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Un travail hybride réussi nécessite l'intégration de quatre catégories : la conception des espaces de bureau, les politiques, la technologie, la communication et le feedback. Les quatre domaines doivent soutenir à la fois vos employés en présentiel et à distance pour que vous disposiez d'une main-d'œuvre engagée, productive et innovante à l'ère du travail hybride. Découvrez ce que signifie votre score et comment vous pouvez améliorer votre stratégie de travail hybride dès aujourd'hui.
Avancé (80-100) - Utilisation impressionnante de différents quartiers de bureaux pour soutenir de nouvelles méthodes de travail hybrides. Envisagez de mettre à jour les méthodes de suivi de l'utilisation des espaces de bureau afin de les adapter à l'évolution des besoins et d'optimiser l'espace.
Intermédiaire (60-79) - Beau travail de conception d'espaces de bureau qui répondent à une variété de styles de travail et de besoins. Envisagez d'optimiser votre espace à l'aide d'un logiciel de gestion de l'espace pour un suivi de l'espace plus robuste.
Débutant (moins de 60 ans) - Vous progressez dans la conception d'espaces de bureau adaptés au travail hybride. Pour des designs plus productifs et attrayants, essayez de créer des quartiers de bureaux qui répondent à un large éventail de styles de travail et de besoins.
Transformez votre immeuble de bureaux en un bâtiment de haute qualité. Cela signifie qu'il faut offrir plus de types d'espaces (salles de jeux, centres d'innovation, bibliothèques) et de commodités (cafés, restaurants, espaces extérieurs) parmi lesquels vos employés peuvent choisir. Les lieux de travail les plus performants sont deux fois plus susceptibles de se trouver dans un bâtiment de haute qualité (Gensler). Les bâtiments de haute qualité contribuent non seulement à améliorer les performances, mais ils incitent également les employés à se rendre au bureau. 86 % des jeunes travailleurs ont déclaré qu'ils seraient prêts à venir plus souvent au bureau pour les quartiers riches en commodités qui leur offrent la combinaison idéale d'expériences (Gensler).
Créez des quartiers de bureaux afin que les employés puissent toujours trouver l'espace dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Les quartiers de bureaux peuvent être dédiés à des départements, à des fonctions, à des besoins de projet ou à des exigences en matière d'équipement particuliers. En 2023, les bureaux conçus pour le travail basé sur les activités étaient les plus courants et affichaient les taux d'utilisation les plus élevés (CBRE). Ce sont des espaces qui favorisent hot desking et quartiers de bureaux avec des fonctions qui soutiennent directement le travail effectué dans cet espace (par exemple, des salles de copie, des laboratoires et des armoires pour serveurs) et une variété d'espaces de réunion.
Assurez-vous que la conception de votre bureau répond aux nouvelles exigences en matière d'espace de bureau et aux modèles de travail hybrides. Dans une enquête menée auprès de 14 000 employés de bureau dans neuf pays et dix secteurs d'activité, Gensler une étude a révélé qu'il existe quatre catégories d'espaces essentiels pour les employés de bureau : les espaces de travail individuel, les espaces de travail créatif en groupe, les espaces de réflexion et de restauration, ainsi que les espaces de connexion et de recharge. La plupart des employés de bureau (90 %) ont facilement accès à au moins un de ces espaces, mais 47 % seulement ont accès aux quatre espaces. Cela peut impliquer de réaffecter des espaces sous-utilisés à un type d'espace adapté aux besoins de votre personnel hybride.
À une époque où les organisations réduisent leurs dépenses immobilières pour contrôler leurs coûts et atteindre leurs objectifs de développement durable, l'optimisation de l'utilisation de l'espace devient de plus en plus essentielle. Les organisations ont besoin d'un bon moyen de suivre l'utilisation de l'espace afin de prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon de répondre aux besoins de leurs employés tout en restant productives et en atteignant leurs objectifs commerciaux. Tirez parti d'un logiciel de gestion de l'espace avec des informations et des analyses pour suivre l'utilisation de l'espace et prendre des décisions éclairées sur la manière de optimisez l'aménagement de vos bureaux. Par exemple, vous pouvez réduire le nombre de bureaux individuels si vous constatez que la plupart ne sont pas utilisés régulièrement.
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Avancé (80-100) - Excellent travail de mise en œuvre d'une politique de travail hybride qui permet aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. Continuez à favoriser la flexibilité du travail et à planifier intentionnellement les journées de travail.
Intermédiaire (60-79) - Bravo à la mise en œuvre d'une politique de travail hybride qui permet aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. Envisagez de donner à vos équipes davantage de possibilités de décider quand et comment planifier leurs journées de travail.
Débutant (moins de 60 ans) - Vous avez pris un bon départ dans la mise en œuvre d'une meilleure politique de travail hybride. Donnez aux équipes les moyens de choisir leurs horaires de travail hybrides pour mieux travailler au bureau et en dehors.
Donnez à vos équipes les moyens de créer leurs propres horaires de travail hybrides qui donnent un sens aux journées en présentiel. Les modèles hybrides conçus en équipe génèrent 13 % de joie en plus par rapport aux mandats descendants. Les employés qui aiment leur travail sont 49 % moins susceptibles de dire qu'ils envisageraient de changer d'emploi que les employés qui n'aiment pas leur travail (BCG). Les grandes entreprises peuvent prévoir certains garde-fous en termes de nombre de jours de présence au bureau par semaine ou par mois pour une meilleure coordination, mais les équipes devraient avoir la majorité de leur mot à dire.
Planifiez intentionnellement vos journées de bureau pour la collaboration en personne et l'établissement de relations. Les journées de travail devraient être consacrées à des tâches plus difficiles à effectuer dans un environnement virtuel, comme le mentorat, le remue-méninges créatif et la résolution de conflits. En planifiant intentionnellement quelques jours au bureau, 83 % des entreprises affirment que la collaboration sur de nouveaux projets est aussi bonne, voire meilleure qu'avant la pandémie, lorsque tout le monde était sur place à plein temps (Statiste). Tout en mettant l'accent sur les jours de bureau, les organisations devraient tout de même permettre une certaine flexibilité des horaires de travail en fonction des besoins individuels, de l'équipe et de l'entreprise.
Enfin, les organisations doivent définir clairement les attentes, les directives et les procédures dans leur politique de travail hybride, à la fois pour le travail à distance et sur site. Cela inclut la définition des heures de travail de base, les attentes en matière de disponibilité et de temps de réponse, ainsi que les méthodes de communication pour les différentes urgences. Selon CBRE, les organisations dont les programmes hybrides sont couronnés de succès ont documenté leurs politiques et directives en matière d'environnement de travail. En outre, les organisations qui ont clairement communiqué leurs attentes en matière de leadership sont les plus susceptibles de constater les comportements souhaités de la part de leurs employés.
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Avancé (80-100) - Un travail incroyable qui fournit à vos employés une variété d'outils technologiques fiables pour les aider à travailler efficacement, peu importe où ils se trouvent. N'oubliez pas d'évaluer et de mettre à jour en permanence votre infrastructure technologique pour vous adapter à l'évolution du travail hybride.
Intermédiaire (60-79) - Un travail louable utilisant la technologie pour optimiser l'espace de bureau et aider les employés à travailler quel que soit leur lieu de travail. Allez encore plus loin en tirant parti d'une combinaison d'outils technologiques synchrones et asynchrones pour une productivité et une efficacité accrues.
Débutant (moins de 60 ans) - Vous êtes sur la bonne voie en tirant parti de la technologie pour améliorer le travail hybride. Envisagez d'utiliser de nouveaux outils tels qu'un logiciel de gestion des espaces pour faciliter la réservation d'espaces et de ressources pour tous les employés.
Les organisations sont de plus en plus utiliser la technologie pour être plus efficace et plus productif, en particulier lorsqu'ils travaillent avec des équipes distribuées. 83 % des employés ont déclaré que les bonnes technologies constituaient un facteur important dans leur travail, juste derrière l'équité salariale, le soutien d'un manager et les avantages sociaux (Owl Labs). Dans son étude sur l'avenir du travail 2022, Accenture souligne que « ce qui distingue les travailleurs productifs de ceux qui sont déconnectés et frustrés, ce n'est pas le stress, mais la question de savoir s'ils disposent des bonnes ressources au niveau individuel et organisationnel pour les aider à être productifs n'importe où ».
La technologie étant le principal moyen de connecter des équipes distribuées, les pertes de temps au cours de la journée de travail en raison de problèmes techniques sont importantes et doivent être résolues. Selon Unisys, près de la moitié (49 %) des employés perdent entre une et cinq heures de productivité par semaine en raison de problèmes techniques ; 23 % perdent six heures ou plus. La mise à niveau de la pile technologique de votre organisation et la fourniture de formations pour résoudre les problèmes techniques sont de bons points de départ.
Assurez-vous que votre infrastructure technologique de travail hybride intègre à la fois des outils synchrones et asynchrones. Dans un environnement hybride, les employés peuvent se retrouver dans des réunions consécutives qui ne leur laissent pas le temps de se concentrer sur un travail indépendant et tête baissée. Un bon équilibre entre les deux types de travail peut aider les employés à être plus productifs. Enregistrez les tâches synchrones, telles que les réunions en personne et les vidéoconférences, pour les tâches nécessitant des interactions et des réponses réciproques immédiates. Pour les questions non urgentes auxquelles les employés peuvent s'occuper pendant leur temps libre, utilisez des technologies asynchrones telles que des vidéos préenregistrées et des outils de gestion de projet.
Envisagez de rééquiper les salles de conférence avec le bons outils technologiques pour renforcer la collaboration hybride. Cela peut impliquer de tirer parti d'un planificateur de salles de conférence pour coordonner des réunions hybrides, notamment en réservant des salles de réunion et en envoyant des invitations à des réunions. Intégrez des outils de collaboration tels que des tableaux blancs qui permettent aux participants à distance de présenter leurs idées en temps réel à la vue de tous. Utilisez les fonctionnalités de chat lors d'une vidéoconférence pour encourager une plus grande participation en permettant de poser des questions et de faire des commentaires sans interruption. Les outils technologiques peuvent et doivent être utilisés pour garantir que les participants en personne et à distance puissent participer à la discussion sur un pied d'égalité, quel que soit le lieu.
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Avancé (80-100) - Bravo pour avoir favorisé une communication claire et des boucles de feedback entre vos employés. En prenant le pouls de l'évolution de votre stratégie de travail hybride, vous pourrez vous adapter avec succès aux changements en matière de travail hybride.
Intermédiaire (60-79) - Vous êtes sur le point d'améliorer votre stratégie de travail hybride grâce à une meilleure communication. Essayez de solliciter régulièrement les commentaires des employés pour comprendre leurs expériences avec le modèle de travail hybride afin d'apporter des améliorations.
Débutant (moins de 60 ans) - Les efforts que vous déployez pour améliorer votre stratégie de travail hybride sont remarquables. Envisagez de multiples moyens de communiquer et de recueillir des commentaires afin d'évaluer le succès de votre approche de travail hybride.
Une communication claire et cohérente est essentielle à la mise en œuvre d'une stratégie de travail hybride réussie. Les organisations devraient utiliser plusieurs canaux de communication pour s'assurer que tous les employés reçoivent les messages. Les messages doivent être clairs, concis et conformes aux objectifs de l'organisation et aux besoins des employés. De plus, la communication ne doit pas être à sens unique. Encouragez les employés à fournir des commentaires, à poser des questions et à partager leurs expériences tout au long du processus.
Recueillez les commentaires de toutes vos parties prenantes, et collectez-les régulièrement. Souvent, il est trop tard pour demander des commentaires lors de l'enquête de départ. Utilisez les données et « mesurez ce qui compte ». Cela inclut l'impact de votre stratégie de travail hybride sur la productivité, l'acquisition et la rétention des talents, ainsi que la satisfaction des employés. Les entreprises peuvent renforcer la confiance au sein de leur organisation en partageant les données et en prenant des mesures en fonction des commentaires.
Il sera essentiel de tirer parti de multiples moyens pour mieux comprendre comment améliorer votre expérience de travail hybride pour vous assurer que votre stratégie de travail hybride s'adapte aux changements. Voici quelques exemples :
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