Ep 18: Conectar a las personas en los espacios: Bernie Mehl, director ejecutivo de Kisi, habla sobre el uso de los datos de control de acceso para mejorar el trabajo híbrido

En el episodio 18, me complace dar la bienvenida a Bernie Mehl, director ejecutivo y cofundador de Kisi, una empresa de tecnología que ofrece seguridad como servicio mediante una combinación de sensores y dispositivos móviles para gestionar las instalaciones. Bernie quiere revolucionar el campo del control de acceso a través del poder del Internet de las cosas (IoT). Su compromiso con la excelencia, junto con su pasión por ser pioneros en soluciones de acceso inteligente, se alinean con la cultura de Kisi de superar los límites de la tecnología para crear espacios de trabajo más inteligentes e interconectados, incluidos los híbridos, y por eso hoy se une a nosotros como un héroe del trabajo híbrido.

Bernie Mehl comenzó Kisi hace más de 10 años, después de observar cómo las personas utilizaban el control de acceso. El uso de los teléfonos móviles como forma de control de acceso se hizo más popular a medida que la gente empezó a confiar más en ellos, y eso lo hizo pensar: «¿Por qué no confiar en las tarjetas de acceso?» Ahora, el control de acceso es importante para los lugares de trabajo híbridos porque permite el acceso remoto y elimina las barreras manuales que supone tener que viajar a algún lugar.

Aprovechar los datos de control de acceso para obtener información detallada sobre la ocupación

Bernie Mehl habló sobre los beneficios de usar los datos de control de acceso para los equipos del lugar de trabajo. Los datos de control de acceso se pueden usar para crear datos para estrategias en el lugar de trabajo y analizar el uso de la oficina, lo que los hace útiles tanto para los usuarios finales como para los administradores. En el pasado, los administradores solían trabajar con especialistas en TI y seguridad física para hacer un seguimiento de la productividad y la colaboración de los empleados. Ahora, además de las fuentes de recursos humanos y de TI, como los datos de Wi-Fi, los datos de control de acceso se han convertido en un punto de datos popular para medir la ocupación y analizar las tendencias en los lugares de trabajo.

Bernie Mehl comentó que las organizaciones pueden obtener informes e información de abajo hacia arriba a un nivel más detallado en comparación con el nivel de ocupación promedio de arriba hacia abajo, algo que los empleados aprecian. Los equipos del lugar de trabajo y de recursos humanos pueden combinar los datos de control de acceso con los datos de recursos humanos para analizar el uso individual y por equipos del lugar de trabajo. La granularidad les permite buscar anomalías en los datos de ocupación (por ejemplo, picos en las reuniones espontáneas). Por ejemplo, las empresas vieron que las reuniones espontáneas se duplicaron en el último año, cifra que no habrían visto si se hubieran limitado a hacer un seguimiento de la ocupación mensual promedio. Las organizaciones pueden usar estos datos como un indicador de tendencias y como una guía para hablar con equipos o individuos.

Errores comunes de RTO que cometen las empresas con respecto a la seguridad física

Los equipos inmobiliarios y los equipos del lugar de trabajo suelen pensar en el costo inmobiliario en términos del costo por puesto. Sin embargo, Mehl compartió que sería más útil segmentar los grupos de empleados en función de sus patrones de uso. Los diferentes grupos de empleados pueden tener diferentes patrones de uso (por ejemplo, uno al mes, 2 a 3 veces, 5 veces). Asignar valor a diferentes grupos de empleados en función del uso que hacen de la oficina puede proporcionar una forma más dinámica de valorar el lugar de trabajo. El propósito de la oficina (por ejemplo, centro de ventas, sala de exposición, espacio de colaboración) también puede afectar a la forma en que se debe valorar la oficina.

Desde la perspectiva del control de acceso, tiene una gran influencia en la forma en que la experiencia regresa a la oficina por primera vez. Las empresas están intentando facilitar a los empleados el trabajo en sus oficinas y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento y la seguridad. Preguntas como «¿Tienes que hacer cola?» y «¿Tienes que esperar a que alguien te dé acceso?» abundan.

Lo que Bernie Mehl descubrió en los últimos dos años es que las empresas empezaron a cerrar sus puertas con llave porque no todo el mundo está allí todo el tiempo. La recepción tampoco tenía personal. La gente no sabía realmente si alguien era un empleado nuevo, un pasante o un visitante. Todo esto hizo que las oficinas tuvieran una seguridad más estricta, lo que puede generar más barreras en términos de acceso si las personas no tienen tarjetas de acceso u otras formas de acceder oficialmente a la oficina. Equilibrar la experiencia laboral con la seguridad y la protección cada vez son más difíciles en el entorno de trabajo híbrido.

Capacitar a las instalaciones con datos y tecnología para que puedan centrarse en las personas

Bernie Mehl explicó que garantizar la seguridad física no es tarea de un solo departamento de la empresa; es responsabilidad de TI, del lugar de trabajo, de las instalaciones o incluso de otros departamentos. La mayoría de las veces, los equipos de TI e instalaciones son los que participan en los proyectos de seguridad física. Colaboración entre los líderes de TI e instalaciones es necesario para crear lugares de trabajo seguros y protegidos.

«La seguridad física no tiene una responsabilidad asignada en una empresa. A veces depende de la TI, a veces en el lugar de trabajo, a veces en las instalaciones. Pero, en última instancia, nuestra visión es «conectar a las personas en los espacios» y, por lo general, esos dos equipos diferentes. Estamos en un punto intermedio». - Bernie Mehl, director ejecutivo y cofundador de Kisi

Bernie Mehl también propuso utilizar datos en tiempo real para la supervisión remota de la seguridad y el cumplimiento. Habló sobre las alertas estándar (por ejemplo, cuando la puerta se mantiene abierta, la puerta se abre por la fuerza). Sería un buen momento para tener acceso remoto a la seguridad y el cumplimiento, ya que los equipos pueden reaccionar más rápido y en tiempo real a las tendencias o alertas. Hoy en día, las organizaciones pueden incluso utilizar modelos de inteligencia artificial (IA) para determinar las notificaciones más importantes para los usuarios mediante el análisis de datos como la intención, la asistencia y los requisitos de espacio. Sin embargo, las empresas deben ajustar los modelos de IA con sus propios parámetros y reglas.

«Si trabajas en instalaciones o en puestos de trabajo, deberías poder concentrar tu tiempo en hacer que las personas sean productivas y colaborativas, y no tanto en las tareas administrativas». - Bernie Mehl, director ejecutivo y cofundador de Kisi

Innovaciones en seguridad física para entornos de trabajo híbridos

Bernie Mehl explicó que su medición del éxito de las estrategias de trabajo híbridas se centraría en el objetivo de ocupación ideal. Por ejemplo, si quisiera contar con el mayor número posible de personas presenciales durante tres días a la semana, analizaría los datos que registran el acceso de los equipos a la oficina y los compararía con el acceso esperado para los diferentes equipos en función de sus funciones. Busca desviaciones con respecto a los patrones de acceso esperados y establece una línea de base para mejorar.

«La estrategia de éxito en el lugar de trabajo es una hoja de ruta, no un éxito desde el primer día. Ser transparente con respecto al proceso gradual aumenta las posibilidades de éxito general de la estrategia para el lugar de trabajo». - Bernie Mehl, director ejecutivo y cofundador de Kisi

Bernie Mehl también presentó estrategias para equilibrar la seguridad y la comodidad en un entorno de trabajo híbrido. Señaló los desafíos a la hora de determinar quién tiene acceso. Por ejemplo, la diferencia entre un empleado y un visitante ya no es tan clara. A veces, a los empleados se les permite trabajar a tiempo completo en un solo lugar, pero se permiten visitas en un lugar diferente. Recomendó aprovisionar los derechos de acceso automáticamente y vincular el control de acceso al software de viajes para acceder sin problemas a las diferentes oficinas. Por ejemplo, si un trabajador reserva un vuelo a una oficina diferente, debería y podría acceder automáticamente a esa oficina.

Uso de los nuevos datos de productividad y colaboración para respaldar el trabajo flexible

Bernie Mehl expresó que integración de sistemas de control de acceso con otras tecnologías en el lugar de trabajo, como Kisi y Skedda, puede mejorar la experiencia y la seguridad generales de los empleados. Skedda ayuda a garantizar que haya suficiente espacio disponible al reservar una oficina, y tener el control de acceso puede brindar una sensación de seguridad a los empleados que ingresan a la oficina. El uso de datos de Skedda y Kisi permite un mejor seguimiento de las métricas de uso y crea una mejor experiencia general tanto para los usuarios finales como para los administradores.

Un proceso eficiente y sin interrupciones beneficia a todos. Bernie Mehl habló sobre la presión que soportan los equipos de las instalaciones para garantizar un proceso eficiente y sin interrupciones y, al mismo tiempo, reducir los costos y lograr que las personas vuelvan a trabajar. Ahí es donde es importante contar con una comunidad con la que interactuar y compartir las mejores prácticas. Mehl también alentó a los líderes de las instalaciones a utilizar los puntos de datos de la fuerza laboral de los empleados para convencer a los líderes de las tendencias positivas, incluso si las métricas de arriba hacia abajo aún no lo muestran. En el futuro, será esencial contar con más fuentes de datos (por ejemplo, datos de ocupación y utilización) para fundamentar las políticas laborales híbridas.

«El objetivo del CEO es ¿por qué no todos trabajan? ¿Por qué no todos son productivos y colaboran? Y si descubres puntos de datos sobre productividad y colaboración que son nuevos e interesantes, creo que los líderes son capaces de convencer». - Bernie Mehl, director ejecutivo y cofundador de Kisi