Ep 7: Réussite du travail hybride en ingénierie : les principes de conception de Maja Paleka en matière de flexibilité

Exploiter les principes d'ingénierie pour les solutions en milieu de travail

Maja Paleka, cofondatrice et directrice de Juggle Strategies, me rejoint dans l'épisode 7 de Heroes of Hybrid Work pour expliquer comment elle applique son esprit d'ingénieur à la conception et à la création de lieux de travail hybrides. Elle pense que la conception du travail hybride doit être intentionnelle et commence par comprendre la mission, la culture et le type de travail à effectuer de l'organisation. Il ne suffit pas de dire aux gens de rester au bureau pendant un certain nombre de jours.

« L'hybride doit être conçu intentionnellement. Cela ne se produira pas simplement parce que vous avez dit aux gens d'être au bureau deux jours par semaine. » - Maja Paleka, cofondatrice et directrice de Juggle Strategies

Paleka a indiqué que les organisations devraient adopter une approche de conception et de construction, où les organisations réfléchissent délibérément à ce pour quoi elles conçoivent, puis consacrent du temps à le développer. Elle a reconnu que si le processus de conception est important, la mise en œuvre et le suivi des stratégies et des processus sont souvent négligés mais tout aussi importants.

Comment un géant mondial de l'assurance a défendu les choix hybrides au niveau de l'équipe

Maja Paleka a cité une organisation d'assurance multinationale avec laquelle elle a travaillé pendant la pandémie de COVID-19 comme exemple d'une entreprise qui a conçu et développé stratégiquement son modèle de travail hybride en utilisant les deux principes du processus de conception et de construction : co-création et expérimentation.

L'organisation s'est efforcée de mobiliser son personnel, ses dirigeants et l'ensemble de son personnel, puis a pris le temps de comprendre que le processus sera différent selon la culture, la géographie et le type de travail à effectuer. Par la suite, l'organisation s'est adaptée et a tiré des leçons du processus. Il est passé d'une approche individuelle à une approche dirigée par l'équipe après avoir découvert les avantages du design en équipe, qui est désormais également soutenu par les récentes recherches de Gallup.

Paleka a expliqué qu'elle continuait à travailler avec l'organisation pour recueillir des commentaires et apporter de nouveaux ajustements. Ensemble, ils ont suivi les principes agiles, y compris les tests et les itérations, pour atteindre les résultats souhaités.

Comprendre la culture d'entreprise à travers les valeurs de l'entreprise

Maja Paleka a partagé le livre de Carolyn Taylor « Walking the Talk » pour décrire un modèle pratique d'opérationnalisation de la culture. Dans son livre, Taylor a défini la culture comme « les valeurs de l'entreprise concrétisées par des comportements, des systèmes, des processus et des symboles ».

Paleka a utilisé cette définition pour expliquer l'importance pour les entreprises de lier leurs valeurs aux options de travail et de créer des outils pour les soutenir. Elle a souligné que chaque organisation devrait s'efforcer de donner vie à ses valeurs à travers ces aspects de la culture et de veiller à ce qu'elles soient harmonisées avec l'environnement de travail. Lorsqu'il s'agit de concevoir des modèles de travail hybrides, la flexibilité doit être privilégiée par rapport à des processus rigides afin de s'adapter à l'évolution des besoins de la main-d'œuvre et de promouvoir l'agilité.

En outre, Paleka a indiqué que les organisations devaient clarifier pour les employés ce à quoi ressemble le terme « bien » afin de mettre en œuvre le travail hybride avec succès. Cette clarté doit reposer sur un ensemble de principes conformes aux valeurs de l'organisation. Par exemple, si la priorité accordée aux services à la clientèle est une valeur, l'un des principes à prendre en compte est de savoir comment le travail peut être effectué d'une manière qui profite à la fois à l'employé et au client.

Utiliser le bureau comme outil pour mettre en œuvre la culture et les valeurs dans un environnement de travail hybride

Maja Paleka a conseillé aux organisations de reconsidérer l'objectif des réunions au bureau et de créer un équilibre entre le temps structuré et non structuré. Il peut être judicieux de regrouper toutes les réunions les jours de bureau, mais il est important de prévoir du temps libre pour les interactions informelles et les discussions au bureau qui n'ont pas lieu lorsque vous travaillez à distance. Ces moments favorisent l'engagement des employés et renforcent le sentiment d'appartenance.

« Les réunions sont tout aussi opérationnelles qu'elles ne l'étaient lorsqu'elles étaient en ligne. Nous entrons, nous sortons, et tout ce qui concerne la connexion ne fonctionne pas du tout. » - Maja Paleka, cofondatrice et directrice de Juggle Strategies

À mesure que l'objectif du bureau change, Paleka a expliqué que les bureaux devraient être conçus pour favoriser les relations humaines, collaboration et créativité. De cette façon, le bureau joue un rôle symbolique dans la représentation de la culture de l'organisation et peut être un outil pour mettre en œuvre la culture et les valeurs de l'entreprise.

Pour ce faire, les organisations doivent d'abord réfléchir à ce qu'elles souhaitent réaliser grâce au bureau et à la manière dont celui-ci peut soutenir leur culture et leurs valeurs. Paleka a souligné l'importance de prendre également en compte les styles de comportement et les préférences individuels. La conception des bureaux doit favoriser une communication, une connexion et une relation efficaces entre les membres de l'équipe, stimuler la créativité et faciliter les conversations spontanées.

Deux erreurs commises par les entreprises lors de la transition vers le travail hybride

Maja Paleka a souligné que l'une des erreurs commises par les organisations est de ne pas fournir suffisamment de clarté et de conseils lors de la mise en œuvre d'un modèle de travail hybride. Une autre erreur est de croire qu'il suffit d'avoir un mandat d'un certain nombre de jours au bureau.

En l'absence de contexte et de conseils appropriés, Paleka a déclaré que les employés feront ce qui leur convient le mieux individuellement, ce qui entraînera une déconnexion et un désengagement. En entrant au bureau sans raison ni plan précis, les employés peuvent se sentir improductifs et désengagés.

« Nous sommes des humains, nous allons faire ce qui fonctionne pour nous. C'est tout à fait juste et tout à fait logique. Les gens prennent presque personnellement le fait qu'ils n'aient pas pensé à l'organisation alors qu'ils ne lui donnaient aucun contexte. » - Maja Paleka, cofondatrice et directrice de Juggle Strategies

Paleka a expliqué qu'au lieu de fixer un certain nombre de jours de bureau, les organisations devraient fournir un guide sur la façon d'aborder ces journées tout en tenant compte des besoins et des préférences des employés. Il est important de concevoir les journées de bureau de manière à encourager la collaboration, les liens et une expérience de travail positive.

Les organisations doivent définir des attentes claires, communiquez l'objectif et les principes du modèle hybride et encouragez les conversations d'équipe pour garantir l'alignement. Dans le même temps, ils devraient également faire preuve de flexibilité et reconnaître que le modèle de travail hybride n'est pas noir et blanc.

Le trifecta hybride : clarté, autonomie et responsabilité comme piliers du succès

Maja Paleka a indiqué que les dirigeants devaient se concentrer sur trois domaines clés en matière de travail à distance : la clarté, l'autonomie et la responsabilité.

• Clarté implique de définir des attentes et des objectifs clairs, ainsi que de favoriser la communication et la transparence.
• Autonomie vise à donner aux employés la flexibilité et la liberté de travailler de la manière qui leur convient le mieux, tout en répondant aux objectifs de l'organisation.
• Responsabilité est important pour garantir que les employés travaillant à distance continuent de donner le meilleur d'eux-mêmes et d'obtenir des résultats.

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Les organisations devraient clarifier les attentes, les équipes devraient concevoir des moyens de travailler ensemble et les individus devraient avoir des conversations sur la meilleure façon de tirer parti des styles comportementaux et Prévoyez du temps pour un travail en profondeur. Contrairement à de nombreuses bonnes pratiques, le travail à distance n'est pas toujours la meilleure option pour un travail en profondeur. Paleka a encouragé les organisations à envisager des espaces alternatifs tels que des espaces de travail partagé ou des salles de conférence.

Paleka pense que les organisations doivent créer une culture d'expérimentation et d'apprentissage en matière de travail à distance. Le travail à distance a le potentiel d'accroître la diversité et l'inclusion en offrant des opportunités à des personnes qui n'auraient peut-être pas pu travailler dans un environnement de bureau traditionnel. Il n'existe pas de solution universelle, et il est important d'essayer différentes approches et d'en tirer des leçons.