Ep 20: De la creación de operaciones a la experiencia de los empleados: la directora de las instalaciones, Christa Dodoo, habla sobre la evolución del papel de la FM

En el episodio 20, me complace dar la bienvenida a Christa Dodoo, jefa de instalaciones e infraestructura del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas. Desde Absa Bank hasta Stanbic Bank, pasando por el Fondo Monetario Internacional y el Programa Mundial de Alimentos, Dodoo ha trabajado en el sector de la gestión de instalaciones y el entorno construido durante los últimos 20 años, con una amplia experiencia tanto en funciones operativas como estratégicas.

También es miembro de la junta directiva y miembro del primer vicepresidente del Comité Ejecutivo de la IFMA (Asociación Internacional de Administración de Instalaciones). Dodoo fue nombrada recientemente para Los 20 principales líderes de instalaciones de Skedda darán forma al trabajo híbrido en 2024, y es por eso que hoy se une a nosotros como una heroína del trabajo híbrido.

Christa Dodoo siguió intencionalmente una carrera en la administración de instalaciones, sabiendo desde su adolescencia que esta era la profesión en la que quería estar. Al crecer rodeada de mentores en la industria del entorno construido, le fascinaba la forma en que los edificios funcionan y funcionan entre bastidores. Como no quería ser contratista o diseñadora, encontró su pasión en las operaciones y el mantenimiento.

Adaptación de los espacios de trabajo para el trabajo híbrido

Christa Dodoo compartió que el espacio de trabajo ha pasado de ser un lugar de trabajo a un espacio de trabajo en el que las personas pueden trabajar en cualquier lugar en el que se sientan cómodas y productivas. La realidad es que el herramientas y tecnología que las personas necesitan para trabajar en cualquier lugar es accesible para ellos en todo momento. Lo que los líderes de las instalaciones deben hacer ahora es educar a las personas sobre las herramientas, las pautas y las consideraciones que van más allá de los entornos físicos para adaptarse a los diferentes espacios de trabajo.

«¿Qué pautas debe tener en cuenta que vayan más allá del entorno físico en el que opera la organización y en las que se sienta cómodo al poder adoptar esas políticas y procesos para adaptarlos a cualquier situación en la que se encuentre?» - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Christ Dodoo mencionó que la seguridad, la economía y el bienestar deberían ser el enfoque al pensar en estas pautas. Todos esos son los componentes que se pueden transferir fácilmente del espacio físico a dondequiera que se encuentren las personas en tercer lugar. Esas son las pequeñas influencias por las que los líderes de las instalaciones pueden desarrollar herramientas y pautas para que las personas puedan adaptarse a su espacio en blanco.

Mencionó las directrices de ergonomía como ejemplo. ¿Cómo se asegura de que su oficina en casa sea ergonómica? Es importante contar con esas pautas que enseñen a las personas cómo configurar una habitación, una oficina y consideren la seguridad en su entorno de trabajo en casa. También es crucial garantizar que la política de seguridad en el trabajo pueda adaptarse a las oficinas centrales de los trabajadores.

Cómo evolucionaron las funciones de los líderes de las instalaciones para priorizar la experiencia de los empleados

Christa Dodoo reconoció que el papel de la administración de instalaciones ha evolucionado para incluir un mayor enfoque en el bienestar y la seguridad de las personas en entornos de trabajo híbridos. El componente «personal» de su trabajo siempre ha estado presente, ya que la gestión de las instalaciones se define como la integración de las personas, el lugar y los procesos. En este momento, el componente humano se está convirtiendo en una prioridad. Los responsables de las instalaciones colaboran cada vez más con los equipos de RRHH para hacer la transición al trabajo híbrido, algo que antes solo se centraba en RRHH.

Consulte: 20 directores de personal (dando forma al trabajo híbrido) a seguir

«Las funciones de los líderes de las instalaciones han pasado de pensar solo en las partes que conectan con el edificio a pensar en las sensaciones de seguridad, salud y bienestar mental». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

La administración de las instalaciones ha evolucionado para priorizar el bienestar y la experiencia de los empleados, con un enfoque en la seguridad, la salud y el bienestar mental. Christa Dodoo aconsejó a los nuevos líderes de las instalaciones que se incorporan a la fuerza laboral que se centren en las siguientes habilidades, que antes pasaban a un segundo plano:

• Gestión de cambios
• Participación de las partes interesadas
• Priorizar el bienestar y el bienestar
• Sostenibilidad
• Comunicación efectiva
• Propuesta de valor

Christ Dodoo compartió que, en el proceso de adaptación y transición de las personas a un nuevo espacio, las funciones de los líderes de las instalaciones han pasado de pensar solo en las partes que se conectan con el edificio a pensar en las sensaciones de seguridad, salud y bienestar mental. Experiencia laboral ahora es más una prioridad, y la colaboración con los equipos de recursos humanos se ha vuelto muy eficaz en los últimos años.

«Ahora tenemos un asiento en la mesa. La mejor manera de aprovechar eso es poder comunicarse de manera efectiva y venderse y promocionarse. Ahora todo gira en torno a la marca, y necesitamos poder comercializar lo que hacemos de manera eficaz para que recibamos el reconocimiento necesario en el lugar de trabajo». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Creación de un entorno híbrido ideal: integración de las comodidades del hogar y la oficina

Christa Dodoo explicó que el el diseño de los espacios de oficina está cambiando en respuesta al cambio hacia modelos de trabajo híbridos. Las empresas ahora están incorporando más espacios de colaboración y entornos cómodos y hogareños para promover el bienestar y la productividad de los empleados.

La organización de Dodoo hizo cosas similares al establecer un porcentaje que deben ser espacios de colaboración. Se han fijado el objetivo de ocupar el 30% de su espacio de trabajo. Tienen cabinas de concentración individuales que varían: desde cabinas de concentración muy formales a las que las personas pueden ir para concentrarse en el trabajo hasta lugares con sofás para sentarse y relajarse y simplemente descansar con un portátil en el regazo. También tienen muchas salas de reuniones informales: sofás, salas de estar, escritorios altos y sillas.

Consulte: Las 5 principales empresas que configuran salas de reuniones híbridas de forma adecuada

«Los tipos de espacio que ofrecemos dependen de la actividad, el estado de ánimo y los tipos de reuniones que se lleven a cabo. Hemos tenido la intención de cumplir con el 30% del espacio necesario para colaborar en cada planta y torre, de modo que las personas no tengan que sentir la necesidad de hablar en una esquina del edificio para poder celebrar las reuniones». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Christa Dodoo compartió que para crear un entorno de trabajo híbrido ideal, es esencial escuchar las necesidades y preferencias de los empleados. Compartió las directrices que ayudan a mitigar algunos de los riesgos que conllevan los desafíos de tener diferentes tipos de espacios en el mismo entorno. Estas pautas también hacen que las personas se sientan más cómodas al entrar al espacio. Es un equilibrio importante incorporar algunas de las comodidades del hogar en el trabajo y algunas de las comodidades del trabajo en el hogar.

«Si el espacio de la oficina no es tan diferente del entorno de su hogar, esas pautas son fáciles de cambiar. La fusión de los espacios feriales, el entorno doméstico y la oficina ayuda a las personas a no sentir esa diferencia cuando se trasladan de un espacio a otro». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Al alinear los espacios de oficina con los entornos domésticos e incorporar lo que funciona mejor para cada persona y departamento, las organizaciones pueden facilitar una transición sin problemas entre el trabajo doméstico y de oficina.

Equilibrar la innovación y la viabilidad en el diseño del lugar de trabajo

Christa Dodoo habló sobre la importancia de encontrar un equilibrio entre ofrecer soluciones innovadoras y opciones factibles en el diseño del lugar de trabajo. Hizo hincapié en la necesidad de colaborar con los empleados para recopilar ideas y, al mismo tiempo, establecer objetivos realistas para la implementación. Cada función y departamento funciona de manera diferente y es crucial entender lo que quieren y cómo proporcionar esos espacios funcionales.

«No podemos proporcionarles todo lo que quieren, pero encontrar el equilibrio es clave. Somos los administradores del espacio y desarrollamos las estrategias, pero no tenemos todas las respuestas. Puede que no te proporcionemos exactamente una mesa de billar en el centro de tu oficina, pero podemos ofrecerte algo que te ayude a acabar con la monotonía del trabajo durante el día. Estas son algunas de las cosas en las que debemos pensar y nos hemos fijado objetivos». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Christa Dodoo compartió que las organizaciones deben desarrollar sus propios objetivos y hacer que no sean negociables. Para ellas, ese objetivo no negociable es el objetivo del 30% de espacio de colaboración. De este modo, pueden contabilizar a los grupos de personas que pueden acudir en cualquier momento, como los colegas que se encuentran fuera de la sede central, las personas que vienen directamente de un viaje de trabajo, los estados miembros y los representantes que vienen a las reuniones de juntas y conferencias, y otras personas que tal vez no tengan acceso a su herramienta de reservas, pero deberían poder tener acceso a un lugar donde sentarse y trabajar. Al hacer que estos objetivos no sean negociables, las organizaciones pueden mostrar un apoyo continuo a las necesidades de sus empleados, incluso cuando cambien.

Lecciones aprendidas de un gerente de instalaciones sobre el trabajo híbrido

Christa Dodoo compartió que una de las lecciones más importantes que aprendió como gerente de instalaciones es la importancia de escuchar las necesidades cambiantes de las personas y, al mismo tiempo, mantener un centro o componentes no negociables en el espacio de trabajo. Adaptarse a los cambios y a la evolución de los requisitos sin dejar de tener un marco establecido es crucial para el éxito de las políticas de trabajo híbrido.

«Cuando se trata del trabajo híbrido, escuche a las personas, pero prepárese para que las personas cambien de opinión todo el tiempo. ¿Cómo puedes mantenerte al día con la evolución de sus necesidades y requisitos y no encontrarte en este constante péndulo de ir y venir con ellos? Esa es una de las principales lecciones aprendidas en los últimos años en lo que respecta al trabajo híbrido». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Tendencias futuras en la gestión de instalaciones

Christa Dodoo hizo hincapié en la tecnología como una tendencia clave en la gestión de instalaciones, especialmente con el auge de los modelos de trabajo híbridos. La tecnología está en todas partes, incluso gestionar espacios con un sistema de reservas, gestionando los servicios de las instalaciones del edificio (es decir, una taza de café, los servicios de cafetería, los servicios al cliente, las salas de reuniones), utilizando sensores para rastrear la utilización del espacio y utilizando la tecnología para poder prestar los servicios necesarios que los clientes y las partes interesadas necesitan.

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«¿Cómo utilizamos la tecnología para poder gestionar los espacios? El espacio en blanco ha evolucionado con el tiempo. La única manera en que podremos brindar ese apoyo y esos recursos a todos, independientemente de dónde se encuentren, es mediante el uso de la tecnología». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas

Christa Dodoo habló sobre la importancia de administrar los espacios de manera intencional, escuchar las necesidades de las partes interesadas y crear entornos inclusivos para la fuerza laboral en evolución. Las necesidades evolucionarán y los líderes de las instalaciones deben adaptarse a ellas. Es importante que sean intencionales en lo que hacen y que no olviden las necesidades de las personas.

«Las necesidades de las personas han evolucionado con el tiempo. La neurodiversidad, la inclusión y todo eso ahora representan un espectro muy amplio del que no éramos conscientes en el pasado, y debemos conocerlo ahora. Crea espacios realmente intencionales, inclusivos y diversos para las personas, porque esa es la única manera de que los verdaderos espacios de trabajo híbridos sean útiles». - Christa Dodoo, jefa de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas