CBRE Research dévoile 3 façons d'optimiser l'espace de bureau pour le travail hybride en 2024

L'optimisation de l'espace de bureau consiste à s'assurer que votre espace de bureau est aussi utile, efficace et fonctionnel que possible. L'optimisation des bureaux est particulièrement importante pour le travail hybride, car chaque espace est partagé par plusieurs personnes ayant des besoins, des styles de travail et des temps de travail différents.

Avec un taux d'inoccupation record, l'optimisation des espaces de bureaux devient encore plus cruciale. Selon Moody's Analytics, près de 20 % des espaces de bureaux des grandes villes américaines n'étaient pas loués au quatrième trimestre de 2023, soit le niveau le plus élevé depuis au moins 1979. Les organisations ont réduit leur empreinte immobilière pour réduire les coûts et s'adapter au travail hybride, mais il est possible de faire davantage pour s'assurer que les bureaux modernes s'adaptent aux nouvelles méthodes de travail.

Dans son Aperçu mondial du lieu de travail et de l'occupation pour la période 2023-2024, CBRE a interrogé 66 clients répartis dans près de 6 000 bâtiments couvrant près de 350 millions de pieds carrés (32 millions de mètres carrés) d'espaces de bureaux afin de mieux comprendre comment les organisations peuvent continuer à optimiser l'aménagement de leurs bureaux. Voici ce qu'ils ont découvert :

Le travail hybride favorise l'optimisation de l'immobilier

Au cours des trois dernières années, l'augmentation du travail hybride a stimulé l'optimisation du portefeuille immobilier. Étant donné que moins d'employés se rendaient au bureau en même temps, les organisations avaient moins besoin de grands espaces de bureaux. Selon une étude menée par le fournisseur mondial de capteurs d'utilisation XY Sense, 36 % des postes de travail ne sont pas utilisés au cours d'une journée de travail normale et 29 % sont utilisés moins de trois heures par jour.

« De nombreuses organisations utilisent les bureaux d'avant la COVID pour leur personnel après la pandémie. Tant qu'ils ne réaménageront pas ou ne redimensionneront pas leurs anciens bureaux pour les adapter à de nouveaux styles de travail, ils continueront de faire face à une faible utilisation des bureaux. » - Susan Wasmund, responsable de la gestion mondiale de l'occupation chez CBRE

De plus en plus d'organisations sont accroître le partage de l'espace (c'est-à-dire le partage de bureaux, l'hôtellerie de bureaux) et en donnant la priorité à l'optimisation des investissements immobiliers, 43 % d'entre eux prévoyant de réduire leur parc immobilier de plus de 30 % au cours des trois prochaines années. Pour réduire les coûts et atteindre leurs objectifs de durabilité, les organisations donnent de plus en plus la priorité à leurs taux d'utilisation des bureaux, qui comparent la demande et l'offre d'espace pour déterminer si l'espace est utilisé efficacement.

Beaucoup se sont tournés vers la recherche de moyens d'utiliser plus efficacement les petits espaces de bureau. Le partage de l'espace, qui peut prendre la forme de bureau avec accès à un bureau ou l'hôtellerie de bureaux, a augmenté de 30 % dans le monde depuis 2021. Au cours de la même période, les espaces de collaboration ont également augmenté de 44 % à l'échelle mondiale. Cela montre que le travail hybride est en train de changer la façon dont les gens utilisent le bureau, ce qui devrait à son tour guider la manière dont les organisations optimisent l'espace.

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Le déséquilibre entre l'offre et la demande d'espaces de bureaux persiste

Le taux d'utilisation moyen des bureaux dans le monde était de 35 % entre 2022 et 2023. Il s'agit d'une diminution de 45 % par rapport à la moyenne mondiale de 64 % enregistrée avant la pandémie. Cela signifie que même si les restrictions liées à la pandémie ont été levées et que la vie professionnelle est revenue à un rythme plus normal, les gens utilisaient toujours moins le bureau. La combinaison du travail hybride et des espaces de bureaux sous-utilisés a créé un déséquilibre entre l'offre et la demande de bureaux.

La plupart les employés qui choisissent de travailler au bureau faites-le pour créer des liens et créer une communauté, en diminuant la demande d'espaces de travail traditionnels conçus pour un travail individuel et ciblé. Selon le rapport, 58 % des employés se rendent au bureau pour se connecter, tandis que 15 % seulement se consacrent à un travail ciblé. Sachant cela, l'optimisation de l'espace peut impliquer de repenser les espaces de bureau traditionnels pour soyez plus collaboratif et moins axé sur les postes de travail individuels.

Janet Pogue McLaurin, directrice mondiale de la recherche sur le lieu de travail chez Gensler, a noté que, bien que le choix soit de plus en plus large au sein de l'espace de travail, il n'y a souvent pas assez d'options compte tenu de la variété des tâches à effectuer. Ceci est basé sur une enquête menée par Gensler auprès de plus de 14 000 employés de bureau dans neuf pays et dix secteurs d'activité.

« Lorsque vous vous arrêtez pour réfléchir à ce dont les gens ont réellement besoin et au rôle du bureau, cela change. Nous avons posé des questions sur 16 types d'espaces différents au-delà de votre bureau individuel et d'une salle de conférence fermée. Et quatre catégories d'espaces ont commencé à émerger. » - Janet Pogue McLaurin, directrice mondiale de la recherche sur le lieu de travail chez Gensler

Les recherches de Gensler ont identifié quatre catégories d'espaces essentiels pour les employés de bureau : les espaces de travail créatif en groupe, les espaces individuels, les espaces de réflexion et de restauration, et les espaces pour se rafraîchir et se ressourcer. Les employés ont des préférences et des besoins différents en ce qui concerne leur espace de travail, et le fait de proposer une gamme d'options permet aux individus de tirer parti de leur environnement de la manière qui convient le mieux à leur style de travail.

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L'expérience en milieu de travail jouera un rôle dans l'optimisation de l'espace de bureau

L'optimisation des espaces de bureaux reste l'objectif prioritaire des équipes chargées de l'immobilier d'entreprise (CRE). Parmi les organisations qui envisagent d'optimiser leur investissement immobilier, 75 % prévoient de disposer d'espaces sous-utilisés et 82 % prévoient d'accroître le partage de l'espace.

Le partage de l'espace a permis d'atteindre des taux mondiaux d'occupation des bureaux supérieurs à 100 %, ce qui signifie qu'il y a plus de personnes affectées à un bureau que d'espaces de travail sur ce site. Il s'agit d'une bonne orientation vers la mise en place d'un plus grand nombre de hot desking et d'hôtels de bureaux. Cependant, les organisations n'ont pas réussi à convaincre leurs employés de retourner au bureau autant qu'elles le souhaiteraient. L'utilisation mondiale de l'espace reste inférieure à 40 %, ce qui signifie que moins de 40 % des espaces de travail sont utilisés dans la vie réelle.

« Seul un tiers des lieux de travail ont été repensés depuis le début de la pandémie. Et ce, malgré des changements majeurs dans la façon dont les individus valorisent le temps et abordent leur travail. Des espaces de travail adaptables et centrés sur les employés, qui encouragent la diversité des expériences et tirent parti de l'évolution des pratiques de travail, seront probablement un facteur clé pour gagner la « guerre des talents ». » - Janet Pogue McLaurin, directrice mondiale de la recherche sur l'environnement de travail chez Gensler

Les organisations devront se concentrer sur l'expérience en milieu de travail bien plus que des données d'occupation lors de l'optimisation de l'espace à l'avenir. Cela rendra le lieu de travail hybride plus efficient et plus efficace.

Cela signifie que les dirigeants de la CRE doivent donner la priorité à de nouveaux indicateurs de performance dans le cadre de la création d'un lieu de travail holistique. Bien que le taux d'utilisation des bureaux reste un indicateur important à prendre en compte, les indicateurs de performance sur le lieu de travail tels que le « sentiment des employés » et le « taux de présence » commencent à remplacer les indicateurs d'occupation traditionnels tels que « pieds carrés par personne » et « pieds carrés par siège ».

De plus, l'optimisation de l'espace s'appuiera de plus en plus sur des départements interfonctionnels. Les dirigeants de la CRE seront chargés de rendre l'expérience globale du lieu de travail plus efficace pour soutenir les objectifs commerciaux et culturels de l'organisation. Cela nécessitera la collaboration des ressources humaines, de l'informatique et des finances pour suivre l'impact de l'environnement de travail sur les performances des employés, les priorités opérationnelles, les objectifs financiers et les objectifs ESG.

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Examen de la fréquentation des bureaux et des habitudes d'utilisation de l'espace pour optimiser l'espace

La demande actuelle d'espaces de bureaux est motivée par une combinaison d'exigences commerciales, de politiques en matière d'environnement de travail, d'expérience sur le lieu de travail et de comportements des employés. L'optimisation de l'espace ne se limite plus à la réduction des effectifs et des coûts à l'ère du travail hybride. Il s'agit également de concevoir des espaces de travail efficaces qui font en sorte que le trajet domicile-travail en vaille la peine. En examinant la fréquentation des bureaux et les habitudes d'utilisation de l'espace en plus de faciliter des conversations ouvertes avec les employés, les organisations peuvent avoir une meilleure idée de ce que veulent et ont besoin leurs employés pour être plus productifs et engagés.

Exploiter un logiciel de gestion de l'espace qui fournit des informations sur l'utilisation peut vous aider à prendre des décisions éclairées sur la façon dont vous gérez vos espaces. Créez votre compte Skedda gratuit pour commencer à optimiser votre espace de bureau pour le travail hybride dès aujourd'hui.