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Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
Problème
Une entreprise de technologie énergétique a été fondée dans le but ambitieux de fournir un jour au réseau électrique de l'énergie renouvelable 24 heures sur 24. En 2023, ils étaient passés d'une entreprise axée sur la recherche à l'inauguration d'une usine de fabrication qui produirait leur premier produit.
« En développant notre laboratoire, notre atelier d'usinage et nos activités de R&D, nous avons réalisé que nous avions besoin d'une solution qui permettrait à nos employés de collaborer et de partager des équipements sur nos sites », explique un responsable des opérations du laboratoire.
Les équipes ont rencontré des problèmes de partage des ressources limitées en équipements de laboratoire, ce qui a entraîné deux problèmes majeurs :
- Difficulté à déterminer la disponibilité des équipements, à ralentir les processus et les tests, et
- Absence de responsabilité en cas de panne d'équipement, absence de méthode claire pour en déterminer la cause.
L'entreprise avait besoin d'un système qui :
- A permis aux équipes de réserver le matériel nécessaire,
- a fourni une visibilité sur l'utilisation de l'équipement, et
- A veillé à ce que les membres de l'équipe n'utilisent que l'équipement pour lequel ils ont été formés.
L'équipe a exploré plusieurs solutions avant de sélectionner Skedda ; toutefois, elle a opté pour Skedda en raison de son interface conviviale. Ils ont apprécié la facilité de personnalisation de Skedda et la simplicité avec laquelle il était possible d'ajouter et de supprimer des espaces de la plateforme. L'intégration de l'équipe s'est révélée simple.
« L'intégration s'est déroulée de manière assez fluide du point de vue informatique, facile à intégrer à notre SSO et à notre suite Google, et en quelques clics, tout le monde possédait un compte. » - Responsable des opérations du laboratoire.
L'équipe a utilisé les personnalisations de Skedda pour adapter le système aux exigences de l'entreprise.
Solution
Ajouter et supprimer des « espaces »
Peu de temps après la mise en œuvre de Skedda, l'équipe du laboratoire a téléchargé des dizaines d'équipements de laboratoire à des fins de réservation, les rendant disponibles sur un plan ou sous forme de liste ou de calendrier. Il s'agissait notamment de découpeurs laser, de hottes aspirantes, d'imprimantes 3D, etc. De plus, le panneau d'administration de Skedda leur a permis d'ajouter rapidement de nouveaux équipements ou de désactiver des éléments nécessitant une maintenance ou une réparation.
Conditions de réservation pour vérifier l'adéquation de la formation
La plupart des équipements disponibles à la réservation nécessitaient un certain niveau de formation ou une vérification des compétences de l'utilisateur avec les machines complexes. Le laboratoire a utilisé celui de Skedda Tags d'utilisateur et conditions de réservation définir les exigences en matière de formation pour les utilisateurs. Par exemple, seuls les utilisateurs formés à l'utilisation d'une machine de découpe laser ont reçu l'étiquette « Découpeuse laser », ce qui leur a permis de réserver ces machines.
L'équipe du laboratoire a utilisé plus de 60 balises pour établir un ensemble complet d'autorisations, garantissant l'utilisation sûre et appropriée de l'équipement de laboratoire par les membres de l'équipe. « Une fois que les utilisateurs ont terminé la formation nécessaire, les propriétaires des instruments nous en informent et nous pouvons rapidement attribuer les étiquettes appropriées à l'utilisateur », explique le responsable des opérations du laboratoire.
Un enregistrement d'utilisation
Le journal d'historique de Skedda fournit un enregistrement du dernier utilisateur d'un équipement lorsqu'il tombe en panne ou nécessite une maintenance. Cela permet de minimiser le temps que l'équipe administrative passe à rechercher la cause du problème.
« Même si ce n'est que dans les coulisses, nous pouvons déterminer ce qui s'est passé sans avoir à nous rendre sur le site du fabricant de l'instrument pour diagnostiquer le problème », a fait remarquer le responsable des opérations du tour, soulignant : « Notre objectif est que nos instruments soient entièrement disponibles pour une utilisation partagée, mais nous voulons également établir la responsabilité. Le fait que les noms soient associés à des blocs de réservation nous apporte tranquillité d'esprit et traçabilité. »
Résultat
L'utilisation de Skedda a considérablement amélioré les défis initiaux que l'entreprise cherchait à relever. L'équipement de laboratoire est désormais utilisé de manière beaucoup plus collaborative, et les tags utilisateur garantissent que seuls les membres de l'équipe ayant reçu une formation appropriée utilisent l'équipement, ce qui réduit les coûts de réparation.
En outre, le panel d'informations de Skedda a apporté un avantage inattendu : l'accès aux données d'utilisation a permis de prendre des décisions d'achat éclairées pour de nouveaux équipements de laboratoire.
« Nous avons observé que plusieurs équipements étaient réservés dans 90 à 100 % des cas, ce qui nous a fourni des preuves convaincantes pour aborder le financement d'unités supplémentaires », explique le responsable des opérations du laboratoire.
À l'inverse, lorsque les membres de l'équipe demandaient du matériel supplémentaire, l'équipe du laboratoire pouvait croiser les données de Skedda pour s'assurer que les taux d'utilisation justifiaient l'achat.
« J'estime que le panel d'informations de Skedda nous a permis d'économiser des centaines de milliers de dollars en achetant des instruments dupliqués. »
