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Skedda para la educación superior: repensar la gestión del espacio docente
La optimización del espacio de oficina es el proceso de garantizar que el espacio de su oficina sea lo más útil, eficiente y funcional posible. La optimización de la oficina es particularmente importante para el trabajo híbrido, ya que cada espacio lo comparten varias personas con diferentes necesidades, estilos de trabajo y tiempo en la oficina.
Con una tasa de vacantes de oficinas sin precedentes, la optimización del espacio de oficina se vuelve aún más crucial. Según Moody's Analytics, casi el 20% de los espacios de oficinas en las principales ciudades de EE. UU. no estaban arrendados en el cuarto trimestre de 2023, la cifra más alta desde al menos 1979. Las organizaciones han reducido su presencia inmobiliaria para reducir los costos y adaptarse al trabajo híbrido, pero se puede hacer más para garantizar que la oficina moderna esté a la altura de las nuevas formas de trabajo.
En su Perspectivas mundiales sobre el lugar de trabajo y la ocupación 2023-2024, CBRE entrevistó a 66 clientes de casi 6000 edificios que cubrían casi 32 millones de metros cuadrados (350 millones de pies cuadrados) de espacio de oficinas para comprender mejor cómo las organizaciones pueden seguir optimizando el diseño de sus oficinas. Esto es lo que descubrieron:
El trabajo híbrido impulsa la optimización inmobiliaria
En los últimos tres años, el aumento del trabajo híbrido ha impulsado la optimización de la cartera inmobiliaria. Como había menos empleados que iban a la oficina en un momento dado, las organizaciones tenían menos necesidad de espacios de oficina masivos. Según un estudio del proveedor global de sensores de uso XY Sense, el 36% de las estaciones de trabajo no se utilizan en un día normal de trabajo y el 29% lo hacen durante menos de tres horas al día.
«Muchas organizaciones utilizan el espacio de oficina anterior a la COVID para una fuerza laboral posterior a la pandemia. Hasta que no reutilicen o adapten el tamaño adecuado de sus antiguas oficinas para adaptarla a los nuevos estilos de trabajo, seguirán teniendo dificultades con la baja utilización de las oficinas». - Susan Wasmund, directora de gestión global de la ocupación de CBRE
Hay más organizaciones aumentar el uso compartido del espacio (es decir, escritorios compartidos, hoteles de oficinas) y priorizar la optimización de la inversión inmobiliaria, ya que el 43% planea reducir sus propiedades inmobiliarias en más de un 30% en los próximos tres años. Para reducir los costos y cumplir los objetivos de sostenibilidad, las organizaciones dan cada vez más prioridad a las tasas de utilización de sus oficinas, que comparan la demanda y la oferta de espacio para determinar si el espacio se utiliza de manera eficaz.
Muchos han recurrido a la búsqueda de formas de utilizar los espacios de oficina más pequeños de manera más eficiente. Compartir el espacio, que puede adoptar la forma de escritorio compartido o hotelería de oficinas, ha aumentado un 30% a nivel mundial desde 2021. En el mismo período, los espacios de colaboración también aumentaron un 44% a nivel mundial. Esto demuestra que el trabajo híbrido está cambiando la forma en que las personas usan la oficina y eso, a su vez, debería guiar la forma en que las organizaciones optimizan el espacio.
Persiste el desequilibrio entre la oferta y la demanda de espacio de oficinas
La utilización media mundial de las oficinas fue del 35% entre 2022 y 2023. Esto representa una disminución del 45% con respecto al promedio mundial anterior a la pandemia, que era del 64%. Esto significa que, aunque se levantaron las restricciones relacionadas con la pandemia y la vida laboral volvió a su ritmo más normal, la gente siguió usando menos la oficina. La combinación de trabajo híbrido y espacio de oficina subutilizado ha creado un desequilibrio entre la oferta y la demanda de oficinas.
La mayoría empleados que eligen trabajar en la oficina lo hacen para la conexión y la comunidad, disminuyendo la demanda de espacios de trabajo tradicionales diseñados para un trabajo individual y enfocado. Según el informe, el 58% de los empleados van a la oficina para conectarse, mientras que solo el 15% se dedica a trabajar de forma concentrada. Sabiendo esto, optimizar el espacio puede implicar rediseñar los espacios de oficina tradicionales para sea más colaborativo y menos centrado en las estaciones de trabajo individuales.
Janet Pogue McLaurin, directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler, señaló que, si bien hay un nivel cada vez mayor de opciones dentro del espacio de trabajo, a menudo no hay suficientes opciones para la variedad de tareas que hay que realizar. Esto se basa en una encuesta de Gensler a más de 14 000 trabajadores de oficina de nueve países y diez sectores.
«Cuando te detienes a pensar en lo que la gente realmente necesita y en el papel de la oficina, todo cambia. Preguntamos sobre 16 tipos diferentes de espacios, además de un escritorio individual y una sala de conferencias cerrada. Y empezaron a surgir cuatro categorías de espacios». - Janet Pogue McLaurin, directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler
La investigación de Gensler identificó cuatro categorías de espacios que son esenciales para los trabajadores de oficina: espacios para el trabajo creativo en grupo, espacios individuales, espacios para reflexionar y restaurar, y áreas para refrescarse y recargar energías. Los diferentes empleados tienen diferentes preferencias y necesidades en lo que respecta a sus espacios de trabajo, y ofrecer una variedad de opciones permite a las personas aprovechar su entorno de la manera que mejor se adapte a su estilo de trabajo.
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La experiencia en el lugar de trabajo será un factor en la optimización del espacio de oficina
La optimización del espacio de oficina sigue siendo el principal objetivo de los equipos inmobiliarios corporativos (CRE). De las organizaciones que planean optimizar su inversión inmobiliaria, el 75% planea deshacerse del espacio subutilizado y el 82% planea aumentar el espacio compartido.
El espacio compartido ha permitido que las tasas de ocupación de oficinas globales superen el 100%, lo que significa que hay más personas asignadas a una ubicación de oficina que espacios de trabajo en esa ubicación. Esta es una buena dirección para implementar más escritorios compartidos y oficinas en hoteles. Sin embargo, las organizaciones no han podido convencer a sus empleados de que regresen a la oficina tanto como quisieran. La utilización mundial del espacio se mantiene por debajo del 40%, lo que significa que menos del 40% de los espacios de trabajo se utilizan en la vida real.
«Solo un tercio de los lugares de trabajo se han rediseñado desde el inicio de la pandemia. Esto ocurre a pesar de los importantes cambios en la forma en que las personas valoran el tiempo y abordan su trabajo. Los espacios de trabajo adaptables y centrados en los empleados, que fomentan la diversidad de experiencias y aprovechan la evolución de las prácticas laborales probablemente sean un factor clave para ganar la «guerra por el talento». - Janet Pogue McLaurin, directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler
Las organizaciones deberán centrarse en la experiencia laboral más que datos de ocupación a la hora de optimizar el espacio en el futuro. Hacerlo hará que el lugar de trabajo híbrido sea más eficiente y efectivo.
Eso significa que los líderes de CRE deben priorizar las nuevas métricas de desempeño en el esquema de crear un lugar de trabajo holístico. Si bien la tasa de utilización de las oficinas sigue siendo una métrica importante a tener en cuenta, las métricas de rendimiento en el lugar de trabajo, como el «sentimiento de los empleados» y la «tasa de asistencia», están empezando a reemplazar a las métricas de ocupación tradicionales, como los «pies cuadrados por persona» y los «pies cuadrados por asiento».
Además, la optimización del espacio dependerá cada vez más de los departamentos interfuncionales. Los líderes de la CRE tendrán la tarea de hacer que la experiencia general en el lugar de trabajo sea más eficaz a la hora de respaldar los objetivos empresariales y culturales de la organización. Esto requerirá la colaboración de RRHH, TI y finanzas para hacer un seguimiento del impacto del lugar de trabajo en el desempeño de los empleados, las prioridades operativas, las metas financieras y los objetivos ESG.
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Examinar los patrones de asistencia a la oficina y uso del espacio para optimizar el espacio
La demanda actual de espacio de oficina está impulsada por una combinación de requisitos empresariales, políticas laborales, experiencia laboral y comportamientos de los empleados. La optimización del espacio ya no consiste solo en reducir el tamaño y los costos en la era del trabajo híbrido, sino también en diseñar espacios de trabajo eficientes que hagan que los desplazamientos a la oficina valgan la pena. Al examinar los patrones de asistencia a la oficina y de uso del espacio, además de facilitar las conversaciones abiertas con los empleados, las organizaciones pueden tener una mejor idea de lo que sus empleados quieren y necesitan para ser más productivos y comprometidos.
Aprovechar el software de gestión del espacio que proporciona información sobre la utilización puede ayudarlo a tomar decisiones inteligentes sobre cómo administrar sus espacios. Crea tu cuenta Skedda gratuita para empezar a optimizar su espacio de oficina para el trabajo híbrido hoy mismo.
