Wie die BU die Campusfläche maximiert: Ein Rückblick auf die Einrichtungen der Universität

In diesem Jahr Konferenz über die Einrichtungen der Tradeline University in Boston hallte ein wiederkehrendes Thema in allen Sessions wider: Wie können Universitäten mehr aus dem Platz machen, den sie bereits haben? Von der Kapitaleffizienz bis hin zu politikgesteuerten Nutzungskennzahlen sehen sich Hochschulen einem wachsenden Druck ausgesetzt, ihre physischen Räume zu modernisieren, ohne neue zu bauen.

Unser Team von Skedda war stolz darauf, zusammen mit Becky DiMattia, Associate Director of System Administration & Operations im Registrar's Office der Questrom School of Business der Boston University, auf der Bühne zu stehen. In unserer Sitzung“Maximierung der Raumeffizienz: Der Weg von BU zu gemeinsamen Büros und nahtloser Raumplanung„, erzählten wir, wie die Questrom School of Business ihren Umgang mit dem Weltraum verändert hat — von veralteten, manuellen Systemen hin zu einem selbstverwalteten, flexiblen Modell, das von Skedda unterstützt wird.

Von der „Taschenlampe in einer Höhle“ zur vollen Sichtbarkeit

Becky eröffnete die Sitzung, indem sie ein klares Vorher-Nachher-Bild malte. Vor 2018 war die Terminplanungsinfrastruktur von Questrom kaputt. Ein schwerfälliges System verwaltete „spezielle“ Bereiche — wie Lounges, Konferenzräume und Veranstaltungsräume — über einen einzigen Administrator. Die Buchung eines Raums bedeutete manchmal Telefonanrufe, Verwirrung und Kalenderkonflikte. Für Klassenzimmer vertraut die Schule auf 25Live, aber der umfassendere Reservierungsprozess war zeitaufwändig und größtenteils manuell.

Dann trat ihr Eventmanager zurück. Die Lücke, die dadurch entstanden war, war nicht nur ein Personalproblem — sie war ein Katalysator. Becky formulierte es so: „Die IT-Abteilung schlug einen Flickenteppich von Outlook-Kalendern vor, und ich googelte mitten in der Nacht panisch nach einer besseren Lösung.“ Da fand sie Skedda.

„Was wäre, wenn wir die Fakultät ihr eigenes Büro buchen lassen?“

Einer der größten Wendepunkte kam im letzten Sommer. Die Zahl der Fakultäten wuchs, aber Questrom hatte nur 170 Fakultätsbüros für 240 Professoren. Der traditionelle Prozess der Bürozuweisung wurde zu einem logistischen Albtraum. Dann entstand eine Idee: Was wäre, wenn wir Lehrkräfte und TAs ihre eigenen Büroräume buchen lassen?

Beckys Team nutzte die Self-Service-Plattform von Skedda und die tagbasierten Zugriffskontrollen und brachte innerhalb von Tagen — nicht Wochen — ein neues System auf den Markt. Später erweiterten sie es um Lehrassistenten. Fakultät und TAs erhielten sichere Zugangslinks, die auf ihre spezifischen Berechtigungen und Bereiche zugeschnitten waren. Das Ergebnis? Ein nahtloser Übergang zur Bürohotellerie, bei der die Benutzer unabhängig den Raum buchen können, den sie benötigen, wann sie ihn benötigen.

Das Feedback? Überwältigend positiv. „Es war nur ‚Danke! '“ Becky erinnerte sich. „Sie haben auf den Link geklickt und ihren Platz gebucht. Das war es.“

Einbauen statt Ausbauen

Die Transformation bei Questrom spricht für eine breitere Bewegung im Hochschulwesen: renovieren und innovieren, anstatt zu bauen. Bei der Modernisierung von Räumen geht es nicht darum, die Fläche zu vergrößern — es geht darum, bestehende Räume intelligenter zu gestalten.

Dieser neue Ansatz ermöglichte es Questrom:

• Erhöhen Sie die Kapitaleffizienz indem wir die Büronutzung überdenken, anstatt neue Räume zu bauen.
• Ermöglichen Sie Benutzern mehr Möglichkeiten mit Autonomie, der Beseitigung administrativer Engpässe und der Steigerung von Zufriedenheit und Kommunikation.
• Treffen Sie datengestützte Entscheidungen indem nicht ausgelastete Räume aufgedeckt und Nutzungsmuster ans Licht gebracht werden. Dadurch wird die Wahrnehmung überlasteter Räume beseitigt und Annahmen durch klare Erkenntnisse darüber ersetzt, wie Campusräume tatsächlich genutzt werden.
• Stellen Sie die Einhaltung der Richtlinien sicher durch selektive Zutrittskontrolle (z. B. Reservierung von Räumen für Nachholprüfungen oder ADA-Unterkünfte).
• Fördern Sie die Transparenz rund um die Verfügbarkeit und Nutzung von Speicherplatz, um den Nutzern zu helfen, sich an Einschränkungen in Echtzeit anzupassen.

„Die Themen, die ich immer wieder hörte, betrafen, wie wichtig es ist, bestehende Gebäude für Lehrkräfte und Mitarbeiter attraktiver zu gestalten — indem das Erlebnis optimiert, Transparenz gewährleistet und die Konnektivität verbessert wird“, sagte Jenny Moebius, Co-Moderatorin und SVP bei Skedda. „Ihre Software sollte diesem Beispiel folgen! Ich freue mich sehr, dass Skedda BU diese Vorteile bieten konnte.“

Ein kultureller Wandel rund um den Weltraum

Becky erklärte: „Wir mussten die Idee hinter uns lassen, dass nur Admins den Speicherplatz verantwortungsbewusst verwalten können.“ Mit der richtigen Technologie stellte sie fest, dass es nicht zu Chaos führte, wenn Dozenten und TAs mehr Unabhängigkeit eingeräumt wurde, sondern für Klarheit sorgte. Die Fakultät passte ihre Zeitpläne an das an, was tatsächlich verfügbar war, und die Administratoren verbrachten weniger Zeit damit, Anfragen zu koordinieren.

Eines der wichtigsten Tools in dieser Erfolgsgeschichte? Skeddas Tag-spezifische Zugangslinks— wodurch das Questrom-Team Buchungsprivilegien sicher teilen kann, ohne die Berechtigungen im Mikromanagement verwalten zu müssen.

Ratschläge für Führungskräfte im Hochschulbereich

Becky hinterließ dem Publikum eine klare Botschaft: Hab keine Angst vor Dezentralisierung. Die heutigen Tools für das Raummanagement bieten granulare Kontrolle, Transparenz und Flexibilität. Es ist möglich, Dozenten und Mitarbeitern das zu geben, was sie benötigen, ohne den Überblick zu verlieren.

Für Institutionen, die mit räumlichen Einschränkungen, sich weiterentwickelnden Pädagogiken und dem Aufkommen hybrider Arbeitsmethoden zu kämpfen haben, bietet Questrom eine überzeugende Roadmap: Entwirf intelligentere Systeme, vertraue deiner Community und konzentriere dich auf das Bauen in, nicht draußen.

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