Cómo mejorar su oficina híbrida en 2023

Gerentes de oficina, ¡nos vemos! Como eje operativo de su empresa y, a menudo, el rostro de su fuerza laboral, usted es uno de los miembros más importantes de su organización. Sin alguien como tú, es muy posible que la empresa se desmorone, y no es exagerado.

En nuestra línea particular de trabajo en materia de innovación en el lugar de trabajo, tenemos la suerte de trabajar de cerca con directores de oficina de empresas de todos los tamaños. A medida que nos adentramos en 2023 y el trabajo híbrido es cada vez más permanente, pensamos que podría ser útil compartir algunas ideas y consejos que hemos aprendido al trabajar con estos gerentes dedicados a gestionar las oficinas, las instalaciones y, en algunos casos, la TI y mucho más en sus empresas híbridas.

¿Por qué es importante un buen lugar de trabajo híbrido?

No es ninguna novedad que el trabajo híbrido ofrezca varios beneficios tanto para los empleados como para las empresas, como un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal, el ahorro de costos, una mayor concentración y una mayor diversidad de grupos de talentos. Sin embargo, también existen desafíos para un lugar de trabajo híbrido eso, si se pasa por alto, puede reducir la productividad y la cultura empresarial y frustrar el propósito de una estrategia de oficina flexible. Entre estos desafíos se encuentran sentimientos de aislamiento y desconexión, cargas logísticas y confusión en torno a las expectativas.

Establecer un plan bien pensado y deliberado para administrar una oficina híbrida, que incluya transición a un modelo de trabajo híbrido, marcará la diferencia a la hora de abordar los desafíos y garantizar que los empleados reciban apoyo y capacitación. Un buen lugar de trabajo híbrido es importante porque puede impulsar o deshacer la cultura de la empresa y repercutir en gran medida en la productividad y la retención de los empleados.

Estos son algunos consejos para que los gerentes de oficina creen un lugar de trabajo híbrido exitoso este 2023:

Consejo #1: Repensar el espacio

Gestión del espacio siempre ha sido importante, pero la necesidad de repensar la oficina de forma creativa con un enfoque en la flexibilidad y la experiencia nunca ha sido tan importante como ahora, a medida que nos enfrentamos a los obstáculos económicos y al bienestar de los empleados. Algunas estrategias que he visto que funcionan bien con los gerentes de instalaciones y oficinas con los que trabajamos son:

• El uso de mapas de planta interactivos con disponibilidad en tiempo real de habitaciones y escritorios.

• Reducir las salas de reuniones grandes a la mitad en favor de salas de enfoque más pequeñas o incluso espacios abiertos.

• Espacios de bienestar únicos que los empleados tal vez no tengan en casa, como áreas al aire libre, escritorios de pie y en cinta de correr, y clases de meditación y ejercicio en el lugar.

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Optimizar el espacio de su oficina tendrá beneficios inmediatos y a largo plazo. Estos consejos son solo algunas maneras de lograr una mayor flexibilidad, colaboración y ahorro de costos.

Consejo #2: Corta el aislamiento de raíz con ideas sociales creativas

Otro desafío común al administrar una oficina híbrida es garantizar que los empleados remotos no sentirse aislado o excluido. Dado que están al frente de las operaciones diarias, los gerentes de oficina se encuentran en una posición única para ayudar a fomentar las conexiones y la comunicación entre las personas.

Ofrecer ideas sociales creativas, como proyecciones mensuales de películas, puede cambiar las reglas del juego, o tal vez darles a los trabajadores remotos un compañero de trabajo designado en la oficina puede establecer un sentido de unión y ayudar a los empleados remotos a sentirse parte de la cultura empresarial tanto como los empleados de la oficina.

Trabajar desde casa hace que sea mucho más difícil fomentar las conexiones sociales, y ahora, con la opción de venir o quedarse en casa, los empleados que vienen a la oficina desean experiencias que ofrezcan algo diferente a las de su hogar. Hacer un esfuerzo adicional para crear un sentido de comunidad crea un impacto positivo y duradero y puede marcar la diferencia en la moral de una empresa.

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Consejo #3: Cree una oficina flexible con un software de gestión del espacio

Las técnicas para asignar recursos, mejorar la eficiencia, pronosticar el gasto de la oficina y gestionar el espacio no son nada nuevo, pero se han visto sacudidas hasta la médula y han sufrido un cambio radical en los últimos tres años. Los gerentes de oficina que trabajan en un lugar de trabajo flexible ahora necesitan herramientas que les permitan tener una semana laboral multidimensional, y los empleados necesitan la capacidad de reservar escritorios y gestionar las habitaciones con facilidad desde cualquier lugar.

Si bien es fantástico ver el rostro de un colega en una pantalla, no hay nada mejor que la experiencia de reunirse en persona y, en el mundo moderno, a menudo nos movemos entre varias oficinas y ciudades. A plataforma de programación espacial Nuestra aplicación hotelera puede marcar la diferencia al eliminar la molestia de administrar manualmente la reserva y la programación de sus espacios y permitir que los gerentes de instalaciones y oficinas se concentren de manera más estratégica y menos en la carga administrativa.

Contar con el software de reservas adecuado no tiene por qué costar mucho y puede cambiar toda la experiencia en el lugar de trabajo, ya que permite que las personas se reúnan, colaboren, socialicen y sean más productivas con los demás. No cabe duda de que este es un truco que no hay que pasar por alto y que tiene un ROI apreciablemente alto.

Consejo #4: Obtenga un sistema de administración de equipos

Conseguir que todos tengan lo que necesitan cuando lo necesitan no es una tarea fácil en el mejor de los casos y, junto con una cultura híbrida y una empresa en crecimiento, esto puede salirse de control rápidamente (por no hablar del incumplimiento). Cosas como ordenadores portátiles, Internet fiable y el software o las herramientas de TI necesarios requieren controles logísticos y de seguridad rápidos y un equipo de servicio flexible que pueda ayudar a los empleados tanto in situ como de forma virtual.

Esta área de administración puede situarse entre las instalaciones, la TI y los recursos humanos y, por lo general, requiere colaboración sólida entre los tres para operar y escalar con éxito aquí. Algunos consejos que hemos visto que funcionan bien en empresas de todos los tamaños son:

• Utilice un sistema de administración remota de equipos, como Fristbase, Growork o Workwise, que gestione y controle fácilmente la logística de la propiedad de la empresa.

• En el caso de TI, precargue los ordenadores portátiles con todo el software que los empleados necesitan antes de enviarlos y facilite al máximo la devolución del equipo.

• Ofrezca estipendios para cubrir los vacíos de suministros de escritorio (entre 500 y 1000 dólares se considera bueno).

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Consejo #5: Cree un bucle de escucha en tiempo real para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo

El entorno físico, la cultura y la tecnología de su lugar de trabajo desempeñan un papel fundamental a la hora de configurar la experiencia de los empleados, y vigilar de cerca el bienestar y los sentimientos de quienes nos rodean puede ayudar a una empresa a responder rápidamente a los posibles contratiempos antes de que surjan y a mejorar la satisfacción de los empleados. Al estar en primera línea y, en muchos sentidos, ser la imagen de la empresa, los gerentes de oficina tienen, naturalmente, los ojos y los oídos bien puestos y se encuentran en una posición única para ayudar en este sentido.

En nuestras conversaciones con los directores de oficinas de empresas híbridas, una práctica recomendada que surge es crear bucles de escucha en tiempo real que facilitan que los empleados den su opinión sobre su experiencia en el lugar de trabajo y que los líderes de la empresa puedan escuchar y responder de manera rápida y auténtica. Esto no requiere necesariamente una tecnología de recursos humanos nueva y costosa, sino que solo se necesita tiempo y compromiso por parte del personal ejecutivo y de otras personas que pueden dirigir la comunicación. Al estar en la posición única en la que se encuentran, los directores de oficina pueden fomentar su influencia al ofrecer recomendaciones para publicar comentarios y establecer una comunicación bidireccional en puntos accesibles de forma virtual y física.

Slido es una excelente herramienta a tener en cuenta para las preguntas y respuestas virtuales, el All Hands de la empresa y la recopilación de comentarios, que tiene la excelente función de votar a favor de las solicitudes de los empleados, de modo que todos tienen la oportunidad de votar democráticamente sobre lo que se lleva a cabo.

Recompensar a los empleados por sus comentarios, ya sean positivos o negativos, puede fomentar un auténtico sentido de compromiso y fomentar la transparencia y la responsabilidad: pilares clave en el liderazgo de la empresa de aquí a 2023 y más allá.

En conclusión

Nunca ha sido tan importante como ahora pensar de manera innovadora para administrar una oficina flexible con éxito, y una buena cultura híbrida puede generar importantes ahorros de costos en la empresa, mejorar la productividad y aumentar la retención de los empleados.

En resumen, los cinco consejos que recomendamos seguir para la administración de oficinas híbridas son:

1. Repensar el espacio
2. Corta el aislamiento de raíz con ideas sociales creativas
3. Cree una oficina flexible con un software de gestión de espacios
4. Obtenga un sistema de administración de equipos
5. Cree un circuito de escucha en tiempo real para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo

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Para conocer las estrategias sobre cómo gestionar mejor el cambio durante la transición al trabajo híbrido, lea ¿Está haciendo la transición al trabajo híbrido? ¿10 pasos para gestionar mejor el cambio. Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.