Best Practices für die Buchung und Verwaltung von Räumen mit Skedda

Die effektive Buchung und Verwaltung von Räumen ist nicht nur praktisch, sondern auch unerlässlich für Produktivität, Zusammenarbeit und Mitarbeiterzufriedenheit. Da sich das moderne Büro weiterentwickelt, müssen Unternehmen intelligentere Verfahren einführen, um das Beste aus ihren Umgebungen herauszuholen.

In unserem erste Produktauswahl Lektion, wir haben untersucht, wie Skedda Raumattribute Diese Funktion hilft Mitarbeitern, schnell den richtigen Raum mit den richtigen Ressourcen zu finden und zu buchen — ganz gleich, ob sie einen Monitor, einen Stehpult oder sogar einen Roboter zur Unterstützung ihrer Arbeit benötigen.

In Lektion 2 tauchen wir ein in Skeddas mächtige Regeln- und Rollen-Engine, das Geheimnis hinter der Operationalisierung moderner Arbeitsplatzpolitiken, um Flexibilität und Kontrolle in Einklang zu bringen. Es ist die Ebene, die sicherstellt, dass Ihre Raummanagementstrategie Ihre individuellen Arbeitsabläufe, Personen und Orte widerspiegelt und Ihren Teams gleichzeitig bei jeder Interaktion mit Ihrem Büro ein reibungsloses Erlebnis bietet.

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Der Übergang von hybrider Arbeit zu moderner Arbeit

Der Begriff hybrides Arbeiten hat seinen Zweck während des Übergangs nach der Pandemie erfüllt, aber es erfasst nicht vollständig die Komplexität — oder Intentionalität — der heutigen Arbeitswelt. Hybrid scheint einfach „zwei oder drei Tage die Woche im Büro“ zu bedeuten. Aber jetzt sehen wir, dass nuanciertere Muster auftauchen. Einige Mitarbeiter sind Vollzeit im Büro. Andere kommen gelegentlich rein. Die Teams arbeiten je nach Zielen, Standort und persönlichen Vorlieben mit unterschiedlichen Kadenzen.

Diese Entwicklung markiert den Übergang zu modernes Arbeiten—eine reifere Phase, in der Organisationen eine Vorreiterrolle einnehmen Daten, Richtlinien, Kommunikation und Technologie um Engagement und Produktivität zu steigern. Es geht nicht mehr um Versuch und Irrtum. Es geht darum, es richtig zu machen.

Um dies zu unterstützen, bietet Ihnen Skedda die Tools, mit denen Sie Ihre Policen zum Leben erwecken können — ganz gleich, wie komplex sie sind. Ganz gleich, ob Sie Buchungsregeln nach Abteilungen erstellen, die Sichtbarkeit regionsübergreifend einschränken oder Check-in-Anforderungen festlegen möchten, die Regeln- und Rollen-Engine von Skedda macht es Ihnen einfach.

Sehen wir uns an, wie es in der Praxis funktioniert.

Schreibtische: Flexibilität und Buchungsmöglichkeiten

Skedda bietet Ihnen absolute Flexibilität bei der Einrichtung und Verwaltung Ihrer buchbaren Schreibtische. Mithilfe eines individuellen interaktiven Grundrisses können Sie verschiedene Räume mit klaren Legenden visuell kennzeichnen. Beispielsweise können Sie verschiedene Farben verwenden, um Folgendes zu kennzeichnen:

• Ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten
• Bereiche der Zusammenarbeit für Tagungen
• Telefonfreundliche Zonen für Anrufe
• Gemeinschaftsbereiche die nicht buchbar sind, aber nützlich, um sie auf der Karte zu haben

Oder Sie können die Schreibtische mithilfe von Büroumgebungen nach Teams organisieren — Marketing, IT, Finanzen.

Sie haben auch die Wahl zwischen voll flexiblen Buchungszeiten oder Ganztagsbuchungen. Dank der flexiblen Buchung können die Mitarbeiter bei jeder Buchung ihre Stunden selbst wählen. Im Gegensatz dazu gibt die Option für ganztägige Buchungen automatisch die Standardarbeitszeiten an, die Sie für Ihren Veranstaltungsort festgelegt haben (z. B. 9 bis 17 Uhr)

Profi-Tipp: Wenn Sie hochgenaue Nutzungsdaten benötigen, wählen Sie flexible Zeitfenster (z. B. in Schritten von einer halben Stunde). Wenn Einfachheit wichtiger ist, verwenden Sie standardmäßig Ganztagsbuchungen.

💡 Admin-Tipp: Um die Buchungszeiten und Standardwerte anzupassen, gehen Sie zu Einstellungen → Verfügbarkeitszeiten.

Sie können verschiedenen Bereichen unterschiedliche Zeiteinstellungen zuweisen. Für verschiedene Räume kannst du wählen, ob Ganztagsbuchung die Standardeinstellung ist — und ob Nutzer sie sogar ändern können.

Kontrollieren Sie, wer Räume sehen und buchen kann

Mit den Sichtbarkeits- und Zugriffskontrollen von Skedda haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer was sieht — und wer es buchen kann. Beispielsweise sind Ihre Ladestationen für Elektrofahrzeuge oder Gästeparkplätze möglicherweise nur für bestimmte Nutzer sichtbar. Oder vielleicht haben Sie mehrere Büros an verschiedenen Standorten, die unabhängig voneinander arbeiten sollten und keine standortübergreifende Sichtbarkeit haben, aber Sie möchten, dass sie sich zu Berichtszwecken alle am selben Standort befinden.

💡 Admin-Tipp: Um Sichtbarkeits- und Zugriffskontrollen anzupassen, gehen Sie zu Einstellungen → Räume und Attribute. Unter Sichtbarkeitsregeln, entscheiden Sie, ob ein Bereich für alle Benutzer sichtbar ist oder nur für Benutzer mit bestimmten Tags.

Schlagworte sind der Schlüssel. Sie definieren Benutzerrollen, Teams, Standorte — jede Gruppe, die Sie für die Zugriffskontrolle verwenden möchten. Sie können Stichwörter erstellen und verwalten, sie Benutzern zuweisen und sie dann auf Buchungsregeln anwenden.

Möchten Sie verhindern, dass ein Verkaufsteam im Finanzbereich Buchungsschalter reserviert? Kein Problem. Möchten Sie während eines Besuchs vor Ort den temporären Zugriff auf einen anderen Standort zulassen? Einfach.

💡 Admin-Tipp: Verwenden Sie Stichwörter, um vorrangige Buchungen für bestimmte Abteilungen zu erstellen. Gehe zu Einstellungen → Bedingungen. Dort können Sie festlegen, welche Tags bestimmte Räume buchen dürfen. Das kannst du auf einer Space-für-Space-Basis tun. Darüber hinaus können Sie so viele Tags hinzufügen, wie Sie möchten. Die Robustheit der Regeln- und Rollen-Engine ermöglicht es Ihnen, einzelne Bereiche mit so vielen Details und Genauigkeit zu definieren, wie Sie benötigen.

Profi-Tipp: Eine vollständige Liste Ihrer Benutzer und ihrer Tags finden Sie in Ihrer Benutzerliste. Dort kannst du Benutzern mehrere Stichwörter geben, um ihren Zugriff auf Bereiche zu ändern.

Buchungsfenster und zukünftige Buchungsbeschränkungen

Machen Sie sich Sorgen, dass Benutzer zu lange im Voraus Schalter buchen und dann nicht erscheinen? Mit Skedda können Sie zukünftige Buchungslimits festlegen, um Fairness zu gewährleisten und die tatsächliche Nutzung zu fördern. Zum Beispiel:

• Lassen Sie bestimmte Teams Schreibtische drei Wochen im Voraus buchen
• Lassen Sie andere Abteilungen nur innerhalb eines 3-Tage-Fensters buchen
• Beschränken Sie Schreibtischbuchungen auf 30 Tage im Voraus (lassen Sie die Besprechungsräume jedoch bei Bedarf länger)

Diese Regeln können festgelegt werden pro Raumund gibt Ihnen eine fein abgestimmte Steuerung. Beispielsweise können Sie Besprechungsräume von diesen Einschränkungen im Buchungszeitraum ausschließen, da einige Mitarbeiter in den nächsten sechs Monaten möglicherweise ständige Besprechungen abhalten.

Check-In aktivieren, um Geisterbuchungen zu verhindern

Geisterbuchungen — reservierte, aber ungenutzte Räume — sind eine enorme Ineffizienz. Skedda hilft mit der Check-in-Funktion, dieses Problem zu lösen. Benutzer können einchecken:

• Über eine Bestätigungs-E-Mail
• Durch die Skedda App für Mobilgeräte
• Direkt in Microsoft-Teams, mithilfe der Skedda-Integration

Wenn Benutzer nicht einchecken, kann ihre Buchung automatisch freigegeben werden, sodass der Platz wieder verfügbar ist.

Bewährte Methoden für den Check-in:

• Wenden Sie die Check-in-Regeln in erster Linie an auf Schreibtische (keine kürzeren Treffen)
• Für längere Treffen, erwägen Sie, Check-in zu aktivieren, um die Nutzung zu überprüfen
• Kombinieren Sie den Check-in mit Skedda's Nachverfolgung der Belegung: Wenn Benutzer eine Verbindung zu Ihrem WLAN herstellen und mit der Skedda-Plattform interagieren, werden sie in der Listenansicht von Skedda als „vor Ort gesehen“ markiert

Ein Hinweis zur Belegungsverfolgung: Im Laufe der Zeit machen wir diesen Prozess autonome—Benutzer müssen nicht aktiv einchecken, wenn ihr Telefon und die App bei ihnen im Büro sind.

Zugewiesene Räume und Sehenswürdigkeiten

Es gibt zwei wachsende Gruppen von Mitarbeitern: diejenigen, die Vollzeit ins Büro kommen und feste Schreibtische benötigen, und diejenigen, die mehr Flexibilität haben. In Skedda können Sie ganz einfach Mitarbeiter, die einen festen Sitzplatz benötigen, einem Raum zuweisen und diesen Schreibtisch für andere nicht buchbar machen. Diese Zugewiesene Räume erscheinen visuell auf der Karte und in der Listenansicht.

Sie können Assigned Spaces auch als Sehenswürdigkeiten verwenden, wie zum Beispiel:

• Drucker
• Toiletten
• Haustierfreundliche Zonen
• Infopoints mit Bildern oder Anleitungen

Zugewiesene Räume sind nicht buchbar, aber sie dienen wie ein Verzeichnis, um den Bekanntheitsgrad und die Navigation im Büro zu verbessern. Die Flexibilität besteht darin, dass du jeden buchbaren Raum schnell in einen zugewiesenen Raum umwandeln kannst und umgekehrt.

💡 Admin-Tipp: Um einen buchbaren Schreibtisch in einen zugewiesenen umzuwandeln: Einstellungen → Räume und Attribute → Zu zugewiesenem Raum wechseln.

⚠️ Du musst die Änderung bestätigen, da durch die Änderung einer buchbaren Fläche durch eine zugewiesene Fläche alle zukünftigen Buchungen für diese Fläche gelöscht werden. Stelle sicher, dass du die Informationen zuerst exportierst, bevor du diese Änderung vornimmst, falls du die Informationen für zukünftige Aufzeichnungen aufbewahren musst.

Profi-Tipp: Sie können einem neuen Benutzer in einem einzigen Schritt einen Schreibtisch zuweisen, ohne ihn zuerst separat zum System hinzufügen zu müssen. Wenn Sie einen Raum auswählen, der zugewiesen werden soll, erstellen Sie einfach den neuen Benutzer. Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, werden sowohl der Benutzer als auch der zugewiesene Bereich erstellt.

Besprechungsräume: Kalenderintegration und Buchungssynchronisierung

Wie bei Schreibtischen bietet Ihnen Skedda absolute Flexibilität bei der Einrichtung und Verwaltung Ihrer Besprechungsräume. Im Allgemeinen möchten Sie, dass die Buchung von Tagungsräumen flexibel ist, d. h., dass sie in Schritten von 15 oder 30 Minuten buchbar sind, und dass Sie keine ganztägigen Buchungsoptionen zulassen.

Skedda integriert sich direkt in Microsoft 365 und Google Workspace sodass Benutzer Buchungen mit ihren Kalendern synchronisieren können, um die Koordination von Besprechungen mit Teammitgliedern zu optimieren.

Mit bidirektionale Synchronisation, in Skedda getätigte Besprechungsraumbuchungen werden in Outlook oder Google angezeigt — und umgekehrt. Nachdem Sie diese Integration eingerichtet haben, werden die relevanten Informationen zwischen den Apps synchronisiert, sodass Sie:

• Fügen Sie Teilnehmer direkt aus Ihrem Verzeichnis hinzu
• Automatisches Versenden von Kalendereinladungen und Benachrichtigungen
• Fügen Sie Videokonferenz-Links für hybride Zusammenarbeit hinzu

Profi-Tipp: Du kannst auch deinen Verfügbarkeitsstatus (Frei oder Besetzt) konfigurieren, wenn du einen Schreibtisch buchst, damit deine Kollegen sehen können, wo du gerade sitzt — entweder in deinem Kalender oder in Skedda.

Parkplätze: Intelligenter buchen für ein angesagtes Gut

Parken ist ein weiteres häufiges Problem, mit dem Skedda flexibel umgeht. Es gibt zwei gängige Konfigurationen:

1. Ausgewiesene Räume (z. B. „Platz 27“ auf Parkplatz B): Sie haben einen klar definierten Parkplatz, auf dem jeder Parkplatz ausgewiesen ist.
2. Allgemeine Verfügbarkeit (z. B. „30 offene Plätze“ auf Level 4): Du hast eine bestimmte Anzahl an Plätzen, aber sie sind nicht zugewiesen.

Ihre Karte wird je nachdem, wie Sie mit Parkplätzen umgehen, anders aussehen. Wenn Ihnen ausgewiesene Parkplätze wichtig sind, benötigen Sie möglicherweise einen Grundriss, der Ihrem tatsächlichen Parkplatz und klar definierten Räumen entspricht. Wenn Ihnen nur die allgemeine Verfügbarkeit wichtig ist, können Sie einen generischen Grundriss erstellen, der nur die Anzahl der verfügbaren buchbaren Plätze enthält.

Profi-Tipp: Sie können Benutzer bitten, Angaben zur Fahrzeugregistrierung über das Feld „Organisation“ in ihrem Profil für Querverweise, um sicherzustellen, dass nur Personen mit den richtigen Zugangsdaten auf dem Parkplatz parken können.

Parkquoten:

Parkplätze sind in der Regel sehr gefragt, daher empfiehlt es sich, eine Quote festzulegen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die die Nutzung von Parkplätzen auf drei wöchentliche Buchungen begrenzt. Mitarbeiter erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie in dieser Woche versuchen, einen vierten Parktag zu buchen.

💡 Admin-Tipp: Gehe zu Einstellungen → Kontingente. Sie können die Regel so spezifisch machen, wie Sie möchten. Beispielsweise können Sie Regeln anhand von Benutzer-Tags oder bestimmten Leerzeichen anwenden.

Einblicke in die intelligentere Raumnutzung

Skedda bietet Analysen zur Raumnutzung über die Dashboard „Einblicke“, wodurch Sie sich jetzt näher mit folgenden Informationen befassen können:

• Bestimmte Tage und Zeiten
• Schlagworte (Abteilungen, Rollen)
• Allgemeines Buchungsverhalten

Das hilft dir nicht nur zu verstehen wer verbraucht Speicherplatz, aber wie und wann. Dies ist entscheidend, um Grundrisse zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und datengestützte Immobilienentscheidungen zu treffen.

Weniger verwalten, mehr Möglichkeiten bieten

Bei effizientem Raummanagement geht es nicht darum, Menschen zu kontrollieren — es geht darum ermächtigend sie.

Wenn Sie sich auf Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Transparenz und datengestützte Entscheidungsfindung konzentrieren, wird Ihr Arbeitsplatz zu mehr als einem Arbeitsplatz — er ermöglicht großartige Arbeit.

Möchten Sie erfahren, wie Skedda Ihnen helfen kann, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der nicht nur organisiert, sondern optimiert ist? Sprechen Sie mit einem Arbeitsplatzexperten und beginnen Sie noch heute mit der Umgestaltung Ihrer Räume.