Webinar bajo demanda
Realidad de RTO: los mejores datos y estrategias directamente de los expertos
En los últimos años, los escritorios compartidos han ganado popularidad en muchos lugares de trabajo debido a la creciente demanda de trabajo flexible. A pesar de los titulares de las principales empresas que exigen el pleno regreso a la oficina (RTO), casi el 70% de las empresas estadounidenses tienen políticas laborales flexibles.
Esto se debe a que el trabajo flexible sigue siendo una ventaja competitiva:
Los escritorios compartidos, también conocidos como escritorios compartidos, trabajo ágil u hotelería, sirven como solución para administrar el espacio de oficina en un modelo de trabajo flexible que maximiza la utilización del espacio y la colaboración, al tiempo que reduce los costos para la organización.
Profundicemos en los detalles de los escritorios compartidos y su papel en el lugar de trabajo moderno.
El escritorio compartido es un concepto en el que los empleados comparten escritorios en la oficina, en lugar de que cada empleado tenga su propio escritorio asignado. Es una forma de trabajar flexible y ágil. Los empleados no están confinados a un área, sino que pueden elegir entre los espacios de trabajo disponibles en toda la oficina. En un momento en que muchos empleados trabajan y prefieren trabajar de forma virtual, ya sea a tiempo completo o unos pocos días a la semana, los escritorios compartidos brindan esta flexibilidad y una forma más eficiente de utilizar los escritorios y los espacios de trabajo.
Si bien muchas personas siguen deseando trabajar a distancia, el 86% de los ejecutivos cree que los empleados deben estar en la oficina al menos tres días a la semana para mantener la cultura empresarial (investigación de PwC). La implementación de escritorios compartidos satisface a todas las partes y facilita la creación de una estrategia de trabajo híbrida.
Estar en la oficina permite a los empleados socializar con sus colegas y colaborar con sus equipos, lo que lleva a un mayor compromiso y productividad. Poder trabajar desde casa algunos días ayuda a los empleados a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, ya que les brinda flexibilidad a la hora de gestionar sus compromisos profesionales y personales. Los empleadores también pueden minimizar su huella inmobiliaria y ahorrar en costos.
Los escritorios compartidos permiten una configuración de trabajo híbrida optimizada, lo que ofrece numerosas ventajas. Tras la pandemia, muchas empresas han reducido el tamaño de sus espacios y se están dando cuenta de que no tienen suficientes escritorios para los empleados que regresan a la oficina. Los escritorios compartidos ofrecen a los empleados flexibilidad sin comprometer el rendimiento de la empresa.
Estas son siete razones por las que los escritorios compartidos están en auge:
Los empleados se preocupan mucho por su autonomía laboral, por lo que son libres de elegir cuándo y dónde trabajar. La encuesta de McKinsey mostró que cuando las personas tienen la oportunidad de trabajar de manera flexible, el 87% la aprovecha. Los escritorios compartidos respaldan el deseo de una cultura de trabajo flexible y, al mismo tiempo, mantienen algunas interacciones presenciales. Los escritorios compartidos pueden estar disponibles con poca antelación, lo que permite a las personas o a los equipos trabajar y colaborar de forma más ágil. Esta flexibilidad mejora la satisfacción y la productividad de los empleados.
Los escritorios compartidos facilitan una configuración de trabajo híbrida, lo que mejora la colaboración y la productividad de los empleados. Según Advanced Workplace Associates (AWA), los trabajadores híbridos producen poco más de 9,5 días adicionales de trabajo al año. Con cifras de producción tan positivas, el trabajo híbrido sigue siendo un modelo de trabajo popular, ya que los empleados suelen ir a la oficina dos o tres días a la semana.
Establecer una oficina a gran escala y firmar un contrato de arrendamiento a largo plazo puede resultar muy costoso. Los escritorios compartidos optimizan la utilización del espacio de oficina y reducen las posibilidades de que los escritorios estén vacíos o superpoblados. Al reducir sus bienes inmuebles y los recursos que los respaldan, las organizaciones pueden reducir su huella ambiental y lograr ahorros de costos.
Los empleadores pueden usar los datos recopilados de software de reserva de escritorio para observar cómo trabajan las personas y los equipos en la oficina. Antes del auge del software para espacios de coworking, a los empleados se les solía asignar un escritorio mientras duraran sus carreras en esa empresa. Dónde y con qué frecuencia se reunían los equipos era cuestión de conjeturas, ya que nadie estaba siguiendo estos patrones.
Ahora, las organizaciones pueden analizar dónde y con qué frecuencia las personas reservan un escritorio o un espacio de trabajo, y luego usar los datos para informar las decisiones empresariales. Los empleadores pueden ser más eficientes a la hora de asignar el espacio, implementar más de lo que es efectivo y mejorar o eliminar los espacios que no se utilizan.
Dado que los escritorios compartidos implican un espacio compartido, evitan que las personas acumulen objetos personales o desordenen su área de trabajo. La naturaleza de los escritorios compartidos se presta a un espacio de trabajo más limpio y organizado, lo que, según los estudios, puede conducir a una mayor productividad. Los científicos del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton descubrieron que la desorganización puede reducir nuestra capacidad de concentración y que, cuando el área está más ordenada, las personas pueden concentrarse y procesar mejor la información.
La próxima generación de trabajadores favorece en gran medida un entorno de trabajo flexible. Un informe de ZipRecruiter reveló que el 44% de los graduados desean un acuerdo de trabajo híbrido, y que un acuerdo de trabajo flexible es uno de los tres principales motivadores para que los empleados encuentren un nuevo trabajo, según McKinsey & Company. Aprovechar los escritorios compartidos para crear un entorno de trabajo flexible en el que los empleados puedan elegir la ubicación que mejor se adapte a sus responsabilidades laborales puede ayudar a atraer más talento y retener a los empleados actuales.
Los escritorios compartidos permiten acuerdos de trabajo flexibles que incluyen más a los empleados que necesitan cierta libertad para ajustar sus horarios, como los padres o las personas que cuidan a familiares de edad avanzada. En la oficina, los escritorios compartidos permiten un intercambio de ideas más fluido. Cuando los empleados no están fijos en un escritorio, pueden relacionarse e interactuar mejor con distintos grupos, como diferentes niveles de antigüedad, departamentos o antecedentes, lo que elimina los silos y fomenta la colaboración.
Los escritorios compartidos también pueden ayudar a reducir las barreras creadas por la disposición jerárquica de los asientos que se derivan de las asignaciones de escritorio tradicionales, lo que fomenta un lugar de trabajo más inclusivo y equitativo en el que los empleados tengan las mismas oportunidades para conectarse y colaborar con los demás.
El término «escritorio compartido» proviene de un modismo utilizado por la Marina de los Estados Unidos llamado «estanterías en caliente», que describía cómo las literas montadas en estantes a bordo de un barco, donde los marineros dormían en rotación, permanecían calientes frente a la persona que las usó por última vez. La popularidad de los escritorios compartidos ha crecido recientemente, pero el concepto no es nuevo. Los modelos de negocio hoteleros, en los que los huéspedes «comparten» las habitaciones disponibles, pueden haber inspirado la idea. Es por eso que los escritorios compartidos también se conocen como hotelería de escritorio o hotelería de oficinas.
Un artículo del New York Times de 1994 también mencionaba el concepto de «escritorio compartido» tal como lo conocemos hoy en día. El reportaje trataba sobre Jay Chiat, el ejecutivo de publicidad de Chiat/Day, que instituyó el concepto de «escritorio compartido» en sus oficinas. Los trabajadores guardaban sus pertenencias personales en los casilleros asignados, recogían el equipo necesario de la ventana del conserje y podían moverse libremente por el espacio de la oficina para trabajar.
Con los escritorios compartidos, los empleados tienen acceso a escritorios o espacios de trabajo con poca antelación. A menudo, estas disposiciones pueden cambiar periódicamente a lo largo de la jornada laboral o de la semana laboral a medida que las personas van y vienen. Los escritorios compartidos son ideales para implementar una estrategia de trabajo híbrida, ya que permiten a los empleados y a los equipos tener flexibilidad a la hora de acudir a la oficina.
Con la hotelería con escritorio, los espacios de trabajo suelen reservarse por períodos más largos, desde varios días hasta un mes. La hotelería puede ser la opción preferida para los equipos que necesitan un espacio de colaboración específico (por ejemplo, para una mayor privacidad, como un equipo legal) o un equipo especializado para completar su trabajo.
Obtenga más información: ¿Qué es Desk Hoteling? Hotelería de escritorio versus escritorio compartido
Si bien los escritorios compartidos ofrecen flexibilidad y oportunidades de ahorro de costos para las organizaciones, no están exentos de desafíos. Desde conseguir la aceptación de los empleados hasta gestionar la logística, sortear las complejidades de los escritorios compartidos requiere una consideración cuidadosa y estrategias proactivas.
El concepto de escritorio compartido es sencillo, pero implementarlo puede ser un desafío sin las herramientas adecuadas. Desde la finalización de las políticas hasta la gestión de las expectativas, estos son seis posibles escollos que hay que tener en cuenta antes de implementarlos:
Las empresas suelen necesitar software de reserva de escritorio para implementar el hot desking de manera efectiva. La integración del software de reserva de escritorio puede presentar desafíos técnicos si tiene requisitos específicos o una infraestructura tecnológica única. La implementación de un sistema de reservas de escritorio requiere tiempo y esfuerzo para configurar el software, capacitar a los empleados e integrarlo con los sistemas o procesos existentes. Esto requiere la coordinación con las instalaciones o los equipos de TI y una planificación adecuada para garantizar una transición sin problemas.
Es un desafío para los humanos adaptarse al cambio. Introducir un nuevo sistema para los empleados puede requerir esfuerzos de gestión del cambio para garantizar una adopción sin problemas. Los empleados que están acostumbrados a tener un escritorio asignado que puedan personalizar pueden tener dificultades para dejar de lado esa comodidad. Si el software de reserva de escritorio no es intuitivo ni fácil de usar, por lo que a los empleados les puede resultar frustrante o llevar mucho tiempo reservar escritorios. Esto puede provocar una experiencia negativa para los empleados, una reducción del uso y una disminución de la adopción.
Los escritorios compartidos requieren un diseño e infraestructura de oficina bien diseñados para respaldar acuerdos de trabajo flexibles. Las organizaciones deberán considerar si tienen una cantidad adecuada de escritorios, una disposición adecuada de los asientos, acceso a la tecnología y otros servicios necesarios. Modernización de los espacios de oficinas existentes o diseñar otros nuevos para dar cabida a escritorios compartidos puede plantear desafíos logísticos.
Con el aumento del uso compartido de escritorios entre varios empleados, es fundamental limpiar estos espacios con regularidad para mantener los estándares de higiene y saneamiento. La elaboración de una lista de verificación de las «normas de higiene y saneamiento» ayuda a garantizar que todos los empleados sigan el mismo protocolo para mantener la limpieza de la oficina. Además, los empleados que comparten escritorios pueden tener dificultades para adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades. Proporcionar equipos ergonómicos, directrices e información sobre la configuración del espacio de trabajo es fundamental para mitigar los posibles desafíos relacionados con la salud.
El potencial de interrupciones aumenta cuando los empleados trabajan en un espacio compartido con otros. A pesar del casual «Hola, ¿tienes un minuto?» o «¿Podrías ver esto muy rápido?» no consumen mucho tiempo a nivel individual, sino que pueden perturbar la concentración de los empleados en su trabajo a lo largo del día. Esto es especialmente perjudicial para la productividad laboral profunda, ya que los empleados suelen tener dificultades para encontrar períodos prolongados de tiempo ininterrumpido para concentrarse. Ajustar la oficina para atender a un combinación de trabajo asincrónico y sincrónico puede ayudar a tu equipo a mantener la colaboración y la productividad.
Los empleados pueden tener dificultades para encontrar un escritorio disponible durante las horas punta, lo que puede generar frustración y una disminución de la productividad. Desarrollar políticas y protocolos claros para la reserva de escritorios, teniendo en cuenta factores como los grupos prioritarios, las necesidades del equipo y los límites de reservas, puede ayudar a abordar este desafío.
Los escritorios compartidos son un arreglo de espacio de trabajo flexible que puede adaptarse para satisfacer las necesidades de todos los equipos. Ya sea que vaya a la oficina dos o tres días a la semana o más a tiempo completo, los escritorios compartidos proporcionan una solución para las organizaciones con espacio limitado.
Si su organización es totalmente híbrida, los escritorios compartidos permiten a los empleados mantener un horario de trabajo flexible, lo que lleva a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Los empleados se benefician desde el punto de vista social y creativo cuando van a la oficina para colaborar con otros, lo que puede mejorar el compromiso de los empleados y generar más innovación. Los empleados pueden dedicar los días de trabajo desde casa (WFH) a un trabajo intenso, lo que puede aumentar la productividad y la retención de los empleados.
Si su organización es totalmente remota, aún existe la oportunidad de aprovechar los escritorios compartidos para aumentar la productividad y la colaboración. Si bien los trabajadores remotos no están obligados a ir a la oficina, es posible que quieran tener la posibilidad de hacerlo para proyectos específicos o en determinados días. En un momento en que más estadounidenses están experimentando sentimientos de soledad, sus empleados remotos pueden beneficiarse de un espacio físico donde pueden socializar y colaborar con sus colegas cuando lo deseen.
Para los equipos que trabajan exclusivamente en la oficina, los escritorios compartidos pueden promover la colaboración, la flexibilidad y el uso eficiente del espacio. Los empleados trabajan en varias áreas de la oficina, según sus tareas, proyectos o preferencias personales. Industrias específicas (por ejemplo, mercados altamente regulados) pueden beneficiarse de la posibilidad de reservar escritorios y espacios específicos en una oficina. En tales situaciones, las organizaciones pueden dividir las áreas de oficina de acuerdo con las funciones laborales y los niveles de acceso de las personas para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Ver más: Cómo crear barrios de oficinas híbridos con Skedda
Cuando se implementan estratégicamente, los escritorios compartidos pueden fomentar un ambiente de trabajo vibrante, pero muchos parecen estar mal preparados para hacer la transición. Solo el 26% de los directores ejecutivos tienen una estrategia preparada para el futuro que se centra de manera integral en cambiar cómo, por qué y dónde trabajamos (Accenture).
Con la falta de estrategia y de la tecnología adecuada, la gestión de mesas compartidas puede parecer un juego frustrante de sillas musicales y afectar negativamente a la experiencia de los empleados. Para mitigar este problema, aquí tienes nueve consejos que te ayudarán a hacer la transición a los escritorios compartidos:
Antes de implementar los escritorios compartidos, considere planificar su espacio de trabajo para optimizar la eficiencia, el ahorro y la productividad. ¿Qué tan adecuado es el espacio para los escritorios compartidos? ¿Hay algo que debas cambiar para crear espacios de trabajo físicos que sean ideales tanto para la colaboración como para el trabajo individual que requiere concentración?
Tenga en cuenta factores como el diseño, el mobiliario y la infraestructura tecnológica. Cuando comience a diseñar, tenga en cuenta la cantidad de escritorios que necesitará, ya sea que tenga estaciones de computadoras permanentes o solo espacios para computadoras portátiles y espacios de almacenamiento para los artículos personales y de trabajo de los empleados.
Leer más: Del mandato al imán: diseño de oficinas para excelentes lugares de trabajo híbridos
El cambio es difícil y gestionar el cambio puede ser un desafío cuando se trata de convencer a los empleados de que adopten el trabajo híbrido. Informe con antelación a todos los empleados sobre la próxima implementación de los escritorios compartidos. Al hacerlo, pedir comentarios a los empleados sobre cómo imaginan una transición sin problemas a los modelos de escritorios compartidos. Buscar la opinión de los empleados ayuda a identificar los problemas y a obtener la aceptación de los empleados.
Ofrezca sesiones de capacitación o talleres para familiarizar a los empleados con el nuevo sistema y explicar los beneficios antes de que se implementen los cambios. Esté abierto y preparado para abordar cualquier inquietud o pregunta que pueda surgir con el tiempo. Hacer que el proceso sea simplificado y fácil de entender para los empleados y, al mismo tiempo, involucrarlos en el proceso de toma de decisiones ayuda a garantizar que las políticas no parezcan impuestas.
Desarrolle una política de escritorios compartidos clara y completa para mantener un entorno de oficina ordenado y acogedor para todos. La política debe describir claramente las reglas, los procedimientos y las expectativas de los empleados. ¿Cuáles son las expectativas a la hora de mantener conversaciones o comer en espacios compartidos? ¿Deberían los empleados limpiar sus escritorios por la noche?
Incluya pautas para reservar escritorios, mantener el espacio de trabajo limpio y organizado y manipular objetos personales. Las personas tienen diferentes estándares de limpieza, por lo que es esencial fomentar una cultura en la que los empleados sientan empatía por las necesidades de sus compañeros de trabajo.
Invertir en reservas de escritorio o software de gestión del espacio puede ayudarlo a implementar los escritorios compartidos de manera más eficiente. Centralizado software de reserva de escritorio permite a los empleados reservar escritorios con antelación, asegurándose de que tienen un espacio de trabajo designado al llegar a la oficina. Esto puede ayudar a evitar conflictos o hacinamiento.
Algunos programas de reserva de escritorio incluso permiten a los usuarios ver en tiempo real cuándo hay espacios disponibles, por lo que los empleados y los equipos tienen más flexibilidad a la hora de elegir cuándo y dónde trabajar. Considera funciones de administración de escritorios que desea y necesita para su espacio de trabajo, como los incrementos de tiempo para reservar escritorios, los mapas del espacio de trabajo y la posibilidad de establecer barrios en los que equipos específicos puedan colaborar.
Leer más: Cómo crear barrios de oficinas híbridos con Skedda
El éxito de los escritorios compartidos requiere una infraestructura de TI para garantizar que la reserva de escritorios se realice sin problemas y de manera consistente. La lentitud de la conexión wifi puede causar frustración a los empleados que intentan reservar escritorios, acceder a Internet o realizar videollamadas en la oficina.
Uso software de reserva de escritorio también plantea riesgos de seguridad y privacidad, así como la posibilidad de incumplimiento. Implemente medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales y aliente a los empleados a seguir las prácticas de protección de datos. A medida que más empleados trabajen en la oficina, asegúrese de que tienen acceso a una conexión WiFi confiable, impresoras, escáneres y otros recursos técnicos necesarios.
Garantizar que todos los empleados reciban el equipo necesario cuando lo necesitan se convierte en un desafío aún mayor en un acuerdo de trabajo híbrido. Por lo tanto, configurar un sistema de gestión de equipos puede ser extremadamente útil para mejorar su oficina híbrida.
Como punto de partida, equipe las áreas de escritorios compartidos con las comodidades esenciales, como tomas de corriente, estaciones de acoplamiento, sillas ergonómicas y escritorios ajustables. Considere la posibilidad de ofrecer servicios adicionales, como pizarras blancas, proyectores e instalaciones de videoconferencia, para facilitar el trabajo colaborativo de los empleados virtuales y de la oficina.
Supervise continuamente la implementación de los escritorios compartidos y recopile los comentarios de los empleados.
Utilice los comentarios para realizar los ajustes y mejoras necesarios en el sistema. Evalúe periódicamente la eficacia de los escritorios compartidos para cumplir los objetivos de la organización y realice las modificaciones necesarias.
Establecer métricas para medir el éxito de los escritorios compartidos puede informar mejor a la organización sobre cómo mejorar los escritorios compartidos. Las métricas básicas deben incluir la satisfacción de los empleados, los niveles de productividad y la utilización del espacio. ¿Los empleados pueden reservar los escritorios que necesitan cuando los necesitan? ¿Se asignan los espacios para que los equipos puedan colaborar de forma eficaz y sin interrupciones? Evalúe estas métricas con regularidad para evaluar el impacto de los escritorios compartidos en su organización y tome decisiones basadas en datos para la mejora continua.
Además de un área de escritorios compartidos centralizada, considere la posibilidad de ofrecer espacios de trabajo alternativos, como salas silenciosas, áreas de colaboración o zonas de descanso. Un estudio de Advanced Workplace Associates (AWA) reveló que el 61% del tiempo de los empleados se dedica a trabajar solos, y que más de la mitad de ese tiempo requiere un entorno libre de distracciones para poder concentrarse en el trabajo. Al crear espacios que adaptarse a diversas preferencias laborales, puede ayudar a mejorar la productividad y fomentar el bienestar de los empleados.
Los empleados exigen cada vez más un trabajo flexible. Casi el 70% de las organizaciones han implementado un modelo de trabajo flexible, y el trabajo híbrido estructurado sigue siendo el modelo de trabajo preferido de las empresas estadounidenses (índice Flex). La flexibilidad en el lugar de trabajo debe ir acompañada de escritorios compartidos para aprovechar al máximo el espacio y ahorrar costos.
Los escritorios compartidos ofrecen flexibilidad y oportunidades de ahorro de costos para las organizaciones cuando se hacen correctamente. Superar las complejidades de los escritorios compartidos requiere una consideración cuidadosa y la implementación de estrategias proactivas. Las organizaciones deben abordar estos desafíos de manera frontal para optimizar los beneficios de los escritorios compartidos y, al mismo tiempo, garantizar la satisfacción y la productividad generales de sus empleados.
Reserve una demostración con un experto en el lugar de trabajo para empezar a implementar el escritorio compartido en su oficina hoy mismo.
Diga adiós al caos de la asignación de espacio y dé la bienvenida a una nueva era de armonía en el lugar de trabajo.
Solicita demo