout et sur tapis roulant, ainsi que les cours de méditation et d'exercice sur place.

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L'optimisation de la surface de vos bureaux aura des avantages immédiats et à long terme. Ces conseils ne sont que quelques moyens d'améliorer la flexibilité, la collaboration et les économies de coûts.

Conseil #2 : Mettez fin à l'isolement dans l'œuf grâce à des idées sociales créatives

Un autre défi courant lié à la gestion d'un bureau hybride est de s'assurer que les employés à distance ne se sentir isolé ou exclu. Étant donné qu'ils occupent une place centrale dans les opérations quotidiennes, les chefs de bureau sont particulièrement bien placés pour favoriser les liens et la communication entre les personnes.

Proposer des idées sociales créatives, telles que des projections de films mensuelles, peut changer la donne, ou peut-être que le fait de donner aux télétravailleurs un partenaire de travail désigné au bureau peut créer un sentiment d'unité et aider les employés à distance à se sentir tout aussi intégrés à la culture de l'entreprise que vos employés de bureau.

Le travail à domicile rend beaucoup plus difficile l'établissement de liens sociaux, et maintenant qu'ils ont le choix de rentrer chez eux ou de rester chez eux, les employés qui arrivent au bureau souhaitent vivre des expériences qui leur offrent quelque chose de différent de celui de chez eux. Faire des efforts supplémentaires pour créer un sentiment d'appartenance à une communauté crée un impact positif durable et peut faire la différence dans le moral d'une entreprise.

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Conseil #3 : Créez un bureau flexible avec un logiciel de gestion de l'espace

Les techniques visant à allouer les ressources, à améliorer l'efficacité, à prévoir les dépenses de bureau et à gérer l'espace ne sont pas nouvelles, mais elles ont été profondément bouleversées et fondamentalement bouleversées au cours des trois dernières années. Dans un environnement de travail flexible, les responsables de bureau ont désormais besoin d'outils pour gérer une semaine de travail multidimensionnelle, et les employés doivent pouvoir facilement réserver des bureaux et gérer des salles en déplacement.

Bien qu'il soit agréable de voir le visage d'un collègue sur un écran, rien ne vaut l'expérience de se retrouver en personne, et dans le monde moderne, nous passons souvent d'un bureau à l'autre et d'une ville à l'autre. UNE plateforme de planification de l'espace ou une application hôtelière peut faire toute la différence en supprimant les tracas liés à la gestion manuelle de la réservation et de la planification de vos espaces et en permettant aux responsables des installations et des bureaux de se concentrer de manière plus stratégique et moins sur la charge administrative.

S'appuyer sur le bon logiciel de réservation ne coûte pas cher et peut changer l'ensemble de l'expérience sur le lieu de travail, en permettant aux gens de se rencontrer, de collaborer, de socialiser et d'être plus productifs avec les autres. Il s'agit certainement d'une astuce à ne pas négliger et qui offre un retour sur investissement mesurable.

Conseil #4 : Procurez-vous un système de gestion de l'équipement

Fournir à chacun ce dont il a besoin, au moment où il en a besoin, n'est pas chose facile dans le meilleur des cas, et si l'on ajoute à cela une culture hybride et une entreprise en pleine croissance, cela peut rapidement devenir incontrôlable (sans parler des problèmes de conformité). Des éléments tels que les ordinateurs portables, une connexion Internet fiable et les logiciels ou outils informatiques nécessaires nécessitent des contrôles logistiques et de sécurité rapides et une équipe de service flexible capable d'aider les employés sur site et virtuellement.

Ce domaine de gestion peut se situer quelque part entre les installations, l'informatique et les ressources humaines et il faut généralement une collaboration solide entre les trois pour fonctionner et évoluer avec succès ici. Voici quelques conseils qui ont donné de bons résultats dans les entreprises de toutes tailles :

• Utilisez un système de gestion des équipements à distance tel que Fristbase, Growork ou Workwise qui gère et suit facilement la logistique des biens de l'entreprise.

• Pour le service informatique, préchargez les ordinateurs portables avec tous les logiciels dont les employés ont besoin avant de les envoyer et facilitez au maximum le retour du matériel.

• Offrez des allocations pour combler les lacunes en matière de fournitures de bureau (entre 500$ et 1 000$, c'est considéré comme une bonne somme).

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Conseil #5 : Créez une boucle d'écoute en temps réel pour améliorer l'expérience sur le lieu de travail

L'environnement physique de votre lieu de travail, votre culture et la technologie jouent un rôle essentiel dans l'amélioration de l'expérience des employés, et le fait de suivre de près le bien-être et les sentiments de ceux qui nous entourent peut aider une entreprise à réagir rapidement aux éventuels problèmes avant qu'ils ne surviennent et à améliorer la satisfaction des employés. Étant en première ligne et agissant à bien des égards comme le visage de l'entreprise, les chefs de bureau ont naturellement les yeux et les oreilles rivés sur terre et sont dans une position unique pour aider à cet égard.

Lors de nos conversations avec les chefs de bureau de sociétés hybrides, l'une des meilleures pratiques qui se dégage consiste à créer des boucles d'écoute en temps réel qui permettent aux employés de donner facilement leur avis sur leur expérience professionnelle et permettent aux dirigeants de l'entreprise de les écouter et de réagir rapidement et de manière authentique. Cela ne nécessite pas nécessairement de nouvelles technologies RH coûteuses, mais il faut simplement du temps et de l'engagement de la part du personnel exécutif et des autres personnes capables de gérer la communication. Étant donné la position unique dans laquelle ils se trouvent, les chefs de bureau peuvent jouer le rôle de meneurs d'influence en proposant des recommandations pour les publications de commentaires et en communiquant dans les deux sens aux points accessibles, virtuellement et physiquement.

Slido est un excellent outil à envisager pour les questions-réponses virtuelles, le All Hands de l'entreprise et la collecte de commentaires. Il propose une fonctionnalité intéressante permettant aux employés de voter pour le vote positif, afin que chacun ait la possibilité de voter démocratiquement sur les mesures prises.

Récompenser les employés qui fournissent des commentaires, qu'ils soient positifs ou négatifs, peut favoriser un véritable sentiment d'engagement et encourager la transparence et la responsabilité — les principaux piliers de la direction de l'entreprise à compter de 2023.

En conclusion

Il n'a jamais été aussi essentiel de sortir des sentiers battus pour gérer avec succès un bureau flexible, et une bonne culture hybride peut permettre à l'entreprise de réaliser d'importantes économies, d'améliorer la productivité et de fidéliser les employés.

En résumé, les cinq conseils que nous vous recommandons de suivre pour une gestion de bureau hybride sont les suivants :

1. Repensez l'espace au sol
2. Combattre l'isolement dans l'œuf grâce à des idées sociales créatives
3. Créez un bureau flexible avec un logiciel de gestion de l'espace
4. Procurez-vous un système de gestion de l'équipement
5. Créez une boucle d'écoute en temps réel pour améliorer l'expérience sur le lieu de travail

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Pour connaître les stratégies permettant de gérer au mieux le changement lors de la transition vers le travail hybride, lisez Vous passez au travail hybride ? 10 étapes pour mieux gérer le changement. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.