6 cosas a tener en cuenta en el software de gestión del espacio

1. Aprenda bien lo básico: seguridad, soporte y actualizaciones continuas

La seguridad sólida, el soporte de cinco estrellas y las actualizaciones continuas no son «características» de las que maravillarse. Estas son las bases de lo mejor software de gestión del espacio. Si estás evaluando alguna opción que no acabe con la seguridad, el apoyo y la accesibilidad del parque, ¡asegúrate de seguir adelante de inmediato!

Seguridad sólida como una roca:

Asegúrese de que la solución que elija cumpla con los marcos de seguridad clave, como el GDPR, que es ampliamente considerado como la ley de privacidad y seguridad más estricta del mundo. Si lo tienen claro, ¡estás en el camino correcto!

También deben estar dispuestos y ser capaces de celebrar un DPA (anexo de procesamiento de datos) contigo como parte de su compromiso de cumplir con el RGPD y otras obligaciones relacionadas con la seguridad hacia ti.

Soporte:

Si la solución de software que estás considerando no ofrece un servicio de atención al cliente de primer nivel, querrás darles una oportunidad. Parte del servicio que deberían ofrecer es soporte dedicado para que usted y su organización puedan tener éxito lo antes posible con el uso de su plataforma.

Actualizaciones en curso:

Si, al revisar la página de actualizaciones de productos de una aplicación de software, no ves ningún «signo de vida», es decir, actualizaciones continuas de la plataforma, parches y lanzamientos de nuevas funciones, corre un kilómetro. La falta de desarrollo continuo de un producto se traduce en un estancamiento del producto y puede indicar la falta de canales suficientes para recibir los comentarios de los clientes, la falta de capacidad del equipo de desarrollo, ¡o ambas cosas!

Vas a querer inscribirte en software de gestión del espacio a largo plazo, por lo que se beneficiará si opta por una solución que esté comprometida con el desarrollo continuo de productos.

2. Mapas interactivos de planos de planta

Ofrezca a sus usuarios un proceso de reserva lo más sencillo posible, eligiendo una plataforma de gestión del espacio que admita el uso de mapas interactivos para ver la disponibilidad de espacio y realizar reservas a partir de ella.

Reservar escritorios, salas de reuniones y espacios de estacionamiento es mucho más fácil cuando tienes una representación en planta de su ubicación y disponibilidad, y también permite a los usuarios localizar dónde se encuentran los miembros del equipo en la oficina para ayudar en la colaboración.

3. Informes y análisis bajo demanda

Para comprender correctamente la utilización de sus espacios, necesitará tener acceso a métricas de utilización en la plataforma en tiempo real para poder analizar y comprender cómo se utilizan sus escritorios, salas y otros espacios.

Asegúrese de elegir una plataforma que tenga un panel de informes y análisis sólido para que pueda impulsar su estrategia de administración del espacio basándose en los datos, no en las conjeturas. Las decisiones inteligentes son las únicas que impulsan la productividad y la eficiencia, ¡así que asegúrate de aprovechar tu sistema de gestión del espacio para tomar esas decisiones inteligentes para tu lugar de trabajo!

4. Capacidades sólidas de administración de usuarios

Para construir un sistema de gestión del espacio que proporciona a cada uno de tus usuarios la experiencia de reserva única que necesitan, tendrás que seleccionar una plataforma de gestión de espacios que admita una sólida segmentación de usuarios y normas y políticas basadas en los usuarios para que tus espacios los reserven las personas adecuadas, en el momento adecuado y de la manera correcta.

5. Integración con sus configuraciones y mecanismos de autenticación existentes de Google Workspace o Microsoft 365

Por último, debido a la naturaleza interconectada del software actual, querrá asegurarse de que software de gestión del espacio que seleccione se integre con sus mecanismos de autenticación existentes (léase: admite la autenticación basada en SSO) y su Espacio de trabajo de Google o Microsoft S365 sistema de calendario (piense: enviar invitaciones a reuniones con enlaces de videoconferencia a los invitados en función de las reservas realizadas en su plataforma de gestión de espacios).

No bastará con que su sistema de gestión de espacio esté desconectado del resto de su paquete de software, así que esté atento a la mayor cantidad posible de integraciones estables con las principales aplicaciones de software de su empresa.

Descubre más de tus aplicaciones favoritas con las que se integra Skedda.

6. Una gran experiencia de usuario

Solo porque un particular sistema de gestión del espacio está repleto de excelentes funciones y funciones, no significa que vaya a proporcionar una experiencia intuitiva y fácil de usar para sus equipos. Siempre debes estar atento a las interfaces de usuario torpes y confusas que hacen que el uso diario sea una pesadilla.

Una buena manera de investigar tus opciones es iniciar pruebas gratuitas para explorar lo que se ofrece y cómo funciona todo en el software de gestión del espacio que estás probando. ¡Esto te permitirá familiarizarte con los aspectos básicos relacionados con la reserva de espacio, la visualización de los análisis de utilización, la gestión de usuarios, los planos de planta y cosas por el estilo!

Otra excelente manera de comprender mejor la experiencia del usuario de un sistema de administración de espacio en particular es analizar las reseñas que ha recibido de usuarios actuales o anteriores. Muchos sitios, como Capterra, G2, TrustRadius y otros, permiten a los usuarios de plataformas de software dejar comentarios reales y comprobados sobre el software que utilizan para que otras personas puedan ver cuáles son ellas tengo que decir acerca de los sistemas que se ofrecen, no ¡las propias empresas!

Tome la decisión que mejor funcione para su organización

Si bien confiamos en que los consejos dados anteriormente lo ayudarán a examinar las numerosas plataformas de gestión del espacio disponibles para su consideración, lo más importante que debe recordar es que tendrá que elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades específicas. ¡Nadie conoce a tu gente y a tu organización como tú!

Debes hacer una serie de preguntas como parte de este proceso:

• ¿Qué tamaño tiene nuestra fuerza laboral, espacio de oficina u organización? ¿Puede la plataforma de software que estamos considerando soportar esta carga?
• ¿Qué tipo de integraciones tienen sentido para nuestra organización? ¿Esta plataforma las admite?
• ¿Cuánto tiempo llevan en el negocio? Dado que es probable que se trate de una implementación a largo plazo, ¿podemos confiar en su estabilidad y rendimiento en cuanto a tiempo de actividad?
• ¿Nuestros datos van a estar seguros y protegidos con este proveedor?
• ¿Recibiremos el soporte adecuado durante el uso de esta solución de software?
• ¿La plataforma que estamos considerando tiene un precio competitivo? ¿Cómo escalan los precios a medida que aumentamos la utilización del producto?

Nuestro equipo está disponible ahora para analizar sus requisitos únicos y mostrarle cómo Skedda puede ayudarle a gestionar sus espacios de forma inteligente. ¡Asegúrate de ponerte en contacto con nosotros si quieres empezar a chatear!