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El trabajo híbrido exitoso requiere la integración de cuatro categorías: diseño de espacios de oficinas, políticas, tecnología y comunicación y retroalimentación. Estas cuatro áreas deben apoyar a sus empleados presenciales y remotos para que puedan contar con una fuerza laboral comprometida, productiva e innovadora en la era del trabajo híbrido. Descubre qué significa tu puntuación y cómo puedes mejorar tu estrategia de trabajo híbrido hoy mismo.
Avanzado (80-100) - Impresionante uso de varios barrios de oficinas para apoyar nuevas formas de trabajo híbrido. Considere actualizar las formas de hacer un seguimiento del uso del espacio de oficina para adaptarse a las necesidades cambiantes y optimizar el espacio.
Intermedio (60-79) - Buen trabajo diseñando espacios de oficina que se adapten a una variedad de estilos y necesidades de trabajo. Considera la posibilidad de optimizar tu espacio con un software de gestión del espacio para un seguimiento más sólido del espacio.
Principiante (menos de 60) - Estás progresando en el diseño de espacios de oficina aptos para el trabajo híbrido. Para lograr diseños más productivos y atractivos, intenta crear entornos de oficinas que se adapten a una variedad de estilos y necesidades de trabajo.
Convierte tu edificio de oficinas en un edificio de alta calidad. Esto significa proporcionar más tipos de espacios (salas de juegos, centros de innovación, bibliotecas) y servicios (cafeterías, restaurantes, espacios al aire libre) para que sus empleados puedan elegir. Los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen el doble de probabilidades de estar en edificios de alta calidad (Gensler). Los edificios de alta calidad no solo ayudan a mejorar el rendimiento, sino que también actúan como un magnate para que los empleados quieran ir a la oficina. El 86% de los trabajadores más jóvenes dijeron que estarían dispuestos a ir a la oficina con más frecuencia a barrios con muchos servicios y que ofrecieran la combinación ideal de experiencias (Gensler).
Crea barrios de oficinas para que los empleados siempre puedan encontrar el espacio que necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera. Los barrios de oficinas se pueden dedicar a determinados departamentos, funciones laborales, necesidades de proyectos o requisitos de equipamiento. En 2023, las oficinas diseñadas para trabajar en función de las actividades eran las más comunes y tenían las tasas de utilización más altas (CBRE). Se trata de espacios que promueven escritorio compartido y barrios de oficinas con funciones que respaldan directamente el trabajo realizado en ese espacio (por ejemplo, salas de fotocopiado, laboratorios y armarios de servidores) y una variedad de espacios para reuniones.
Asegúrese de que el diseño de su oficina cumpla con las nuevas demandas de espacio de oficina y los patrones de trabajo híbridos. En una encuesta realizada a 14 000 trabajadores de oficina de nueve países y diez sectores, Gensler La investigación descubrió que hay cuatro categorías de espacios esenciales para los trabajadores de oficina: espacios para el trabajo individual, el trabajo creativo en grupo, la reflexión y la restauración, y la conexión y la recarga. La mayoría (el 90%) de los trabajadores de oficina tienen fácil acceso a al menos uno de estos espacios, pero solo el 47% tiene acceso a los cuatro espacios. Esto puede significar reutilizar los espacios infrautilizados por un tipo de espacio que se adapte a las necesidades de su fuerza laboral híbrida.
En un momento en que las organizaciones reducen los bienes inmuebles para controlar los costos y cumplir con los objetivos de sostenibilidad, la optimización del uso del espacio es cada vez más crítica. Las organizaciones necesitan una buena forma de hacer un seguimiento del uso del espacio para poder tomar decisiones informadas sobre la mejor manera de satisfacer las necesidades de sus empleados y, al mismo tiempo, mantener la productividad y cumplir los objetivos empresariales. Aproveche el software de gestión del espacio con información y análisis para hacer un seguimiento del uso del espacio y tomar decisiones informadas sobre cómo optimice el diseño de su oficina. Por ejemplo, puedes reducir el número de escritorios individuales si ves que la mayoría no se utilizan de forma regular.
Consulta estos recursos:
Avanzado (80-100) - Excelente trabajo al implementar una política laboral híbrida que permite a los empleados hacer su mejor trabajo. Siga apoyando la flexibilidad laboral y planificando intencionalmente los días en la oficina.
Intermedio (60-79) - Buen trabajo al implementar una política de trabajo híbrida que permite a los empleados hacer su mejor trabajo. Considera la posibilidad de ofrecer a tus equipos más oportunidades para decidir cuándo y cómo planificar los días en la oficina.
Principiante (menos de 60) - Ha tenido un gran comienzo en la implementación de una mejor política de trabajo híbrido. Permita a los equipos decidir sus horarios de trabajo híbridos para trabajar mejor tanto dentro como fuera de la oficina.
Permita a sus equipos crear sus propios cronogramas de trabajo híbridos que den un propósito a los días presenciales. Los modelos híbridos decididos por el equipo generan un aumento del 13% en la satisfacción con respecto a los mandatos jerárquicos. Los empleados que disfrutan de su trabajo tienen un 49% menos de probabilidades de decir que considerarían la posibilidad de aceptar un nuevo empleo que los empleados que no disfrutan de su trabajo (BCG). Las empresas más grandes pueden establecer algunas barreras en cuanto al número de días que deben estar en la oficina por semana o mes para una mejor coordinación, pero los equipos deben tener la mayoría de la voz.
Planifique intencionalmente sus días de oficina para la colaboración presencial y la construcción de relaciones. Los días de trabajo en la oficina deberían dedicarse a trabajos que sean más difíciles de realizar en un entorno virtual, como la tutoría, la generación de ideas creativas y la resolución de conflictos. Al planificar algunos días en la oficina de forma intencionada, el 83% de las empresas afirma que la colaboración en nuevos proyectos es tan buena o mejor que antes de la pandemia, cuando todo el mundo trabajaba en las instalaciones a tiempo completo (Estatista). Si bien hacen hincapié en los días de oficina, las organizaciones deben permitir cierta flexibilidad en los horarios de trabajo en función de las necesidades individuales, del equipo y de la empresa.
Por último, las organizaciones deben describir claramente las expectativas, las directrices y los procedimientos en su política de trabajo híbrido para el trabajo remoto y presencial. Esto incluye establecer las horas de trabajo principales, las expectativas en torno a la disponibilidad y el tiempo de respuesta, y los métodos de comunicación para las diferentes urgencias. De acuerdo con CBRE, las organizaciones con programas híbridos exitosos tienen políticas y directrices documentadas en el lugar de trabajo. Además, las organizaciones que han comunicado claramente las expectativas de liderazgo tienen más probabilidades de ver los comportamientos deseados por parte de los empleados.
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Avanzado (80-100) - Un trabajo increíble que proporciona a sus empleados una variedad de herramientas tecnológicas confiables para ayudarlos a trabajar de manera efectiva sin importar su ubicación. Recuerde evaluar y actualizar continuamente su oferta tecnológica para adaptarse a los cambios en el trabajo híbrido.
Intermedio (60-79) - Un trabajo encomiable que utiliza la tecnología para optimizar el espacio de oficina y ayudar a los empleados a trabajar independientemente de su ubicación. Vaya un paso más allá y aproveche una combinación de herramientas tecnológicas sincrónicas y asincrónicas para aumentar la productividad y la eficiencia.
Principiante (menos de 60) - Va por buen camino al aprovechar la tecnología para mejorar el trabajo híbrido. Considera la posibilidad de utilizar nuevas herramientas, como el software de gestión del espacio, para facilitar a todos los empleados las reservas de espacio y recursos.
Las organizaciones son cada vez más usar la tecnología para ser más eficiente y productivo, especialmente cuando trabajan con equipos distribuidos. El 83% de los empleados dijeron que la buena tecnología era un factor importante en su trabajo, solo por detrás de la igualdad salarial, el apoyo de un gerente y las prestaciones de salud (Owl Labs). En su estudio sobre el futuro del trabajo de 2022, Accenture destaca que «lo que separa a los trabajadores que son productivos de los que están desconectados y frustrados no es el estrés, sino si cuentan con los recursos adecuados a nivel individual y organizativo para ayudarlos a ser productivos en cualquier lugar».
Con la tecnología como la principal forma de conectar equipos distribuidos, perder tiempo a lo largo de la jornada laboral debido a problemas técnicos es importante y debe resolverse. De acuerdo con Unisys, casi la mitad (49%) de los empleados pierden entre una y cinco horas de productividad por semana debido a problemas tecnológicos; el 23% pierde seis horas o más. Mejorar la oferta tecnológica de su organización e impartir formación para la solución de problemas técnicos son buenas áreas para empezar.
Asegúrese de que su conjunto de tecnología de trabajo híbrida incorpore herramientas sincrónicas y asincrónicas. En un entorno híbrido, los empleados pueden encontrarse en reuniones consecutivas, lo que les deja sin tiempo para centrarse en un trabajo independiente y con la cabeza puesta en el trabajo. Lograr un buen equilibrio entre ambos tipos de trabajo puede ayudar a los empleados a ser más productivos. Ahorra el trabajo sincrónico, como las reuniones presenciales y las videoconferencias, para el trabajo que requiere interacciones y respuestas recíprocas inmediatas. Para asuntos no urgentes que los empleados puedan atender en su tiempo libre, utilice tecnología asincrónica, como vídeos pregrabados y herramientas de gestión de proyectos.
Considere la posibilidad de reacondicionar las salas de conferencias con herramientas tecnológicas adecuadas para potenciar la colaboración híbrida. Esto puede significar aprovechar un planificador de salas de conferencias para coordinar reuniones híbridas, incluida la reserva de salas de reuniones y el envío de invitaciones a reuniones. Incorpore herramientas de colaboración, como pizarras blancas, que permitan a los participantes remotos demostrar sus ideas en tiempo real para que todos las vean. Utilice las funciones de chat durante una videoconferencia para fomentar una mayor participación, ya que permite hacer preguntas y comentarios sin interrupciones. Las herramientas técnicas pueden y deben usarse para garantizar que los participantes presenciales y remotos puedan participar por igual en el debate, independientemente de su ubicación.
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Avanzado (80-100) - Enhorabuena por fomentar una comunicación clara y circuitos de retroalimentación entre sus empleados. Estar al tanto de la evolución de su estrategia de trabajo híbrido le ayudará a adaptarse con éxito a los cambios en el trabajo híbrido.
Intermedio (60-79) - Estás en camino de mejorar tu estrategia de trabajo híbrido con una mejor comunicación. Intente solicitar periódicamente la opinión de los empleados para comprender sus experiencias con el modelo de trabajo híbrido y así introducir mejoras.
Principiante (menos de 60) - Sus esfuerzos por mejorar su estrategia de trabajo híbrido son notables. Considera la posibilidad de utilizar varias formas de comunicarte y recopilar comentarios para evaluar el éxito de tu enfoque de trabajo híbrido.
La comunicación clara y coherente es crucial para implementar una estrategia de trabajo híbrido exitosa. Las organizaciones deberían utilizar múltiples canales de comunicación para garantizar que todos los empleados reciban los mensajes. Los mensajes deben ser claros, concisos y estar alineados con los objetivos de la organización y las necesidades de los empleados. Además, la comunicación no debe ser de sentido único. Aliente a los empleados a dar su opinión, hacer preguntas y compartir sus experiencias durante todo el proceso.
Recopile comentarios de todas las partes interesadas y recójalos con regularidad. A menudo, pedir comentarios durante la encuesta final es demasiado tarde. Usa datos y «mide lo que importa». Esto incluye el impacto de su estrategia de trabajo híbrida en la productividad, la adquisición y retención del talento y la satisfacción de los empleados. Las empresas pueden generar confianza en toda la organización al compartir los datos y tomar medidas en función de los comentarios.
Aprovechar las múltiples formas de obtener información sobre cómo mejorar su experiencia laboral híbrida será clave para garantizar que su estrategia de trabajo híbrido se adapte a los cambios. Estos son algunos ejemplos:
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