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Presentamos la integración de Skedda + Zoom
La educación superior se enfrentará a una serie de desafíos en 2025. El número de inscripciones ha bajado, se están realizando recortes presupuestarios y la confianza del público está disminuyendo, todo ello mientras los equipos de operaciones e instalaciones hacen malabares con las necesidades de los profesores del campus. Según el informe Hechinger, se prevé que la matrícula disminuya un 15% en los próximos cuatro años, con recortes multimillonarios a nivel institucional (Aramark).
Estos problemas exigen respuestas estratégicas por parte de las instalaciones, las operaciones y los administradores. Las universidades buscan cada vez más soluciones tecnológicas para:
- Optimice la utilización de los espacios infrautilizados
- Elimine los gastos redundantes
- Aumente la transparencia y la flexibilidad en la gestión del espacio
En esta lección especial de Patrick's Product Picks, diseñada específicamente para los líderes de la educación superior, compartimos las principales características de los productos adaptadas a las necesidades de las universidades.
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La gestión del espacio del campus necesita adaptarse
La eficiencia es la clave en la gestión moderna del espacio de los campus. Los directores de instalaciones y operaciones tienen la oportunidad de liderar desde el principio y replantearse lo que significa gestionar el espacio en 2025 y más allá. Algunos problemas comunes a los que se enfrentan incluyen:
- Más profesores que espacio: Conflictos por espacios de alta demanda e incumplimiento de políticas
- Sistemas fragmentados: Orientación y visibilidad limitadas y datos de utilización faltantes
- Falta de flexibilidad: Los espacios asignados permanentemente están subutilizados y carecen de autoservicio
Las universidades tienen un espacio limitado para construir. Por lo tanto, los equipos de las instalaciones, los administradores y el profesorado se centran en «incorporar» e innovar con espacios de trabajo flexibles. Según el informe sobre el inventario de las instalaciones del campus, es muy probable que el 77% de las instituciones creen un espacio de trabajo administrativo más flexible, y el 60% tiene muchas probabilidades de crear un espacio de trabajo para el profesorado más flexible.
Con iniciativas importantes como el seguimiento de la utilización, la introducción de la transparencia y el aumento de la conectividad, así es como Skedda satisface las necesidades de las instituciones de educación superior a través de sus aplicaciones personalizadas.
1. Utilice el espacio de manera eficiente con datos precisos
Las universidades a menudo carecen de la información necesaria para optimizar el uso del espacio de manera efectiva, lo que genera un desperdicio de recursos e instalaciones infrautilizadas. Skedda proporciona información detallada sobre cómo se utilizan los espacios, lo que permite a las universidades tomar decisiones basadas en datos sobre sus espacios de acuerdo con la demanda real. Contar con esta información ayuda a reducir los costos, aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia en el lugar de trabajo.
De Skedda Panel de información proporciona a las universidades datos completos sobre las tasas de utilización del espacio, identificando las áreas infrautilizadas que podrían reutilizarse o reducirse. Puede ver todos los datos de utilización de toda la sede y, a continuación, examinarlos de forma pormenorizada. Por ejemplo, es posible que desee obtener más información sobre cómo el equipo de operaciones utiliza los escritorios de los profesores. Puedes filtrar todo esto en el panel de información de Skedda usando las etiquetas de usuario y los atributos de espacio.
También puede analizar las tendencias de uso a lo largo del tiempo para anticipar las necesidades futuras o identificar patrones en la demanda de espacio, lo que contribuye a la planificación estratégica y ayuda a evitar expansiones o construcciones innecesarias. Por ejemplo, observará que la mayoría de los asistentes técnicos trabajan fuera de las instalaciones, en lugar de hacerlo en las aulas asignadas. Esto ahora abre espacio adicional para usarlo en otros fines, como sesiones de estudio o reuniones grupales.
Nota: El panel de Insights muestra de forma predeterminada el horario de apertura más largo de su horario de disponibilidad. Es más que probable que en un entorno universitario tengas diferentes espacios y recursos con diferentes horarios de apertura. Por ejemplo, tus escritorios pueden estar disponibles de 9 a. m. a 5 p. m., pero tu instalación deportiva estará disponible de 6 a medianoche. Puedes cambiar los criterios en el panel de estadísticas para filtrar exactamente lo que estás buscando.
2. Acceso personalizado para profesores, estudiantes o personal
Hay un grupo diverso de personas que utilizan el espacio en los campus universitarios: profesores, personal, estudiantes, visitantes y más. Las universidades suelen tener dificultades para proporcionar el nivel correcto de acceso entre estas diversas partes interesadas, lo que puede provocar conflictos y un uso ineficiente del espacio. El acceso personalizado de Skedda ayuda a garantizar que los profesores, los estudiantes y el personal tengan los privilegios de reserva adecuados, lo que agiliza las operaciones y reduce la carga administrativa.
Puede crear distintos roles para diferentes grupos de usuarios mediante el uso de etiquetas de usuario. Cada grupo de usuarios puede tener permisos y restricciones personalizados para adaptar su acceso. Además, puede configurar plazos específicos, fechas de restricción o acceso prioritario en función de los roles de los usuarios. Por ejemplo, los profesores pueden tener acceso prioritario a las salas de conferencias, mientras que los estudiantes pueden tener horarios o días de acceso restringidos.
Para configurar los permisos basados en roles y las restricciones de reserva: Ve a Configuración → Condiciones → Etiquetas
Consejo profesional: Los estudiantes pueden ver todas sus aulas en un solo lugar accediendo a la vista de lista y haciendo clic en «Mis reservas». Allí, los estudiantes pueden usar Space Tags como filtro para ver solo las reservas asociadas a una reserva de aula específica.
💡 Consejo de administración: Recomendamos ingresar todas las reservas del semestre antes de que comience el semestre. Puedes importar datos de forma masiva desde otro software mediante un archivo CSV o Excel.
3. Optimice las reservas de espacios compartidos
Las universidades suelen tener espacios compartidos, como centros estudiantiles, bibliotecas, salas de lectura, áreas de estudio y más. Estos espacios con mucho tráfico suelen tener docenas de escritorios que los estudiantes necesitan para poder reservar en el acto. Las capacidades de reserva en tiempo real de Skedda, junto con las entradas con código QR, lo hacen posible.
Los códigos QR ofrecen a los usuarios una forma rápida y sin contacto de reservar o registrarse en los espacios reservados. Este sistema ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de reserva y garantiza que los espacios sean utilizados por quienes los reservaron. Los usuarios pueden ver la disponibilidad en tiempo real y hacer reservas o cambios instantáneos a través de sus dispositivos. Esto reduce la probabilidad de que se dupliquen las reservas y mejora la satisfacción de los usuarios.
Para imprimir códigos QR: Ve a Configuración → Espacios y atributos → Generar códigos QR
Después de imprimir estos códigos QR, simplemente pégalos en cualquier escritorio que se pueda reservar en las áreas compartidas.
Además, puede establecer reglas personalizadas para permitir que solo las personas con funciones o acceso específicos reserven ciertos espacios. Para ello, establece una regla de registro que se pueda determinar por espacio o por etiqueta de usuario.
Para configurar las etiquetas de espacio: Ve a Configuración → Espacios y atributos
Para configurar las etiquetas de usuario: Ve a Configuración → Condiciones → Etiquetas
💡 Consejo de administración: En la página Usuarios, puede ver una lista completa de todas las etiquetas que se han creado. También puedes crear nuevas etiquetas y asignarlas a los usuarios aquí.
🔮 Un adelanto del futuro: Los usuarios de Microsoft y Google con inicio de sesión único pueden extraer estos datos de su IDP. Muy pronto, podrás actualizar lo que aparece en tu IDP en Skedda. Por ejemplo, si alguien pasara de Recursos Humanos a Operaciones y tú actualizaras este dato en tu IDP, se actualizaría en Skedda.
4. Intégrese con los sistemas existentes
Las universidades suelen tener que hacer malabares con varios sistemas de gestión de identidades y accesos, lo que puede dar lugar a listas de usuarios desactualizadas o incorrectas. Skedda se integra perfectamente con sistemas populares como Microsoft Entra ID y Google Workspace, que ya utilizan muchas universidades.
Esta integración simplifica la administración de usuarios y agiliza los procesos de importación de datos. Esto ahorra tiempo y recursos. Los perfiles y permisos de usuario se actualizan automáticamente, lo que elimina la necesidad de actualizarlos manualmente. Esto reduce la redundancia en el trabajo administrativo, especialmente en la gestión de usuarios, y ayuda a minimizar las entradas manuales y los errores.
Más información sobre la integración de Skedda con Microsoft Entra ID y Espacio de trabajo de Google.
5. Gestione fácilmente los recursos de la universidad
Administrar diversos recursos y garantizar el cumplimiento del uso del espacio y el equipo puede resultar complejo. La flexibilidad de Skedda permite gestionar diversos recursos, desde las aulas hasta los equipos de laboratorio, mediante el etiquetado personalizado y el acceso basado en reglas. Al etiquetar los recursos con atributos detallados, como la capacidad de asientos, el equipo tecnológico o las características de accesibilidad, los usuarios pueden encontrar fácilmente los espacios que satisfagan sus necesidades específicas.
También puede configurarlo para que los usuarios cumplan requisitos previos específicos (por ejemplo, certificaciones de formación o aprobaciones del profesorado) antes de poder reservar un equipo específico. Esta función es especialmente útil en los laboratorios en los que la seguridad es una prioridad absoluta, ya que garantiza que solo el personal cualificado tenga acceso a recursos específicos.
Para configurar las condiciones de los recursos de reserva: Ve a Configuración → Condiciones → Etiquetas
Consejo: Si tiene recursos específicos en los que desea tener un marco de tiempo definido, también puede crear reglas para eso. Y si necesitas incluir preguntas específicas para determinadas reservas, puedes hacerlas mediante campos personalizados.
💡 Consejo de administración: Puede importar las funciones de los usuarios y el acceso a los equipos de forma masiva mediante una hoja CSV o Excel. Esto significa que si ya tienes el acceso y los permisos configurados en un software, puedes transferir esa información rápidamente a Skedda.
🔮 Un adelanto del futuro: Muy pronto, Skedda tendrá SCIM y se actualizará automáticamente con tu IDP. Esto significa que puedes actualizar la información de acceso en Google o Microsoft, y eso se actualizará automáticamente en Skedda.
Administrar el espacio del campus de manera eficiente
En una era en la que las universidades se enfrentan a una disminución de las inscripciones y a importantes restricciones presupuestarias, la necesidad de una gestión estratégica e innovadora del espacio nunca ha sido tan crítica. Por ello, están adoptando rápidamente la tecnología moderna para optimizar sus instalaciones actuales.
Skedda está diseñado para satisfacer las variadas demandas de las instituciones de educación superior. Ya sea que se enfrente a complejidades de programación, instalaciones de uso mixto o a recopilar datos detallados de utilización para la planificación estratégica, Skedda ofrece una solución versátil.
Para una conversación más personalizada sobre cómo Skedda puede abordar las necesidades únicas de su institución, ponte en contacto con nuestro equipo. Estamos aquí para asegurarnos de que su estrategia de gestión del espacio sea lo más eficiente y eficaz posible.
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