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Ces dernières années, le hot desking a gagné en popularité sur de nombreux lieux de travail en raison de la demande croissante de flexibilité du travail. Malgré les gros titres des grandes entreprises imposant un retour complet au bureau (RTO), près de 70 % des entreprises américaines ont mis en place des politiques de travail flexibles.
En effet, le travail flexible reste un avantage concurrentiel :
Le hot desking, également connu sous le nom de partage de bureau, de travail agile ou d'hôtellerie, constitue une solution pour gérer les espaces de bureau dans le cadre d'un modèle de travail flexible qui maximise l'utilisation de l'espace et la collaboration tout en réduisant les coûts pour l'organisation.
Examinons plus en détail le hot desking et son rôle dans le monde du travail moderne.
Le hot desking est un concept dans lequel les employés partagent des bureaux au bureau, au lieu que chaque employé ait son propre bureau. Il s'agit d'une méthode de travail flexible et agile. Les employés ne sont pas confinés à une zone mais peuvent choisir parmi les espaces de travail disponibles dans tout le bureau. À une époque où de nombreux employés travaillent et préfèrent travailler virtuellement, à temps plein ou quelques jours par semaine, le hot desking offre cette flexibilité et une manière plus efficace d'utiliser les bureaux et les espaces de travail.
Alors que de nombreuses personnes souhaitent toujours travailler à distance, 86 % des cadres pensent que les employés devraient être au bureau au moins trois jours par semaine pour préserver la culture d'entreprise (étude PwC). La mise en œuvre du hot desking satisfait toutes les parties et facilite la mise en place d'une stratégie de travail hybride.
Le fait d'être au bureau permet aux employés de socialiser avec leurs collègues et de collaborer avec leurs équipes, ce qui se traduit par un engagement et une productivité accrus. Le fait de pouvoir travailler à domicile certains jours aide les employés à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en leur offrant une flexibilité dans la gestion de leurs engagements professionnels et personnels. Les employeurs peuvent également minimiser leur empreinte immobilière et économiser sur les coûts.
Le hot desking permet une configuration de travail hybride rationalisée, offrant de nombreux avantages. De nombreuses entreprises ont réduit la taille de leurs espaces après la pandémie et se rendent compte qu'elles n'ont tout simplement pas assez de bureaux pour les employés qui retournent au bureau. Le hot desking offre de la flexibilité aux employés sans compromettre les performances de l'entreprise.
Voici sept raisons pour lesquelles le hot desking est en plein essor :
Les employés attachent une grande importance à leur autonomie au travail, c'est-à-dire à la liberté de choisir quand et où ils travaillent. L'enquête de McKinsey a montré que lorsque les gens ont la possibilité de travailler de manière flexible, 87 % d'entre eux la saisissent. Les arrangements de bureau partagé soutiennent le désir d'une culture de travail flexible tout en maintenant certaines interactions en personne. Les hot desks peuvent être mis à disposition rapidement, ce qui permet aux individus ou aux équipes de travailler et de collaborer de manière plus agile. Cette flexibilité améliore la satisfaction et la productivité des employés.
Le hot desking facilite une configuration de travail hybride, améliorant ainsi la collaboration et la productivité des employés. Selon Advanced Workplace Associates (AWA), les travailleurs hybrides génèrent un peu plus de 9,5 jours de travail supplémentaires par an. Avec des chiffres de production aussi positifs, le travail hybride reste un modèle de travail populaire, les employés se rendant généralement au bureau deux à trois jours par semaine.
La mise en place d'un bureau à part entière et la signature d'un bail à long terme peuvent être très coûteuses. Le hot desking optimise l'utilisation de l'espace de bureau et réduit les risques de bureaux vides ou surpeuplés. En réduisant leur parc immobilier et les ressources qui les soutiennent, les organisations peuvent réduire leur empreinte environnementale et réaliser des économies de coûts.
Les employeurs peuvent utiliser les données recueillies auprès de logiciel de réservation de bureau pour observer comment les individus et les équipes travaillent au bureau. Avant l'essor des logiciels d'espace de coworking, les employés étaient généralement affectés à un bureau pour la longévité de leur carrière dans cette entreprise. L'endroit et la fréquence des réunions des équipes n'étaient qu'une question de conjectures, car personne ne suivait ces tendances.
Désormais, les organisations peuvent analyser où et à quelle fréquence les personnes réservent un bureau ou un espace de travail, puis utiliser les données pour prendre des décisions commerciales éclairées. Les employeurs peuvent gagner en efficacité lorsqu'il s'agit d'attribuer des espaces, de mettre en œuvre davantage de mesures efficaces et d'améliorer ou de supprimer des espaces qui ne sont pas utilisés.
Comme le hot desking implique un espace partagé, il empêche les individus d'accumuler des effets personnels ou d'encombrer leur espace de travail. La nature du bureau partagé se prête à un espace de travail plus propre et mieux organisé, ce qui, selon des études, peut entraîner une meilleure productivité. Des scientifiques de l'Institut des neurosciences de l'université de Princeton ont découvert que la désorganisation peut réduire notre capacité à nous concentrer et que lorsque la zone est plus propre, les gens sont mieux à même de se concentrer et de traiter l'information.
La prochaine génération de travailleurs est très favorable à un environnement de travail flexible. Un rapport de ZipRecruiter a révélé que 44 % des diplômés souhaitent un mode de travail hybride, et qu'un mode de travail flexible est l'une des trois principales raisons qui incitent les employés à trouver un nouvel emploi, selon McKinsey & Company. Tirer parti du partage des bureaux pour créer un environnement de travail flexible dans lequel les employés peuvent choisir l'endroit qui convient le mieux à leurs responsabilités professionnelles peut contribuer à attirer davantage de talents et à fidéliser les employés actuels.
Le hot desking propose des modalités de travail flexibles qui incluent davantage les employés qui ont besoin d'une certaine liberté pour ajuster leurs horaires, comme les parents ou les personnes qui s'occupent de membres âgés de leur famille. Au bureau, le hot desking permet un échange d'idées plus fluide. Lorsque les employés ne sont pas attachés à un bureau, ils sont mieux à même de se mêler à divers groupes et d'interagir entre eux, tels que des niveaux d'ancienneté, des départements ou des antécédents différents, en éliminant les silos et en encourageant la collaboration.
Le partage de bureau peut également contribuer à réduire les obstacles créés par la disposition hiérarchique des sièges qui découle des affectations de bureau traditionnelles, favorisant ainsi un lieu de travail plus inclusif et équitable où les employés ont des chances égales de communiquer et de collaborer avec les autres.
Le terme « hot desk » vient d'un idiome utilisé par la marine américaine appelé « hot racking », qui décrivait la façon dont les couchettes montées sur rack à bord d'un navire, où les marins dormaient à tour de rôle, restaient chaudes aux yeux de la dernière personne qui les avait utilisées. Le hot desking a récemment gagné en popularité, mais le concept n'est pas nouveau. Les modèles économiques des hôtels, dans lesquels les clients « partagent » les chambres disponibles, ont peut-être inspiré cette idée. C'est pourquoi le hot desking est également appelé hôtel de bureau ou hôtel de bureau.
Un article du New York Times de 1994 mentionnait également le concept de « hot desking » tel que nous le connaissons aujourd'hui. Le reportage portait sur Jay Chiat, le directeur de la publicité de Chiat/Day, qui avait institué le concept de « bureau partagé » dans ses bureaux. Les travailleurs gardaient leurs effets personnels dans les casiers qui leur étaient attribués, récupéraient l'équipement nécessaire à la fenêtre d'un concierge et étaient libres de se déplacer dans les bureaux pour se rendre au travail.
Grâce au hot desking, les employés ont accès à des bureaux ou à des espaces de travail dans un bref délai. Souvent, ces arrangements peuvent changer périodiquement tout au long de la journée ou de la semaine de travail au fur et à mesure que les gens vont et viennent. Le hot desking est idéal pour mettre en œuvre une stratégie de travail hybride, car il permet aux employés et aux équipes de faire preuve de flexibilité quant à leur arrivée au bureau.
Dans le cadre de l'hôtellerie de bureau, les espaces de travail sont généralement réservés pour de plus longues durées, de plusieurs jours à un mois. L'hôtellerie peut être le choix préféré pour les équipes qui ont besoin d'un espace de collaboration spécifique (par exemple, pour plus de confidentialité, comme une équipe juridique) ou d'un équipement spécialisé pour effectuer leur travail.
Pour en savoir plus : Qu'est-ce que le Desk Hoteling ? Desk Hoteling ou hot desking
Bien que le hot desking offre de la flexibilité et des opportunités de réduction des coûts aux organisations, il n'est pas sans défis. Qu'il s'agisse d'obtenir l'adhésion des employés ou de gérer la logistique, faire face à la complexité du partage des bureaux nécessite une réflexion approfondie et des stratégies proactives.
Le concept du hot desking est simple, mais sa mise en œuvre peut s'avérer difficile sans les bons outils. De la finalisation des politiques à la gestion des attentes, voici six pièges potentiels à connaître avant de les mettre en œuvre :
Les entreprises ont généralement besoin logiciel de réservation de bureau pour mettre en œuvre efficacement le hot desking. L'intégration d'un logiciel de réservation de bureau peut présenter des défis techniques si vous avez des exigences spécifiques ou si vous avez une infrastructure technologique unique. La mise en œuvre d'un système de réservation de bureaux nécessite du temps et des efforts pour configurer le logiciel, former les employés et l'intégrer aux systèmes ou processus existants. Cela nécessite une coordination avec les installations ou les équipes informatiques et une planification appropriée pour assurer une transition en douceur.
Il est difficile pour les humains de s'adapter au changement. L'introduction d'un nouveau système pour les employés peut nécessiter efforts de gestion du changement pour garantir une adoption sans heurts. Les employés qui ont l'habitude de se voir attribuer un bureau qu'ils peuvent personnaliser peuvent avoir du mal à renoncer à ce confort. Si le logiciel de réservation de bureau n'est pas intuitif ou convivial, les employés peuvent trouver frustrant ou prendre du temps à réserver des bureaux. Cela peut entraîner une expérience négative pour les employés, une réduction de l'utilisation et une diminution de l'adoption.
Le hot desking nécessite un aménagement et une infrastructure de bureau bien conçus pour permettre des modalités de travail flexibles. Les organisations devront déterminer si elles disposent d'un nombre suffisant de bureaux, d'une disposition appropriée des sièges, d'un accès à la technologie et d'autres équipements nécessaires. Modernisation des espaces de bureaux existants ou en concevoir de nouveaux pour accueillir des bureaux partagés peut poser des problèmes logistiques.
Avec l'augmentation du partage de bureau entre plusieurs employés, il devient essentiel de nettoyer régulièrement ces espaces afin de respecter les normes d'hygiène et de salubrité. La mise en place d'une liste de contrôle des « normes d'hygiène et d'assainissement » permet de s'assurer que tous les employés suivent le même protocole pour maintenir la propreté des bureaux. De plus, les employés qui partagent un bureau peuvent avoir du mal à adapter leur environnement de travail à leurs besoins. La fourniture d'équipements ergonomiques, de directives et de formations sur la configuration de l'espace de travail devient essentielle pour atténuer les problèmes de santé potentiels.
Le risque de perturbations augmente lorsque les employés travaillent dans un espace partagé avec d'autres personnes. Malgré le banal « Hé, tu as une minute ? » ou « Pourrais-tu regarder ça très rapidement ? » ne prennent pas beaucoup de temps individuellement, ils peuvent empêcher les employés de se concentrer sur leur travail tout au long de la journée. Cela nuit particulièrement à la productivité du travail en profondeur, car les employés ont souvent du mal à trouver de longues périodes ininterrompues pour se concentrer. Ajuster le bureau pour répondre à un mélange de travail asynchrone et synchrone peut aider votre équipe à rester collaborative et productive.
Les employés peuvent avoir des difficultés à trouver un bureau disponible pendant les heures de pointe, ce qui peut entraîner de la frustration et une baisse de productivité. L'élaboration de politiques et de protocoles clairs pour la réservation des bureaux, tout en tenant compte de facteurs tels que les groupes prioritaires, les besoins de l'équipe et les limites de réservation, peut aider à relever ce défi.
Le hot desking est un aménagement de l'espace de travail flexible qui peut s'adapter pour répondre aux besoins de toutes les équipes. Que vous veniez au bureau deux à trois jours par semaine ou plus à plein temps, le hot desking constitue une solution pour les organisations disposant d'un espace limité.
Si votre organisation est entièrement hybride, le hot desking permet aux employés de maintenir un horaire de travail flexible, ce qui se traduit par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les employés bénéficient d'avantages sociaux et créatifs lorsqu'ils se rendent au bureau pour collaborer avec d'autres personnes, ce qui peut améliorer l'engagement des employés et favoriser l'innovation. Les employés peuvent consacrer des journées de travail à domicile à des tâches de fond, ce qui peut améliorer la productivité et la fidélisation des employés.
Si votre organisation fonctionne entièrement à distance, il est toujours possible de tirer parti du hot desking pour améliorer la productivité et la collaboration. Bien que les télétravailleurs ne soient pas tenus de se rendre au bureau, ils souhaiteront peut-être pouvoir le faire pour des projets spécifiques ou certains jours. À une époque où de plus en plus d'Américains éprouvent un sentiment de solitude, vos employés travaillant à distance peuvent bénéficier d'un espace physique où ils peuvent socialiser et collaborer avec leurs collègues quand ils le souhaitent.
Pour les équipes entièrement intégrées au bureau, le hot desking peut favoriser la collaboration, la flexibilité et l'utilisation efficace de l'espace. Les employés travaillent dans différents espaces de bureau, en fonction de leurs tâches, de leurs projets ou de leurs préférences personnelles. Des secteurs spécifiques (par exemple, les marchés hautement réglementés) peuvent bénéficier de la possibilité de réserver des bureaux et des espaces particuliers dans un bureau. Dans de telles situations, les organisations peuvent diviser les espaces de bureaux en fonction des rôles professionnels des personnes et des niveaux d'accès afin de répondre aux exigences de conformité.
En savoir plus : Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda
Lorsqu'il est mis en œuvre de manière stratégique, le partage de bureau peut favoriser une atmosphère de travail dynamique, mais nombreux sont ceux qui semblent mal préparés à effectuer la transition. Seuls 26 % des PDG disposent d'une stratégie tournée vers l'avenir qui vise de manière globale à changer comment, pourquoi et où nous travaillons (Accenture).
En l'absence de stratégie et d'une technologie adaptée, la gestion des bureaux partagés peut ressembler à une partie frustrante de chaises musicales, et avoir un impact négatif sur l'expérience de vos employés. Pour remédier à ce problème, voici neuf conseils qui vous aideront à passer au bureau partagé :
Avant de mettre en œuvre le partage de bureau, pensez à planifier votre espace de travail pour optimiser l'efficacité, les économies et la productivité. Dans quelle mesure l'espace est-il adapté au hot desking ? Y a-t-il quelque chose que vous devez modifier pour créer des espaces de travail physiques idéaux à la fois pour la collaboration et pour le travail individuel qui nécessite de la concentration ?
Tenez compte de facteurs tels que l'aménagement, le mobilier et l'infrastructure technologique. Lorsque vous commencez à concevoir, pensez au nombre de bureaux dont vous aurez besoin, que vous disposiez de postes informatiques permanents ou simplement d'espaces pour les ordinateurs portables, et d'espaces de rangement pour les articles personnels et professionnels des employés.
En savoir plus : De Mandate à Magnet : conception de bureaux pour de superbes lieux de travail hybrides
Le changement est difficile, et la gestion du changement peut s'avérer difficile lorsqu'il s'agit de convaincre les employés d'adopter le travail hybride. Informez à l'avance tous les employés de la prochaine mise en œuvre du hot desking. Ce faisant, demander des commentaires aux employés sur la manière dont ils envisagent une transition en douceur vers les modèles de bureaux partagés. Le fait de demander l'avis des employés permet d'identifier les problèmes et d'obtenir leur adhésion.
Organisez des sessions de formation ou des ateliers pour familiariser les employés avec le nouveau système et expliquer les avantages avant la mise en œuvre des modifications. Soyez ouvert et prêt à répondre à toutes les préoccupations ou questions qui pourraient survenir au fil du temps. Rationaliser le processus et le rendre facile à comprendre pour les employés, tout en les impliquant dans le processus de prise de décision, permet de s'assurer que les politiques ne semblent pas imposées.
Élaborez une politique claire et complète en matière de partage des bureaux afin de maintenir un environnement de bureau ordonné et accueillant pour tous. La politique doit clairement définir les règles, les procédures et les attentes des employés. Quelles sont les attentes en matière de conversations ou de repas dans des espaces communs ? Les employés doivent-ils nettoyer leur bureau la nuit ?
Incluez des directives relatives à la réservation des bureaux, à la propreté et à l'organisation de l'espace de travail et à la gestion des effets personnels. Les normes de propreté varient d'une personne à l'autre. Il est donc essentiel de favoriser une culture dans laquelle les employés font preuve d'empathie à l'égard des besoins de leurs collègues.
Investir dans la réservation de bureaux ou logiciel de gestion de l'espace peut vous aider à mettre en œuvre le hot desking de manière plus efficace. Centralisé logiciel de réservation de bureau permet aux employés de réserver des bureaux à l'avance, en s'assurant qu'ils disposent d'un espace de travail désigné à leur arrivée au bureau. Cela peut aider à éviter les conflits ou la surpopulation.
Certains logiciels de réservation de bureaux permettent même aux utilisateurs de voir en temps réel quand des places sont disponibles, ce qui permet aux employés et aux équipes de choisir plus facilement quand et où ils travaillent. Tenez compte les fonctionnalités de gestion de bureau que vous souhaitez et dont vous avez besoin pour votre espace de travail, tels que les intervalles de temps pendant lesquels vous pouvez réserver des bureaux, les plans des espaces de travail et la possibilité de définir des quartiers dans lesquels des équipes spécifiques peuvent collaborer.
En savoir plus : Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda
Un hot desking réussi nécessite une infrastructure informatique pour garantir le bon déroulement et la cohérence de la réservation des bureaux. La lenteur du Wi-Fi peut être source de frustration pour les employés qui essaient de réserver un bureau, d'accéder à Internet ou de passer des appels vidéo au bureau.
En utilisant logiciel de réservation de bureau présente également des risques pour la sécurité et la confidentialité, ainsi que la possibilité de non-conformité. Mettez en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les données sensibles et encouragez les employés à suivre les pratiques de protection des données. Au fur et à mesure que de plus en plus d'employés travaillent au bureau, assurez-vous qu'ils ont accès à un réseau Wi-Fi fiable, à des imprimantes, à des scanners et à d'autres ressources techniques nécessaires.
S'assurer que tous les employés reçoivent l'équipement nécessaire au moment où ils en ont besoin devient encore plus difficile dans un mode de travail hybride. Par conséquent, mise en place d'un système de gestion des équipements peut être extrêmement utile pour améliorer votre bureau hybride.
Comme point de départ, équipez les zones de hot desking d'équipements essentiels, tels que des prises de courant, des stations d'accueil, des chaises ergonomiques et des bureaux réglables. Envisagez de fournir des équipements supplémentaires, tels que des tableaux blancs, des projecteurs et des installations de vidéoconférence, pour faciliter le travail collaboratif des employés au bureau et virtuels.
Surveillez en permanence la mise en œuvre du partage des bureaux et recueillez les commentaires des employés.
Utilisez les commentaires pour apporter les ajustements et améliorations nécessaires au système. Évaluez régulièrement l'efficacité du partage des bureaux pour atteindre les objectifs de l'organisation et apportez les modifications nécessaires.
L'établissement de paramètres pour mesurer le succès du partage de bureau peut permettre à l'organisation de mieux l'améliorer. Les indicateurs de base devraient inclure la satisfaction des employés, les niveaux de productivité et l'utilisation de l'espace. Les employés peuvent-ils réserver les bureaux dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ? Les espaces sont-ils alloués de manière à ce que les équipes puissent collaborer efficacement sans interruption ? Évaluez régulièrement ces indicateurs pour évaluer l'impact du hot desking sur votre organisation et prenez des décisions fondées sur des données pour une amélioration continue.
En plus d'un espace de bureau partagé centralisé, envisagez de proposer d'autres espaces de travail, tels que des salles calmes, des zones de collaboration ou des zones de détente. Une étude d'Advanced Workplace Associates (AWA) a révélé que 61 % du temps des employés est associé au travail seul, et que plus de la moitié de ce temps nécessite un environnement exempt de distractions pour permettre de se concentrer sur le travail. En créant des espaces qui répondre à diverses préférences de travail, vous pouvez contribuer à améliorer la productivité et à favoriser le bien-être des employés.
Les employés sont de plus en plus exigeants en matière de flexibilité du travail. Près de 70 % des organisations ont mis en place un modèle de travail flexible, le travail hybride structuré restant le modèle de travail préféré des entreprises américaines (Flex Index). La flexibilité du lieu de travail doit s'accompagner d'un partage des bureaux pour une utilisation optimale de l'espace et des économies de coûts.
Le hot desking offre de la flexibilité et des opportunités de réduction des coûts aux organisations lorsqu'il est correctement effectué. Faire face aux complexités du hot desking nécessite une réflexion approfondie et la mise en œuvre de stratégies proactives. Les organisations doivent relever ces défis de front pour optimiser les avantages du partage de bureau tout en garantissant la satisfaction et la productivité globales de leurs employés.
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