6 éléments à rechercher dans les logiciels de gestion de l'espace

1. Maîtrisez les bases : sécurité, support et mises à jour continues

Une sécurité à toute épreuve, une assistance cinq étoiles et des mises à jour continues ne sont pas des « fonctionnalités » dont il faut s'émerveiller. Ils constituent les fondements de grandes logiciel de gestion de l'espace. Si vous évaluez des options qui ne nuisent pas à la sécurité, au soutien et à l'accessibilité du parc, assurez-vous de passer à autre chose immédiatement !

Sécurité à toute épreuve :

Assurez-vous que la solution que vous choisissez est conforme aux principaux cadres de sécurité tels que le RGPD, qui est largement considéré comme la législation en matière de confidentialité et de sécurité la plus stricte au monde. S'ils l'ont compris, vous êtes sur la bonne voie !

Ils doivent également être disposés et capables de conclure un DPA (addendum sur le traitement des données) avec vous dans le cadre de leur engagement à respecter leur RGPD et d'autres obligations liées à la sécurité à votre égard.

Assistance :

Si la solution logicielle que vous envisagez n'offre pas un support client de premier ordre, vous devez lui donner un laissez-passer. Une partie du service qu'ils devraient offrir est une assistance dédiée. afin que vous et votre organisation puissiez réussir le plus rapidement possible en utilisant leur plateforme.

Mises à jour continues :

Si, lorsque vous consultez la page des mises à jour des produits d'une application logicielle, vous ne voyez aucun « signe de vie », c'est-à-dire des mises à jour continues de la plate-forme, des correctifs et des nouvelles fonctionnalités, courez un kilomètre. L'absence de développement continu d'un produit entraîne une stagnation du produit et peut indiquer un manque de canaux pour recueillir les commentaires des clients, une équipe de développement sous-performante, ou les deux !

Vous allez vouloir vous inscrire à logiciel de gestion de l'espace sur le long terme, vous serez donc bien servi en optant pour une solution axée sur le développement continu des produits.

2. Plans interactifs

Proposez à vos utilisateurs un processus de réservation aussi simple que possible, en choisissant une plateforme de gestion des espaces qui prend en charge l'utilisation de cartes interactives pour visualiser la disponibilité des espaces et effectuer des réservations à distance.

La réservation de bureaux, de salles de réunion et de places de parking est beaucoup plus facile lorsque vous disposez d'une représentation en plan de leur emplacement et de leur disponibilité, et que vous permettez également aux utilisateurs de localiser les membres de l'équipe au bureau, afin de faciliter la collaboration.

3. Rapports et analyses à la demande

Pour bien comprendre l'utilisation de vos espaces, vous devez avoir accès à des mesures d'utilisation en temps réel intégrées à la plateforme afin de pouvoir analyser et comprendre comment vos bureaux, pièces et autres espaces sont utilisés.

Assurez-vous de choisir une plateforme dotée d'un tableau de bord robuste de rapports et d'analyses afin de pouvoir orienter votre stratégie de gestion de l'espace sur la base de données et non de conjectures. Les décisions intelligentes sont les seules qui favorisent la productivité et l'efficacité, alors assurez-vous de pouvoir tirer parti de votre système de gestion de l'espace pour prendre ces décisions intelligentes pour votre lieu de travail !

4. Fonctionnalités robustes de gestion des utilisateurs

Pour créer un système de gestion de l'espace qui offre à chacun de vos utilisateurs l'expérience de réservation unique dont il a besoin, vous devrez sélectionner une plateforme de gestion des espaces prenant en charge une segmentation robuste des utilisateurs et des règles et politiques basées sur les utilisateurs afin que vos espaces soient réservés par les bonnes personnes, au bon moment et de la bonne manière !

5. Intégration à vos configurations Google Workspace/Microsoft 365 existantes et à vos mécanismes d'authentification

Enfin, en raison de la nature interconnectée des logiciels actuels, vous devez vous assurer que le logiciel de gestion de l'espace que vous sélectionnez s'intègre à vos mécanismes d'authentification existants (lire : prend en charge l'authentification basée sur le SSO) et à votre Espace de travail Google ou Microsoft S365 système de calendrier (pensez à envoyer des invitations à des réunions avec des liens de visioconférence aux invités en fonction des réservations effectuées sur votre plateforme de gestion des espaces).

Il ne suffira tout simplement pas de déconnecter votre système de gestion de l'espace du reste de votre pile logicielle. Soyez donc à l'affût du plus grand nombre possible d'intégrations stables avec les principales applications logicielles de votre entreprise.

Découvrez d'autres de vos applications préférées auxquelles Skedda s'intègre.

6. Une expérience utilisateur exceptionnelle

Tout simplement parce qu'un système de gestion de l'espace regorge de fonctionnalités et de fonctionnalités exceptionnelles, mais cela ne signifie pas qu'il offrira une expérience intuitive et conviviale à vos équipes. Vous devez toujours être à l'affût des interfaces utilisateur maladroites et confuses qui font de l'utilisation quotidienne un cauchemar.

Un excellent moyen d'étudier les options qui s'offrent à vous est de lancer des essais gratuits afin de découvrir ce qui est proposé et comment tout fonctionne dans le logiciel de gestion de l'espace que vous testez. Cela vous permettra de vous familiariser avec les bases relatives à la réservation d'espaces, à la visualisation des analyses d'utilisation, à la gestion des utilisateurs, aux plans d'étage, etc.

Un autre excellent moyen de mieux comprendre l'expérience utilisateur d'un système de gestion de l'espace en particulier consiste à analyser les avis qu'il a reçus des utilisateurs actuels ou anciens. De nombreux sites tels que Capterra, G2, TrustRadius et d'autres permettent aux utilisateurs de plateformes logicielles de laisser leurs commentaires réels et éprouvés sur les logiciels qu'ils utilisent afin que d'autres personnes puissent voir ce que ils/elles j'ai mon mot à dire sur les systèmes proposés, pas les entreprises elles-mêmes !

Prenez la décision qui convient le mieux à votre organisation

Bien que nous soyons convaincus que les conseils donnés ci-dessus vous aideront à passer au crible les nombreuses plateformes de gestion de l'espace disponibles, la chose la plus importante à retenir est que vous devrez choisir le système qui convient le mieux à vos besoins uniques. Personne ne connaît mieux que vous votre personnel et votre organisation !

Vous devriez vous poser un certain nombre de questions dans le cadre de ce processus :

• Quelle est la taille de nos effectifs, de nos bureaux et de notre organisation ? La plate-forme logicielle que nous envisageons peut-elle supporter cette charge ?
• Quels types d'intégrations sont judicieux pour notre organisation ? Cette plateforme les prend-elle en charge ?
• Depuis combien de temps sont-ils en activité ? Étant donné qu'il s'agit probablement d'une implémentation à long terme, pouvons-nous compter sur leur stabilité et leurs performances de disponibilité ?
• Nos données seront-elles en sécurité avec ce fournisseur ?
• Serons-nous soutenus de manière adéquate pendant toute la durée de notre utilisation de cette solution logicielle ?
• La plateforme que nous envisageons est-elle proposée à un prix compétitif ? Comment les prix évoluent-ils à mesure que nous augmentons notre utilisation du produit ?

Notre équipe est disponible dès maintenant pour passer en revue vos besoins uniques et vous montrer comment Skedda peut vous aider à gérer intelligemment vos espaces. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez commencer à discuter !