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Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
Création d'espaces de travail axés sur la conception centrée sur l'humain
L'Educational Partnership & Innovation Trust (EPIT) est une organisation financée par des fonds philanthropiques qui œuvre pour éliminer les inégalités dans le secteur de l'éducation. Ils s'associent à des organisations à but non lucratif qui répondent à leurs critères et leur accordent des fonds afin d'élargir leur vision. Certaines organisations à but non lucratif deviennent des organisations résidentes permanentes travaillant à partir de l'espace de travail partagé de l'EPIT (The Nest), tandis que d'autres utilisent les installations selon les besoins.
L'un des partenaires financiers fondateurs de l'EPIT, la Hugh Green Foundation, avait la vision d'un espace collaboratif qui fonctionnerait comme un pôle d'innovation et d'éducation en 2017. C'est la COVID-19 qui a conduit l'EPIT à prendre en charge la gestion des bureaux de 1 000 mètres carrés (~11 000 pieds carrés). Il est unique en ce sens qu'il s'agit d'un espace de coworking collaboratif pour un certain nombre d'organisations à but non lucratif partenaires.
L'EPIT a choisi Skedda pour les aider gérer leur espace de travail flexible pour les différentes organisations qui l'utilisent. Le lancement progressif de Skedda en septembre 2022 a entraîné une augmentation immédiate et significative de son utilisation en quelques mois seulement.
Le problème :
De nombreuses organisations à but non lucratif sont transition vers le travail hybride mais ne disposent pas d'espace de coworking collaboratif pour leurs équipes, principalement en raison des limites de coûts et des frustrations liées à la gestion des installations. « Les organisations payaient le loyer des espaces de bureaux où moins de 40 % de leurs effectifs venaient travailler », explique Jane Treadwell-Hoye, directrice exécutive de l'EPIT. De plus, la nature du travail pour ces organisations à but non lucratif signifie que les travailleurs se déplacent à différents endroits tout au long de la semaine. Cela n'avait aucun sens pour eux de continuer à louer des bureaux et à payer un loyer alors que ceux-ci n'étaient pas pleinement utilisés.
Cependant, les gens voulaient toujours travailler en personne avec leurs collègues et avaient besoin d'espace de temps à autre pour les réunions. Les résidents permanents de l'EPIT ont déclaré qu'il leur manquait de voir des visages humains au bureau et qu'ils souhaitaient tous adopter un horaire de travail hybride « trois jours après, deux jours dehors ». L'espace de travail flexible que l'EPIT leur a fourni, avec des salles de visioconférence, des salles de réunion pour la collaboration en équipe et hot desks pour le travail individuel — c'était parfait.
« La beauté du travail hybride, c'est qu'il replace l'humain dans la conception du travail. » - Jane Treadwell-Hoye, directrice exécutive de l'EPIT
La solution :
L'EPIT a recherché logiciel de réservation de bureau pour les aider à gérer les personnes qui se présentent au bureau, les ressources et les espaces disponibles. L'EPIT souhaitait un système permettant aux utilisateurs de réserver facilement avec leur propre adresse e-mail (afin de ne pas avoir à en créer de nouvelles). Ils souhaitaient également une solution facile à utiliser, visible, adaptée aux mobiles et proposant des options de paiement. Skedda a coché toutes ces cases.
L'EPIT a créé son espace de travail en mettant l'accent sur le design centré sur l'humain et une réflexion expérientielle, reconnaissant la nécessité de proposer une gamme de types de salles de réunion. L'utilisation du téléphone et des vidéoconférences était élevée, et il n'était pas logique qu'une seule personne occupe une salle de réunion entière. Un bureau partagé était nécessaire, mais ça peut aussi être bruyant. L'EPIT a pris en compte ces facteurs lors de la conception de son espace et a finalement décidé de ce qui suit :
« Nous avons travaillé avec Sam pour planifier et concevoir l'espace de travail et des cartes interactives personnalisées. Il était incroyable. » - Jane Treadwell-Hoye, directrice exécutive de l'EPIT
Pukeko - L'espace flexible
L'EPIT a aménagé environ 250 mètres carrés (environ 2 700 pieds carrés) d'espace à l'arrière du bureau pour être totalement flexible, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent choisir la manière de le configurer. L'espace flexible est baptisé Pūkeko d'après une espèce d'oiseau très répandue en Nouvelle-Zélande. Un téléviseur de 85 pouces sur un berceau est toujours présent, mais les utilisateurs peuvent ajouter des tableaux à feuilles mobiles, des tableaux blancs mobiles, des tables et des chaises, des outils de bar, des tabourets, des poufs, des instruments et plus encore à l'espace de travail pour répondre à leurs besoins.
Bureaux Pod
L'EPIT a mis en place des modules de 4 ou 8 que ses organisations de résidents permanents peuvent utiliser dans le cadre de leur solution d'hôtellerie de bureau. Les organisations signent un contrat de licence (généralement pour 12 mois) pour conserver cet espace. Ces espaces de travail sont équipés de bureaux électriques, de chaises ergonomiques et de doubles écrans, ainsi que de réseaux privés virtuels dédiés sur le réseau local leur fournissant des vitesses Internet de 1 Go. Une connexion Wi-Fi sécurisée est également disponible dans tout l'étage. Les organisations à but non lucratif résidentes permanentes paient une petite redevance mensuelle par bureau pour couvrir les frais généraux liés à l'utilisation de l'espace.
Hot Desks
L'EPIT dispose d'un espace de bureau avec accès à un hot desk avec un bureau, des chaises ergonomiques, des prises de courant et une télévision à écran plat. Cette zone de partage de bureaux est particulièrement appréciée des travailleurs qui se rendent à Auckland lorsqu'ils font partie d'une entreprise dont le siège social est situé ailleurs. Les visiteurs peuvent facilement réserver ces hot desks via Skedda.
Salles de visioconférence ultramodernes
L'EPIT dispose également de trois salles de visioconférence dédiées avec des caméras et des systèmes audio supplémentaires. Ils ont une configuration plus « traditionnelle », avec des télévisions à grand écran, des tableaux blancs, des tables et des chaises. Les salles sont insonorisées, ce qui permet d'organiser efficacement des réunions d'équipe en personne et virtuelles. Il existe également de petites salles de réunion pour des réunions plus intimes, chacune dotée d'un tableau blanc et d'une télévision à grand écran pour les présentations.
Tous les partenaires peuvent utiliser ces chambres pour une somme modique, bien que les partenaires résidents permanents ne paient pas de frais pour utiliser l'espace. Même les entreprises à but lucratif peuvent réserver ces chambres à des tarifs commerciaux, bien que les réservations des partenaires soient prioritaires. Utilisations de l'EPIT La fonctionnalité de paiement de Skedda pour facturer les organisations à but non lucratif qui sont des utilisateurs occasionnels et les entreprises à but lucratif souhaitant accéder aux installations.
L'EPIT vise à offrir aux organisations à but non lucratif les mêmes règles du jeu que les entreprises. L'espace de travail comprend également une cuisine complète, des douches, un parking pour vélos électriques et des bornes de recharge, ainsi que des parkings accessibles aux personnes réservez via Skedda. En termes d'équipement, les utilisateurs peuvent réserver de grands écrans et d'autres technologies pour leur espace de travail flexible.
Les organisations à but non lucratif résidentes permanentes obtiennent généralement un module à utiliser pendant un an et ont accès à toutes les autres commodités de l'espace de travail pendant cette période. D'autres organisations partenaires aiment venir utiliser les ateliers ou les salles de réunion et payer l'espace selon les besoins. Tout le monde peut réserver tous les espaces (salles de réunion, visioconférence, hot desks, parkings) via Skedda.
En savoir plus : Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda
Le résultat :
L'espace de travail a donné aux organisations le sentiment réel d'avoir une « base d'attache ». Les résidents permanents sont basés ici, mais se rendent ensuite sur leur lieu de travail. Les organisations disposant de bureaux permanents ailleurs bénéficient également des bureaux de l'EPIT, car elles peuvent faire venir leurs employés pour des réunions ou des ateliers lorsqu'ils sont à Auckland.
L'EPIT a réussi à créer une communauté physique, et ses espaces en sont la preuve. Les gens ont un endroit pour se détendre, manger et discuter avec les autres. L'espace, conçu pour ressembler à un salon avec des canapés confortables, des fauteuils, des tables basses et des plantes, a contribué à transmettre ce message : ne mangez pas sur votre clavier.
L'espace physique est également un espace que l'EPIT utilise pour rassembler davantage la communauté en dehors du travail. Ils organisent chaque mois un thé communautaire et des événements physiques tels que des sessions « déjeuner et apprentissage » et des soirées « cinéma et pizza » au bureau pour aider les gens à établir des liens. Plus important encore, se voir et collaborer dans le bureau physique a contribué à établir des liens entre les secteurs philanthropique et éducatif et l'écosystème. La participation de différents groupes leur permet de mieux savoir avec qui ils travaillent, et ces liens ont accru l'impact global des organisations à but non lucratif.
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