Ahora en vivo:
Estado del producto de Skedda
«Podemos demostrar que algunas habitaciones solo están reservadas en un 50% y aumentar nuestros ingresos optimizando nuestras reservas».
El Instituto Woolcock se preparaba para mudarse a una sede más pequeña y de mayor rendimiento, con servicios mejorados y limitaciones de espacio más reducidas. Querían mantener un alto nivel de asistencia y eficiencia operativa con un espacio reducido y, al mismo tiempo, prestar servicio a los médicos, investigadores y personal administrativo en un entorno complejo de laboratorios, salas de consulta y estacionamiento compartidos. Sin embargo, se enfrentaban a importantes desafíos de visibilidad:
El liderazgo necesita saber: «¿Nuestros espacios más valiosos se están utilizando en todo su potencial?»
Woolcock amplió Skedda de las reservas básicas de salas de reuniones a un sistema integral de gestión del lugar de trabajo que rastrea las salas de consulta, los escritorios compartidos, los espacios de estacionamiento y los ordenadores de investigación compartidos. La plataforma recopilaba datos detallados de uso y ocupación a través de patrones de reserva, mostrando exactamente cuándo se reservaban los espacios, por quién y con qué frecuencia. Los controles de acceso basados en funciones mediante etiquetas de usuario y ventanas de reserva proporcionaron información adicional sobre qué equipos necesitaban más recursos.
Los informes de utilización revelaron patrones críticos. Las salas de consulta medio vacías implicaban la pérdida de oportunidades de ingresos: los espacios clínicos generaban ingresos solo la mitad del tiempo que podían. Por el contrario, las computadoras de investigación compartidas mostraron tasas de utilización altas y constantes, y los datos de reservas mostraron una demanda constante. Los datos muestran dos historias: tanto los espacios infrautilizados que generan ingresos como los activos de investigación sobreutilizados necesitan ser optimizados.
Al combinar los datos de reservas y ocupación, Woolcock recuperó la capacidad oculta dentro de su presencia actual, lo que demuestra que una mejor programación y visibilidad pueden impulsar tanto la eficiencia operativa como un rendimiento financiero mensurable.
«Ahorramos más de 10 000 dólares en equipos al no tener que aprovisionar todos estos escritorios adicionales».
Lighthouse Credit Union estaba consolidando tres oficinas anticuadas y superpobladas en una nueva y moderna sede. Querían crear un lugar de trabajo flexible e impulsado por la cultura y, al mismo tiempo, reducir los costos de bienes raíces y equipos. A pesar de la política híbrida, todos los empleados seguían teniendo un escritorio asignado. Esto llevó a:
El liderazgo necesita saber: «¿Cuánto de nuestro espacio y equipo utilizamos realmente?»
Lighthouse analizó los patrones de la fuerza laboral a través de encuestas y datos de programación, y reveló una división entre la fuerza laboral híbrida y la de tiempo completo en la oficina. Implementaron la plataforma de gestión del espacio de trabajo de Skedda para hacer un seguimiento en tiempo real de la utilización, los patrones de reserva y la asignación del espacio entre los escritorios asignados, las áreas de escritorios compartidos y los recursos compartidos.
El modelo de escritorios permanentes para trabajadores híbridos costaba mucho más que el espacio: implicaba aprovisionar todo el equipo de TI (monitores, estaciones de acoplamiento) para los escritorios que se utilizaban solo uno o dos días a la semana. Los datos mostraron que no necesitaban una proporción de escritorios por empleado de 1:1. Al asignar escritorios únicamente al personal a tiempo completo y crear una hotelería flexible para los empleados híbridos, podían dimensionar correctamente los gastos en equipamiento y la asignación de espacio desde el primer día.
Lighthouse transformó un sistema que antes era rígido e ineficiente en un lugar de trabajo flexible y transparente que admite tanto al personal híbrido como al de tiempo completo. El sistema de reserva de espacios de trabajo ayudó a eliminar el anticuado sistema de registro de asientos, a reducir el gasto en equipos desperdiciados y a crear una experiencia más fluida e intuitiva tanto para los empleados como para los visitantes.
«Skedda alivió el estrés y la ansiedad de no saber dónde te sentarás ni dónde están tus compañeros de equipo».
Pella estaba modernizando sus oficinas corporativas para apoyar el trabajo híbrido y la colaboración en equipo. La empresa quería crear una mejor experiencia en el lugar de trabajo que reflejara los valores de su marca (eficiencia, transparencia y enfoque en las personas) y, al mismo tiempo, garantizar que cada espacio tuviera un propósito claro. Sin embargo, se enfrentaban a desafíos de capacidad:
Los líderes preguntaron: «¿Cómo podemos hacer que venir a la oficina sea fácil, confiable y voluntario, sin exigir la asistencia?»
Pella implementó la plataforma de gestión del espacio de trabajo de Skedda con planos de planta interactivos que muestran la disponibilidad en tiempo real de escritorios compartidos, oficinas privadas, salas de concentración y espacios de colaboración. El sistema rastreaba los patrones de reserva y la utilización del espacio y permitía ver quién estaba sentado en qué lugar mediante mapas visuales. La funcionalidad de espacios asignados permitía una asignación flexible de escritorios y oficinas, que podían supervisarse y ajustarse en función de los patrones de uso reales, especialmente durante períodos variables, como las temporadas de pasantías.
La visibilidad reveló que la incertidumbre era el principal obstáculo para la asistencia a la oficina. Cuando el personal de campo y los miembros del equipo remoto no podían garantizar la disponibilidad del espacio de trabajo, simplemente evitaban ir a la oficina por completo. Los mapas interactivos mostraron que la solución no consistía en añadir más espacio, sino en hacer que el espacio existente fuera visible y reservable. Los datos mostraron que, al ofrecer la capacidad de reserva anticipada, la oficina pasó de ser «poco fiable e incómoda» a ser accesible y predecible. Los días de mayor actividad, como las reuniones generales trimestrales, mostraron una demanda particularmente alta, ya que los datos de reservas revelaban exactamente cuándo y dónde se producirían las restricciones de capacidad.
Al transformar las tablas de asientos estáticas en un espacio de trabajo vivo y basado en datos, Pella convirtió su nueva sede en un imán para la colaboración, no a través de mandatos, sino a través de la experiencia. El nuevo sistema hizo que el lugar de trabajo fuera fiable, visible y atractivo para todos.
.svg){kind=icon}
