Ep 26: La muerte de Cubicle Farms: navegando por la nueva era del trabajo híbrido con el CEO Kevin Smeltz

En el episodio 26, me senté con Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions. Es un experimentado consultor de gestión de líderes con una amplia carrera que abarca puestos de liderazgo en HP, Wipro Technologies, Interdynamix y PwC.

A Kevin le apasiona ayudar a las empresas frustradas con los desafíos del trabajo híbrido y el lugar de trabajo moderno, lo que incluye tratar de equilibrar la necesidad de una cultura saludable con una fuerza laboral que exige cada vez más flexibilidad, el impacto de las políticas de regreso a la oficina en la contratación y la retención, y el diseño de oficinas que funcionen con modelos híbridos. Por todos estos motivos, Kevin se une hoy a nosotros como un héroe del trabajo híbrido.

Superar los desafíos del trabajo híbrido para acceder a una mejor reserva de talentos

Kevin Smeltz contó cómo su trayectoria profesional lo llevó a centrarse en ayudar a las empresas en la transición al trabajo híbrido. A mediados de 2020, cuando la pandemia estaba en pleno apogeo, se encontró en la incómoda situación de no poder facturar en una de las cuatro grandes firmas de consultoría. Su hermano y él decidieron fundar una empresa que se ajustara a sus cuatro criterios. Como tenían experiencia en el trabajo híbrido, no tardaron mucho en decidir que querían ayudar a las empresas a superar los desafíos del trabajo híbrido.

Uno de los desafíos fundamentales en un entorno de trabajo híbrido es establecer políticas que se alineen con los objetivos empresariales. Cada organización es única y debe adaptar su enfoque del trabajo híbrido en función de sus objetivos empresariales, limitaciones y cultura específicos. La recomendación de Kevin Smeltz para las organizaciones es que entiendan lo que quieren del trabajo híbrido. Para algunas empresas, es una buena idea tener una política general para toda la empresa. La ventaja de esto es que es un poco más simple de implementar que una política a nivel de equipo. Sin embargo, es posible que otras empresas prefieran un enfoque más granular.

«Realmente depende de la empresa. Pero, en general, preferimos que las políticas se apliquen a nivel de equipo. Y la razón es que cada equipo tiene una dinámica diferente. Tienen miembros en diferentes lugares, diferentes trabajos y una forma diferente de crear vínculos entre sí». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions

Kevin Smeltz habló sobre dos formas generales en las que el trabajo híbrido influye en la adquisición y retención del talento. La primera es que el trabajo remoto abre una reserva de talento mucho más amplia, lo que facilita la contratación para las habilidades difíciles de encontrar o para puestos críticos que hay que cubrir rápidamente. El segundo es el impacto de las políticas e infraestructuras laborales híbridas en el compromiso de los empleados, lo que afecta a la retención.

Uso de la oficina como herramienta estratégica para mejorar el compromiso y la colaboración

Kevin Smeltz hizo hincapié en la importancia de que las organizaciones renueven los diseños de oficinas tradicionales para alinearlos con las necesidades de los entornos de trabajo híbridos. Esto incluye abordar desafíos como la entrada de los empleados a la oficina y no encontrar a nadie allí, lo que puede afectar negativamente al compromiso y la productividad.

Smeltz continuó explicando que las oficinas tradicionales a menudo no funcionan bien con los modelos de trabajo híbridos porque carecen de suficientes espacios de colaboración y enfoque. El énfasis puesto en la densidad en los diseños de oficinas tradicionales, como los «espacios de cubículos», puede resultar molesto y constituir un problema de seguridad durante las llamadas híbridas, debido al ruido de fondo y a la posibilidad de que se escuchen unos a otros. La tecnología inadecuada en las salas de conferencias también puede provocar una mala calidad de audio y dificultades para colaborar entre los participantes remotos y presenciales.

«Tengo clientes que tienen una tecnología deficiente en sus salas de conferencias. El audio es de mala calidad, por lo que la persona que habla es entrecortada, o se oye mucho ruido de fondo, o la cámara quiere hacer zoom y centrarse en quién está hablando, pero no lo consigue bien, o las personas que están en la sala de juntas no pueden escuchar bien a las personas que están en la sala de juntas. Es solo una lista interminable de problemas». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions

Kevin Smeltz compartió que diseñar un espacio de oficina híbrido para lograr el éxito implica hacer coincidir los espacios con el patrón de utilización, teniendo en cuenta aspectos como la acústica, la iluminación, el clima y las propiedades físicas. Es importante crear un diseño de oficina flexible que se adapte a diferentes modos de trabajo y necesidades.

Cómo aprovechar los datos y el análisis para optimizar el diseño de la oficina para el trabajo híbrido

Sobre el tema del diseño de oficinas, Kevin Smeltz destacó el papel crucial que desempeñan los datos y el análisis para optimizar las operaciones del lugar de trabajo y, al mismo tiempo, mantener una experiencia positiva para los empleados. Al utilizar la inteligencia artificial y las herramientas de análisis avanzadas, las organizaciones pueden monitorear los factores ambientales (es decir, la acústica, la iluminación y la temperatura) y ajustarlos para adaptarlos al trabajo que se está realizando. Además, el análisis de los datos de utilización ayuda a adaptar el lugar de trabajo para satisfacer las necesidades cambiantes de los empleados.

«Tenemos dos goles que a veces compiten entre sí. Una es mantener nuestros costos bajos. No queremos tener toneladas de espacio de oficina que no necesitemos. La segunda es asegurarnos de que la oficina se utilice como una herramienta estratégica, que ayude a las personas a hacer su trabajo y que les haga felices ir allí y hacer su trabajo, en lugar de hacer exactamente lo contrario y hacer que deseen quedarse en casa y hacer su trabajo desde casa». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions

Además, el análisis de la utilización del espacio y la integración con la programación de recursos son esenciales para garantizar la eficiencia y la productividad en un espacio de trabajo. Kevin Smeltz explicó que las organizaciones pueden optimizar la asignación de recursos analizando la cantidad de personas en un espacio y sus actividades. La integración con la programación de recursos permite una mejor planificación y utilización de los espacios disponibles.

El cambio hacia arrendamientos de oficinas más cortos y flexibles para equilibrar los costos y la productividad

Kevin Smeltz señaló que los modelos de trabajo híbridos están haciendo que las organizaciones abandonen los arrendamientos tradicionales a largo plazo y opten por otros más cortos y flexibles. Este cambio permite a las empresas equilibrar la rentabilidad con el uso estratégico del espacio de oficina para fomentar la productividad y el bienestar de los empleados. Por lo tanto, Smeltz aconseja a las empresas que negocien arrendamientos a corto plazo para espacios de oficinas a fin de permitir una mayor flexibilidad. Para quienes tienen contratos de arrendamiento a largo plazo, Smeltz les aconseja optimizar los espacios de oficina mediante la creación de entornos mejores y más colaborativos.

«De ahora en adelante, lo mejor para la mayoría de las empresas es tratar de negociar arrendamientos a corto plazo porque las necesidades cambiarán. Tiene que haber cierta flexibilidad. Y ahora mismo es un buen momento para hacerlo, porque muchos propietarios de inmuebles comerciales, etc., están un poco más dispuestos a negociarlo ahora mismo, dada la alta tasa de vacantes». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions

Kevin Smeltz reconoció que este cambio al trabajo híbrido puede ser un desafío. Es importante ser creativo, colaborativo y paciente durante el período de adaptación. Compartió que la toma de decisiones basada en la evidencia también puede apoyar la transición a nuevas formas de trabajar. Se ha demostrado que el trabajo híbrido tiene más beneficios que desventajas, como el aumento de la flexibilidad, la productividad y la felicidad de los empleados. A pesar de que algunos mandatos de los líderes no funcionan bien, los datos respaldan de manera abrumadora las ventajas del trabajo híbrido.

«Tenemos cuatro años de estudios y cuatro años de datos que nos muestran las ventajas de hacer estas cosas. La abrumadora mayoría dice una cosa: el trabajo híbrido bien hecho tiene más beneficios que desventajas». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions

Tendencias futuras en el lugar de trabajo moderno: el impacto de la IA en la coordinación del trabajo híbrido

Kevin Smeltz compartió dos tendencias futuras que prevé, incluido el impacto de la IA en la coordinación del trabajo híbrido. Una tendencia futura es el cambio hacia formas de trabajo más híbridas, con la posibilidad inicial de trabajar más tiempo a tiempo completo antes de adoptar un modelo más flexible. Otra tendencia es la complejidad de la programación en un entorno de trabajo híbrido, teniendo en cuenta varios factores, como la ubicación de los equipos y la asignación de recursos.

«Va a haber un pequeño efecto de péndulo. Es posible que al principio haya más reintegros en la oficina y se vuelva a la forma de hacer las cosas de antes, pero no creo que sea a largo plazo. Se estabilizará y alcanzará un equilibrio. Y creo que eso será con más trabajo híbrido que en la actualidad». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions

Kevin Smeltz explicó que hay demasiados factores a tener en cuenta al programar las reuniones y los recursos. Ahí es donde las herramientas de inteligencia artificial se están volviendo cruciales para mejorar la coordinación de las configuraciones de trabajo híbridas al reducir el «impuesto de coordinación híbrida» y agilizar el proceso de programación. Al utilizar la inteligencia artificial, los equipos pueden identificar fácilmente las ubicaciones geográficas de los compañeros de equipo, optimizar los planes de traslado y mejorar la productividad general en entornos de trabajo híbridos.

«Cada empresa es diferente. No existe una solución única para todas las estrategias de trabajo híbridas. Para que el trabajo híbrido funcione bien, cada empresa debe invertir en una estrategia de trabajo híbrido integral que ofrezca numerosos beneficios y mitigue los riesgos». - Kevin Smeltz, fundador y director ejecutivo de SCG Hybrid Work Solutions