Ep 20: De l'exploitation des bâtiments à l'expérience des employés : Christa Dodoo, directrice des installations, parle de l'évolution du rôle du FM

Dans l'épisode 20, je suis très heureuse d'accueillir Christa Dodoo, responsable des installations et des infrastructures au Programme alimentaire mondial des Nations Unies. D'Absa Bank à la Stanbic Bank, en passant par le Fonds monétaire international et le Programme alimentaire mondial, Dodoo travaille dans le secteur de la gestion des installations et de l'environnement bâti depuis 20 ans et possède une vaste expérience dans des rôles opérationnels et stratégiques.

Elle est également membre du conseil d'administration et siège au comité exécutif de la première vice-présidente de l'IFMA (International Facilities Management Association). Dodoo a récemment été nommé Les 20 principaux leaders des installations de Skedda façonneront le travail hybride en 2024, et c'est pourquoi elle se joint à nous en tant que héros du travail hybride aujourd'hui.

Christa Dodoo a intentionnellement poursuivi une carrière dans la gestion des installations, sachant depuis son adolescence que c'était le métier qu'elle souhaitait exercer. Ayant grandi entourée de mentors du secteur de l'environnement bâti, elle a été fascinée par la façon dont les bâtiments fonctionnent et fonctionnent dans les coulisses. Ne voulant pas être entrepreneure ou designer, elle a trouvé sa passion dans les opérations et la maintenance.

Adapter les espaces de travail au travail hybride

Christa Dodoo a expliqué que l'espace de travail est passé d'un lieu de travail à un espace de travail, où les gens peuvent travailler partout où ils se sentent à l'aise et productifs. La réalité est que outils et technologies dont les gens ont besoin pour travailler n'importe où leur est accessible à tout moment. Ce que les responsables des installations doivent faire maintenant, c'est informer les individus sur les outils, les directives et les considérations au-delà des environnements physiques pour s'adapter aux différents espaces de travail.

« Quelles directives devez-vous prendre en compte qui vont au-delà de l'environnement physique dans lequel l'organisation opère et dans lequel vous vous sentez à l'aise de pouvoir appliquer ces politiques et processus pour les adapter à la situation dans laquelle vous vous trouvez ? » - Christa Dodoo, directrice des installations du Programme alimentaire mondial des Nations Unies

Christ Dodoo a indiqué que la sécurité, l'économie et le bien-être devraient être au centre de l'élaboration de ces directives. Ce sont tous les composants qui peuvent facilement être transférés de l'espace physique vers où les gens se situent à la troisième place. Ce sont les petites influences que les responsables des installations peuvent développer pour développer des outils et des directives permettant aux utilisateurs de s'adapter à leur espace blanc.

Elle a cité les directives ergonomiques à titre d'exemple. Comment vous assurez-vous que votre bureau à domicile est ergonomique ? Il est important de disposer de ces directives qui enseignent aux gens comment aménager un bureau de chambre et tenir compte de la sécurité dans leur environnement de travail à domicile. Il est également essentiel de veiller à ce que la politique de sécurité au travail puisse être adaptée aux bureaux à domicile des travailleurs.

Comment les rôles des responsables des installations ont évolué pour donner la priorité à l'expérience des employés

Christa Dodoo a reconnu que le rôle de la gestion des installations avait évolué pour inclure une plus grande attention au bien-être et à la sécurité des individus dans les environnements de travail hybrides. La composante « personnes » de leur travail a toujours été présente, car la gestion des installations est définie comme l'intégration des personnes, des lieux et des processus. À l'heure actuelle, la composante humaine devient une priorité. Les responsables des installations collaborent davantage avec les équipes des ressources humaines au sujet de la transition vers le travail hybride, qui était auparavant réservé aux RH.

Voir : 20 directeurs des ressources humaines (qui façonnent le travail hybride) à suivre

« Les rôles des responsables des installations ont évolué, passant d'une simple réflexion sur les parties liées au bâtiment à une réflexion sur les sentiments de sécurité, de santé et de bien-être mental. » - Christa Dodoo, responsable des installations au Programme alimentaire mondial des Nations Unies

La gestion des installations a évolué pour donner la priorité au bien-être et à l'expérience des employés, en mettant l'accent sur la sécurité, la santé et le bien-être mental. Christa Dodoo a conseillé aux nouveaux responsables des installations entrant sur le marché du travail de se concentrer sur les compétences suivantes, qui étaient auparavant reléguées au second plan :

• Gestion du changement
• Engagement des parties prenantes
• Privilégier le bien-être et le bien-être
• Durabilité
• Une communication efficace
• Proposition de valeur

Christ Dodoo a expliqué que dans le processus d'adaptation et de transition des personnes vers un nouvel espace, les rôles des responsables des installations ont évolué, passant d'une simple réflexion sur les parties reliées au bâtiment à une réflexion sur les sentiments de sécurité, de santé et de bien-être mental. Expérience en milieu de travail est désormais une priorité, et la collaboration avec les équipes RH est devenue très efficace ces dernières années.

« Nous avons une place à table maintenant. La meilleure façon d'en tirer parti est de pouvoir communiquer efficacement, de vous vendre et de vous commercialiser. Tout tourne désormais autour de la marque, et nous devons être en mesure de commercialiser efficacement ce que nous faisons afin de bénéficier de la reconnaissance nécessaire sur le lieu de travail. » - Christa Dodoo, directrice des installations du Programme alimentaire mondial des Nations Unies

Création d'un environnement hybride idéal : intégration du confort de la maison et du bureau

Christa Dodoo a expliqué que le la conception des espaces de bureaux évolue en réponse à la transition vers des modèles de travail hybrides. Les entreprises intègrent désormais de plus en plus d'espaces de collaboration et des environnements confortables comme à la maison pour promouvoir le bien-être et la productivité des employés.

L'organisation de Dodoo a fait des choses similaires en fixant un pourcentage qui doit être composé d'espaces de collaboration. Ils ont fixé un objectif de 30 % de leur espace de travail. Ils disposent de cabines de discussion individuelles qui varient, qu'il s'agisse de cabines de discussion très formelles dans lesquelles les gens peuvent se rendre pour se concentrer sur leur travail ou d'un endroit avec des canapés pour s'asseoir et se détendre avec un ordinateur portable sur leurs genoux. Ils disposent également de nombreuses salles de réunion informelles : canapés, salons, bureaux hauts et chaises.

Voir : Les 5 meilleures entreprises qui ont correctement configuré des salles de réunion hybrides

« Les types d'espaces que nous proposons dépendent de l'activité, de l'humeur et du type de réunions organisées. Nous avons fait en sorte que chaque étage et chaque tour soient couverts à 30 % des besoins en espace de collaboration, afin que les personnes n'aient pas à se déplacer dans un coin du bâtiment pour organiser des réunions. » - Christa Dodoo, directrice des installations au Programme alimentaire mondial des Nations Unies

Christa Dodoo a expliqué que pour créer un environnement de travail hybride idéal, il est essentiel d'écouter les besoins et les préférences des employés. Elle a partagé des directives qui aident à atténuer certains des risques liés aux défis liés à la présence de différents types d'espaces dans le même environnement. Ces directives permettent également aux gens de se sentir plus à l'aise lorsqu'ils entrent dans l'espace. Il est important d'établir un équilibre entre certains des conforts de la maison au travail et certains des conforts du travail à la maison.

« Si l'espace de bureau n'est pas si différent de votre environnement domestique, ces directives sont faciles à appliquer. La fusion des espaces d'exposition, de l'environnement domestique et du bureau permet aux gens de ne pas ressentir cette différence lorsqu'ils passent d'un espace à l'autre. » - Christa Dodoo, responsable des installations au Programme alimentaire mondial des Nations Unies

En alignant les espaces de bureau sur les environnements domestiques et en intégrant ce qui convient le mieux à chaque individu et à chaque département, les organisations peuvent faciliter une transition en douceur entre le travail à domicile et le travail au bureau.

Trouver un équilibre entre innovation et faisabilité dans la conception des espaces de travail

Christa Dodoo a discuté de l'importance de trouver un équilibre entre la fourniture de solutions innovantes et des options réalisables en matière de conception des lieux de travail. Elle a souligné la nécessité de mobiliser les employés pour recueillir des idées tout en fixant des objectifs réalistes pour la mise en œuvre. Chaque fonction et chaque département travaillent différemment et il est essentiel de comprendre ce qu'ils veulent et comment fournir ces espaces fonctionnels.

« Nous ne pouvons pas leur fournir tout ce qu'ils veulent, mais il est essentiel de trouver l'équilibre. Nous sommes les gestionnaires de l'espace et nous élaborons les stratégies, mais nous n'avons pas toutes les réponses. Il se peut que nous ne vous donnions pas exactement une table de billard au milieu de votre bureau, mais nous pouvons vous fournir quelque chose qui vous aidera à briser la monotonie du travail pendant la journée. Ce sont certaines des choses auxquelles nous devons réfléchir et nous avons fixé des objectifs. » - Christa Dodoo, directrice des installations du Programme alimentaire mondial des Nations Unies

Christa Dodoo a indiqué que les organisations devaient définir leurs propres objectifs et les rendre non négociables. Pour eux, cet objectif non négociable est l'objectif de 30 % d'espace de collaboration. De cette façon, ils peuvent prendre en compte les groupes de personnes qui peuvent se rendre à tout moment, tels que les collègues en dehors du siège, les personnes venant directement d'un voyage d'affaires, les États membres et les représentants qui assistent aux réunions du conseil d'administration et aux conférences, et d'autres personnes qui n'ont peut-être pas accès à leur outil de réservation mais devraient avoir accès à un endroit où s'asseoir et travailler. En rendant ces objectifs non négociables, les organisations peuvent apporter un soutien continu aux besoins de leurs employés, même s'ils évoluent.

Leçons apprises d'un responsable des installations sur le travail hybride

Christa Dodoo a partagé l'une des plus grandes leçons qu'elle a apprises en tant que responsable des installations : l'importance d'être à l'écoute de l'évolution des besoins des personnes tout en maintenant un centre, ou des éléments non négociables, dans l'espace de travail. S'adapter aux changements et à l'évolution des exigences tout en ayant un cadre défini est essentiel à la réussite des politiques de travail hybride.

« En matière de travail hybride, écoutez les gens, mais préparez-vous à ce que les gens changent d'avis tout le temps. Comment suivre l'évolution de leurs besoins et de leurs exigences et ne pas vous retrouver dans ce cycle perpétuel de va-et-vient avec eux ? C'est l'une des principales leçons apprises ces dernières années en matière de travail hybride. » - Christa Dodoo, directrice des installations du Programme alimentaire mondial des Nations Unies

Tendances futures en matière de gestion des installations

Christa Dodoo a souligné que la technologie était une tendance clé de la gestion des installations, en particulier avec l'essor des modèles de travail hybrides. La technologie est partout, y compris gestion des espaces à l'aide d'un système de réservation, en gérant les services liés aux installations du bâtiment (tasse de café, services de cafétéria, services aux clients, salles de réunion), en utilisant des capteurs pour suivre l'utilisation de l'espace et en utilisant la technologie pour être en mesure de fournir les services nécessaires dont les clients et les parties prenantes ont besoin.

En savoir plus : Déploiement d'un système de réservation de bureau ? 3 étapes pour garantir l'adoption

« Comment utilisons-nous la technologie pour gérer les espaces ? L'espace blanc a évolué au fil du temps. La seule façon de fournir ce soutien et ces ressources à tous, où qu'ils se trouvent, est d'utiliser la technologie. » - Christa Dodoo, directrice des installations du Programme alimentaire mondial des Nations Unies

Christa Dodoo a discuté de l'importance d'être intentionnel dans la gestion des espaces, d'écouter les besoins des parties prenantes et de créer des environnements inclusifs pour une main-d'œuvre en évolution. Les besoins évolueront et les responsables des installations devront s'y adapter. Il est important qu'ils fassent ce qu'ils font de manière intentionnelle et qu'ils n'oublient pas les besoins des gens.

« Les besoins de la population ont évolué au fil du temps. La neurodiversité, l'inclusion et tout cela aujourd'hui constituent un spectre très large dont nous n'étions pas conscients par le passé et dont nous devons être conscients aujourd'hui. Créez des espaces réellement intentionnels, inclusifs et diversifiés pour les personnes, car c'est la seule façon de créer de véritables espaces de travail hybrides. » - Christa Dodoo, responsable des installations au Programme alimentaire mondial des Nations Unies