Ep 7: Ingeniería del éxito del trabajo híbrido: los principios de diseño de Maja Paleka para la flexibilidad

Aprovechar los principios de ingeniería para las soluciones en el lugar de trabajo

Maja Paleka, cofundadora y directora de Juggle Strategies, me acompaña en el episodio 7 de Heroes of Hybrid Work para compartir cómo aplica su mentalidad de ingeniería al diseño y la construcción de lugares de trabajo híbridos. Cree que el diseño del trabajo híbrido debe ser intencional y comienza por comprender la misión, la cultura y el tipo de trabajo que se debe realizar de la organización. No basta con decirle a la gente que esté en la oficina un número determinado de días.

«Lo híbrido tiene que ser algo diseñado intencionalmente. No va a suceder solo porque le hayas dicho a la gente que esté en la oficina dos días a la semana». - Maja Paleka, cofundadora y directora de Juggle Strategies

Paleka compartió que las organizaciones deberían adoptar una enfoque de diseño y construcción, donde las organizaciones consideran deliberadamente para qué están diseñando y luego dedican tiempo a crearlo. Reconoció que, si bien el proceso de diseño es importante, la implementación y el seguimiento de las estrategias y los procesos a menudo se pasan por alto, pero son igualmente importantes.

Cómo un gigante mundial de los seguros defendió las opciones híbridas a nivel de equipo

Maja Paleka utilizó una organización multinacional de seguros con la que trabajó durante la pandemia de la COVID-19 como ejemplo de una empresa que diseñó y creó estratégicamente sus modelo de trabajo híbrido utilizando los dos principios en el proceso de diseño y construcción: cocreación y experimentación.

La organización hizo un esfuerzo por involucrar a su gente, líderes y todo su personal, y luego se tomó el tiempo para entender que el proceso va a ser diferente según la cultura, la geografía y el tipo de trabajo a realizar. Después de eso, la organización se adaptó y aprendió del proceso. Tras conocer los beneficios del diseño en equipo, que ahora también cuenta con el respaldo de una investigación reciente de Gallup, pasó de un enfoque dirigido por individuos a un enfoque dirigido por un equipo.

Paleka explicó que seguía trabajando con la organización para recopilar comentarios y realizar más ajustes. Juntos, siguieron los principios ágiles, incluidas las pruebas y la iteración, para lograr los resultados deseados.

Comprender la cultura corporativa a través de los valores de la empresa

Maja Paleka compartió el libro de Carolyn Taylor «Walking the Talk» para describir un modelo práctico para hacer operativa la cultura. En el libro, Taylor definió la cultura como «los valores de la empresa que cobran vida a través de comportamientos, sistemas, procesos y símbolos».

Paleka usó esta definición para explicar la importancia de que las empresas vinculen sus valores con las opciones laborales y creen herramientas que las respalden. Hizo hincapié en que todas las organizaciones deben esforzarse por dar vida a sus valores a través de estos aspectos de la cultura y garantizar que estén alineados con el entorno laboral. Cuando se trata de diseñar modelos de trabajo híbridos, se debe priorizar la flexibilidad sobre los procesos rígidos para adaptarse a las necesidades cambiantes de la fuerza laboral y promover la agilidad.

Además, Paleka compartió que las organizaciones deben crear claridad para los empleados sobre lo que significa «bueno» para implementar el trabajo híbrido exitosamente. Esta claridad debe basarse en un conjunto de principios que se alineen con los valores de la organización. Por ejemplo, si priorizar los servicios de atención al cliente es un valor, entonces uno de los principios a tener en cuenta es cómo se puede trabajar de manera que beneficie tanto al empleado como al cliente.

Uso de la oficina como herramienta para poner en práctica la cultura y los valores en un entorno de trabajo híbrido

Maja Paleka aconsejó a las organizaciones que reconsideraran el propósito de las reuniones en la oficina y crearan un equilibrio entre el tiempo estructurado y el no estructurado. Puede que tenga sentido organizar todas las reuniones en grupo los días de oficina, pero es importante disponer de un tiempo no estructurado para las interacciones y conversaciones informales en la oficina que no se producen cuando se trabaja de forma remota. Estos momentos son los que ayudan a los empleados a comprometerse y crean un sentido de pertenencia.

«Las reuniones son tan operativas como cuando estaban en línea. Entramos, salimos, y todo lo relacionado con la conexión no funciona en absoluto». - Maja Paleka, cofundadora y directora de Juggle Strategies

A medida que cambia el propósito de la oficina, Paleka explicó que las oficinas deben diseñarse para apoyar las conexiones humanas, colaboración y creatividad. De esa manera, la oficina desempeña un papel simbólico al representar la cultura de la organización y puede ser una herramienta para hacer operativos la cultura y los valores de la empresa.

Para ello, las organizaciones deben primero tener una idea de lo que quieren lograr a través de la oficina y cómo esta puede apoyar su cultura y sus valores. Paleka destacó la importancia de considerar también los estilos y preferencias de comportamiento individuales. El diseño de la oficina debe fomentar la comunicación, la conexión y la relación efectivas entre los miembros del equipo, así como estimular la creatividad y facilitar las conversaciones espontáneas.

Dos errores que cometen las empresas al hacer la transición al trabajo híbrido

Maja Paleka señaló que un error que cometen las organizaciones es no proporcionar suficiente claridad y orientación a la hora de implementar un modelo de trabajo híbrido. Otro error es creer que basta con tener un mandato de un número determinado de días en la oficina.

Sin el contexto y la orientación adecuados, Paleka dijo que los empleados harán lo que mejor les funcione de forma individual, lo que provocará la desconexión y la desconexión. Llegar a la oficina sin una razón o un plan claros puede hacer que los empleados se sientan improductivos y desconectados.

«Somos humanos, vamos a hacer lo que funcione para nosotros. Es completamente justo y completamente lógico. La gente se toma casi como algo personal el hecho de que la gente no piense en la organización cuando no les ha dado ningún contexto». - Maja Paleka, cofundadora y directora de Juggle Strategies

Paleka explicó que, en lugar de exigir una cierta cantidad de días de oficina, las organizaciones deberían proporcionar una guía sobre cómo abordar esos días teniendo en cuenta las necesidades y preferencias de los empleados. Es importante diseñar los días de oficina de manera que fomente la colaboración, la conexión y una experiencia laboral positiva.

Las organizaciones deben establecer expectativas claras, comunicar el propósito y los principios del modelo híbrido y fomentar las conversaciones en equipo para garantizar la alineación. Al mismo tiempo, también deben ser flexibles y reconocer que el modelo de trabajo híbrido no es blanco o negro.

La trifecta híbrida: claridad, autonomía y responsabilidad como pilares del éxito

Maja Paleka compartió que los líderes deben centrarse en tres áreas clave cuando se trata del trabajo remoto: claridad, autonomía y responsabilidad.

• Claridad implica establecer expectativas y objetivos claros, así como fomentar la comunicación y la transparencia.
• Autonomía consiste en dar a los empleados la flexibilidad y la libertad de trabajar de la manera que más les convenga, sin dejar de cumplir los objetivos de la organización.
• Responsabilidad es importante para garantizar que los empleados remotos sigan rindiendo al máximo y obteniendo resultados.

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Las organizaciones deben ofrecer claridad sobre las expectativas, los equipos deben diseñar formas de trabajar juntos y las personas deben mantener conversaciones sobre la mejor manera de aprovechar los estilos de comportamiento y proteja el tiempo para un trabajo profundo. A diferencia de muchas de las mejores prácticas que existen, es posible que el trabajo remoto no siempre sea la mejor opción para un trabajo profundo. Paleka alentó a las organizaciones a considerar espacios alternativos como espacios de trabajo conjunto o salas de conferencias.

Paleka cree que las organizaciones deben crear una cultura de experimentación y aprendizaje en lo que respecta al trabajo remoto. El trabajo remoto tiene el potencial de aumentar la diversidad y la inclusión al brindar oportunidades a las personas que tal vez no hayan podido trabajar en un entorno de oficina tradicional. No existe una solución única para todos, y es importante probar diferentes enfoques y aprender de ellos.